Por qué hay que replantearse los informes de gastos al trabajar desde casa

Los momentos inusuales provocan gastos inusuales. En principio, los empleados pueden reclamar los gastos de viaje después de un viaje de negocios y suelen incluir los costes de desplazamiento, los costes de alojamiento o el coste adicional de las comidas. Estos costes también se conocen coloquialmente como gastos y a veces pueden hacer dudar a la parte empresarial, ya que se suelen aplicar normas estrictas. 

Sin embargo, la situación actual complica las cosas: muchas empresas han enviado a sus empleados a trabajar a su casa y los viajes de negocios están más limitados que anteriormente. Esto no sólo cambia la rutina diaria de trabajo, sino también los gastos en que incurren las empresas. Los empleados se enfrentan de repente a unos gastos que antes no tenían. Pero, ¿qué obligaciones tienen las empresas ahora que hay mayor flexibilidad y teletrabajo? 

Equipamiento de la oficina 

La situación actual requiere algunos ajustes en las políticas de gasto de las empresas. El material de oficina, como los bolígrafos, así como el papel de impresora y los cartuchos de tinta, son ahora más habituales en los informes de gastos. Esto se debe a que aquellos que han sido enviados a trabajar en casa a causa de la pandemia pueden solicitar el reembolso del coste de los equipos de oficina esenciales. Así que el empleado podría comprar un portátil que necesite para trabajar y pasarle la factura al empleador. También es inusual, pero posible, la presentación de los gastos de suministros, como la electricidad y el agua, que deberían ser observados si los empleados lo reclaman. La ley en España dicta que: el trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa, y no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral. Del mismo modo, también se dicta que: los gastos que implica el teletrabajo deben ser acordados por medio de convenio colectivo o a través de acuerdo directo entre la empresa y los trabajadores. 

En cuanto a las compras, la empresa debe determinar individualmente si el material de oficina se pide de forma individual o colectiva, así como la cantidad realmente necesaria. Si se permite a los empleados hacer pedidos de forma independiente, las empresas deben exigir que se separen los pedidos profesionales de los particulares, algo que resulta lógico pero que a veces complica las gestiones. Con esto, se simplifica enormemente el proceso de facturación. Los sistemas con funcionalidad de aprobación, como las soluciones SAP Concur, proporcionan una mejor visibilidad y control del gasto de los empleados. 

 

Suscripciones 

Para mantener la comunicación profesional con los compañeros de trabajo, así como las relaciones con los clientes cuando se trabaja desde casa, hay servicios en línea como Zoom, Slack o Teams que son esenciales, ya que permiten sustituir las reuniones presenciales por otras virtuales. También son necesarias otras herramientas digitales, como Wetransfer y Dropbox, para transferir grandes cantidades de datos, o Trello para organizar la gestión de proyectos. Por eso, los empresarios tienen que valorar cuáles son las herramientas y programas que necesitan para mantener su actividad cotidiana y, consecuentemente, qué cuotas de suscripción son las que tienen que cubrir para que sus empleados puedan realizar sus tareas cotidianas del mismo modo que como si estuvieran en la oficina. Estas suscripciones y cuotas también son algo a valorar cuando las empresas ofrecían otros beneficios como servicios de gimnasio y otros extras, que ahora ya no pueden dar a sus trabajadores. 

Además de la importancia en términos laborales, también hay que tener en cuenta que, cuando los empleados disponen de equipos y herramientas en condiciones, trabajan más motivados y esto siempre redunda de un modo positivo en el conjunto de la empresa

 

Gastos de viaje y alojamiento 

Según la Global Business Travel Association, el 98% de las empresas de todo el mundo llegaron a cancelar o posponer todos los viajes internacionales y el 92% cancelaron o pospusieron todos los viajes nacionales. Sin embargo, ciertas circunstancias pueden requerir que los empleados sigan viajando. En estos casos, las empresas deben revisar y ajustar sus políticas para cumplir con la normativa. Por ejemplo, si es necesario el uso de un transporte público para desplazarse por una ciudad, es más recomendable el uso de un taxi que el de un transporte colectivo, aunque resulte más costoso. 

En casos de infección, los empleados deben poder aislarse -esto ya se aplica en casos de sospecha-. Si el empleado se encuentra de viaje de negocios en ese momento y no hay forma de acceder a su domicilio particular, las empresas deben reembolsar los gastos de hotel y alojamiento en los que se haya incurrido. También en este caso, las herramientas automatizadas ayudan a controlar los gastos incurridos. Puedes encontrar más información sobre los informes de gastos automatizados de Concur Expense aquí.