¿Qué recibos pueden presentarse con el informe de gastos de viaje?
Si los empleados quieren que se les reembolsen los gastos en los que han incurrido durante un viaje de negocios, deben presentar comprobantes. Este requerimiento contable tiene tres objetivos:
- Demuestra que el gasto se ajusta a las políticas sobre los gastos de viaje;
- Tiene relevancia según la legislación fiscal y puede presentarse en caso de auditoría;
- Es necesario para el reembolso del IVA.
Pero, ¿qué recibos deben incluir los empleados en sus informes de gastos de viaje?
Comprobante para el informe de gastos de viaje: la regla
En teoría, una simple factura o un recibo del emisor de la factura es suficiente como prueba. Estos pueden presentarse en papel o por vía electrónica, según cuál sea el proceder habitual del departamento de contabilidad de cada empresa. Si el empleador no dispone de una herramienta de declaración de gastos digital, se deberán presentar copias impresas de los recibos.
Según la Ley 58/2003 de 17 de diciembre, existe la obligación de emitir facturas y conservar todos los justificantes que guarden relación con las obligaciones tributarias.
Por este motivo, las empresas deben guardar los justificantes, que luego deben presentar ante la Administración, para acreditar sus movimientos y cubrirse ante cualquier pregunta o inspección.
Además de ser la obligación legal, también es una costumbre que permite a las empresas ahorrarse muchos quebraderos de cabeza a la hora de repasar y poner en orden sus gastos y reembolsos a los empleados.
Para cumplir con la normativa aplicable, y que la Administración no ponga pegas ante la presentación de estos gastos de empresa, el justificante debe incluir los siguientes conceptos:
- El nombre del proveedor.
- La fecha del gasto realizado.
- La descripción del gasto.
- El IVA (si el gasto está sujeto a IVA).
En algunas ocasiones, el justificante debe llevar el nombre de la empresa y el nombre del trabajador.
Las excepciones
Algunos gastos requieren detalles un poco diferentes. Hablamos de gastos como los siguientes:
Los gastos de kilometraje
Hay casos en los que los trabajadores usan su propio vehículo para realizar viajes de naturaleza profesional. En estos casos, los gastos también se pueden reembolsar, pero los justificantes tienen que recoger la siguiente información:
- El motivo del trayecto.
- El destino donde se ejecuta el proyecto o tarea profesional.
- El número de kilómetros recorridos.
- La potencia fiscal del vehículo utilizado.
Este último dato viene recogido en el permiso de circulación del vehículo, por lo que hará falta una copia del mismo. También es conveniente conservar todos los documentos que puedan justificar o acreditar el viaje, como los peajes, los tickets de caja del combustible repostado, etc.
Los gastos de transporte
Para reembolsar correctamente los gastos de transporte, hay que presentar el billete del medio de transporte o los gastos asumidos durante ese viaje, si es con un coche de empresa, como los peajes, combustible y demás.
Los gastos de manutención
Durante los viajes de trabajo, no es extraño que el trabajador también incurra en gastos de comida. En estos supuestos, el procedimiento es similar, con un justificante que pruebe el gasto, tal que una factura, un recibo, un ticket, etc.
Hay otros casos más excepcionales, como las comidas en las que se invita a un cliente. En estos casos, los justificantes tienen que incluir la siguiente información:
- El nombre de la persona a la que se invita.
- El cargo de la persona a la que se invita.
- El nombre de la empresa a la que pertenece el invitado.
Los gastos de estancia
Para el reembolso de los gastos de estancia, además del justificante que es habitual en el resto de los gastos reembolsables, hay que incluir la siguiente información:
- El número total de noches.
- El tipo de habitación.
- Los gastos conexos.
- El motivo de la pernoctación y la distancia con respecto al domicilio del trabajador.
Recibo, factura... ¿Cuál es la diferencia?
Aunque los términos se utilizan indistintamente en el lenguaje común, tienen significados diferentes.
El recibo suele contener toda la información necesaria para el reembolso del informe de gastos. Es la prueba del pago y certifica que el empleado ha incurrido en el gasto y puede ser reembolsado.
En cambio, la "factura" es un término más general. No demuestra que se haya efectuado realmente un pago. Por lo tanto, es imprescindible que se añada una anotación clara "factura pagada" o "pagada en su totalidad" y que esté fechada. Los extractos de las tarjetas de crédito son aceptados por algunas empresas, pero a menudo no contienen toda la información necesaria.
En cuanto al IVA, para deducirlo es imprescindible indicar los datos del cliente y la cantidad correspondiente al IVA de forma separada de la base imponible, y esto es una información que no siempre se incluye en los recibos.
¿Qué pasa si pierdo el recibo?
La pérdida de recibos siempre da lugar a discusiones en las empresas. En principio, se puede suponer que lo más fácil es no contabilizar sin recibo. Pero, en realidad, esto queda supeditado a las políticas internas de cada empresa. En el caso de que acepten contabilizar ese gasto, siempre que no sea posible recuperar el recibo o conseguir una copia, habrá que concretar unos datos informativos similares a los de los recibos que sí se contabilizan.
Pero también existe una solución que facilita la gestión de los recibos: una plataforma digital a la que se puede acceder desde cualquier aplicación conectada. En cuanto un empleado recibe un recibo, hace una foto con su aplicación móvil. La app detecta automáticamente el gasto y puede determinar el cumplimiento de las políticas internas de gastos de viaje y los requisitos normativos en cuestión de segundos.
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Descargo de responsabilidad: Este artículo no constituye una opinión legal y que siempre es esencial contar con un abogado para ayudar a los empleadores a resolver reclamaciones legales.