VMware

VMware, Inc. aumenta la eficiencia, el control y aporta una forma productiva de gestionar el gasto

VMware es conocida por transformar industrias enteras, proporcionando las tecnologías disruptivas que las organizaciones necesitan para competir en un mundo digital. Así pues, no es ninguna sorpresa que esta innovadora empresa internacional esté buscando continuamente formas de transformar y optimizar sus propios procesos internos para mejorar la productividad, la escalabilidad y ofrecer el conocimiento analítico que su equipo directivo necesita para la toma de decisiones estratégicas.
 

Esa búsqueda es lo que motivó a los directivos de la empresa a comenzar a investigar una forma mejor y más transparente de gestionar los gastos de los empleados.
 

“Nuestros empleados estaban presentando solicitudes de reembolso a través de un sistema heredado con una interfaz de usuario muy engorrosa. Primero tenían que iniciar sesión en la VPN, a continuación pasaban de una pantalla a otra y adjuntaban los recibos escaneados para completar el proceso”, explica Reema Mukherjee, directora de Sistemas y soluciones financieras de VMware. “Después de enviar el informe de gastos, este tenía que pasar por diferentes integraciones, así que ya había un retraso cuando llegaba a nuestro departamento de AP (pagos). Si el empleado cometía un error o faltaba información en la solicitud, AP tenía que enviarla al mánager de aprobación, lo que añadía más tiempo al proceso”.
 

Las auditorías se realizaban de forma manual, por lo que solo se podía revisar una muestra aleatoria de los 150.000 informes de gastos que llegaban cada trimestre. Esto hacía que las comprobaciones de cumplimiento fueran difíciles y, lo que es más importante, no daba visibilidad a los directivos de la empresa sobre el gasto global en tiempo real.

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