Este es el aspecto que debe tener un informe de gastos de viaje
Cuando los empleados se desplazan por motivos de trabajo, pueden utilizar su propio vehículo para ir y volver del trabajo. Al fin y al cabo, no todas las empresas ponen a disposición de sus empleados coches de empresa o, a veces, están todos ocupados cuando ese empleado tiene que viajar. Como contrapartida, el empresario debe reembolsar a sus empleados los gastos derivados del uso del vehículo privado para fines profesionales mediante una reclamación de gastos de viaje. Sin embargo, los importes correspondientes no están fijados arbitrariamente por la empresa y su cálculo requiere una buena organización.
Reembolso de kilometraje: Conceptos básicos
Lo primero que se debe tener en cuenta es que no existe una política estándar en cuanto al precio del kilometraje. Para que este se contemple, tiene que estar reflejado como gasto de locomoción en el convenio de la empresa o del sector y, además, está supeditado a las políticas sobre gastos de viaje que tenga cada empresa.
Además de esto, hay que diferenciar entre dos conceptos: los gastos de kilometraje y los pluses de transporte. Los gastos de kilometraje cubren los gastos ocasionados por las funciones laborales del trabajador, mientras que los pluses se refieren a la distancia que recorre desde su domicilio hasta el trabajo y viceversa.
¿Cómo se calculan los gastos de viaje?
Si los empleados viajan en coche de empresa, se producen gastos de gasolina. A estos hay que añadirles los gastos de desgaste del vehículo, como los neumáticos, el aceite y demás piezas que se deterioran con el uso. Y no hay que olvidarse de las partes correspondientes a los gastos asociados al vehículo como el seguro obligatorio, el impuesto de matriculación o el impuesto de circulación. También hay gastos adicionales que los empleados tienen que registrar y justificar, como los peajes o los gastos en aparcamientos privados.
En cambio, las multas por infringir alguna norma de conducción o de aparcamiento no se cubren como gastos de viaje.
Actualmente, el precio oficial del kilometraje en España es de 0,19€/km, según lo establecido por la Agencia Tributaria. Pero esto lo que quiere decir no es el límite de la compensación, sino la cantidad que queda exenta de impuestos para el trabajador. Si la empresa decide compensar con más dinero por cada kilómetro, esa diferencia a partir de los 0,19€ sí que tendrá que tributar.
En España, estas cifras tienen dos excepciones: en el País Vasco, la cantidad exenta sube hasta los 0,29€ y en Navarra hasta los 0,32€.
En principio, siempre se pueden liquidar los gastos de viaje en vehículo. Si se viaja con vehículo propio, hay tres formas de liquidar los gastos de viaje:
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Liquidación de los gastos reales incurridos mediante recibos individuales: En este caso, los costes de mantenimiento del vehículo, la distancia total recorrida anualmente y los kilómetros recorridos por motivos de trabajo se registran en un libro de registro. Si se dispone de recibos, se pueden reclamar algunos gastos como los impuestos, el seguro de responsabilidad civil, el seguro a todo riesgo y la amortización del vehículo.
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Reembolso de los gastos de kilometraje específicos del vehículo: Los kilómetros recorridos en un viaje de negocios se registran en el cuaderno de bitácora del conductor o en el informe de gastos de viaje.
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La indemnización por kilometraje: La indemnización por kilometraje, legalmente vinculante, cubre todos los costes asociados al viaje. Los justificantes individuales de las reparaciones, el seguro y el consumo de combustible no son necesarios y no se reembolsan individualmente.
¿Qué información debe contener una declaración de gastos de viaje?
La declaración de gastos de viaje suele formar parte del informe de gastos de viaje. Para calcular la indemnización por kilometraje, hay que facilitar la siguiente información:
- Motivo del viaje
- Fecha del viaje
- Medio de transporte utlizado
- Kilómetros recorridos o coste total
- Datos bancarios del solicitante
- Fecha de la solicitud de reembolso
- Firma del solicitante
Las soluciones digitales como Drive ayudan a los viajeros de negocios a registrar los kilómetros recorridos de forma precisa y completamente automática. La ruta se geolocaliza, los costes incurridos se calculan automáticamente y luego se añaden directamente al informe de gastos de viaje. Si el empleador no proporciona una aplicación de este tipo, los empleados deben realizar el cálculo ellos mismos manualmente.
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