Logoplaste: nueve consejos para acelerar la transición a un sistema de viajes y gastos basado en la nube

Cuando Logoplaste implementó su nueva solución de gestión de viajes y gastos de SAP Concur (T&E) en 18 países con la ayuda de Accenture, obtuvo una calificación de usuario de 4.3 de 5 en tan solo unas semanas de su traslado a la nube.

En nuestro reciente webinar "Conozca cómo Logoplaste aceleró su transición a la nube con SAP Concur y Accenture", la multinacional fabricante de envases plásticos compartió nueve lecciones que aprendieron durante esta implementación enormemente exitosa.

Tome nota de estos consejos de Logoplaste para ayudar a planificar y ejecutar su propio recorrido hacia la nube de SAP Concur.

1. Consiga que las empresas de tarjetas de crédito se unan lo antes posible

Aunque la introducción de las tarjetas de crédito puede ser relativamente rápida, no hay que olvidar el tiempo necesario para realizar las tareas administrativas.

Ana Jaques, Global Travel & Solutions Manager de Logoplaste, recomienda involucrar a las compañías de tarjetas de crédito desde el primer día. "Las empresas de tarjetas de crédito siempre son un punto débil en una implementación como esta porque todas tienen procesos diferentes y son muy, muy burocráticas" dice Ana. “Es importante comenzar a involucrarles lo antes posible para evitar cualquier sorpresa”.

 

2. Revise/Actualice sus políticas de viaje

Cuando se pasa a lo digital, Accenture recomienda establecer un enfoque de plantilla global basado en la política de viajes y gastos de su empresa antes de que comience el proyecto.

En la medida de lo posible, debe aplicarse una armonización global en todos los países y solo deben permitirse desviaciones respecto a la plantilla global para cumplir con los requisitos legales y empresariales locales. Los países de bajo volumen deberían tener soluciones sencillas.

 

3. Externalice los requisitos fiscales y del IVA

Aunque SAP Concur tiene un motor de impuestos integrado, los requisitos impositivos de determinados países pueden ser bastante complejos. El IVA internacional debe gestionarse fuera de SAP Concur con una empresa especializada: SAP Concur tiene un ecosistema de partners que pueden brindarle el soporte que necesita.

"Algunos países, como México, por ejemplo, tienen algunos requisitos fiscales complejos, especialmente desde la perspectiva de la integración" dice Sérgio Brito, SAP Concur Portugal CoEx (Center of Expertise) Líder en Accenture.

 

4. Tómese en serio los informes

Para poder sacar el máximo partido de una solución global de T&E, es necesario tomarse en serio la elaboración de informes desde el principio. Con visibilidad de lo que se gasta dónde y cuándo en su negocio, podrá tomar decisiones de negocio más fundamentadas más rápidamente.

"Lo ideal es poder ejecutar informes y dividir los datos, y no hacerlos no demasiado complejos, de modo que pueda tomar decisiones acertadas para gestionar sus procesos" dice Sérgio.

 

5. Considere los requisitos de integración y tecnología

Si su solución T&E no se integra con una plataforma existente, puede comprometer el éxito de su transición a la nube. Es mejor averiguarlo más pronto que tarde.

“SAP Concur se ejecuta principalmente en un navegador web y aplicaciones móviles, así que compruebe que su empresa tenga todas las versiones necesarias en los niveles requeridos para que SAP Concur pueda funcionar sin problemas” le aconseja Sérgio. “Si tiene SAP como sistema ERP o de RR. HH., también puede aprovechar la integración nativa como hicimos en Logoplaste, pero debe comprobar que está en las versiones correctas”.

 

6. Involucre a las personas de todos los departamentos

Los procesos de T&E tienen que trabajar con muchas otras funciones empresariales, como TI, recursos humanos, puntuación de créditos, cuentas por pagar, empresas de gestión de viajes y compras. Involucre a sus empleados desde el principio e incluya representantes de todos los equipos para garantizar una alta adopción por parte del usuario final.

"Este tipo de proyecto afectará a todos, desde la planta de producción hasta el CEO; todos ellos tienen gastos que reembolsar o reservas de viaje para presentar", dice Ana. “Hay que gestionarlo en toda la empresa y departamentos como contabilidad, compras, RR. HH. y TI.

 

7. Priorice los datos maestros

La calidad de los datos maestros es clave para el éxito de un proyecto y es fundamental para garantizar una transición fluida al modo de ejecución. La regulación de privacidad de datos implementada recientemente en Europa puede desafiar su implementación desde una perspectiva de privacidad de datos.

“Puede tener la mejor herramienta del mundo, pero si los datos no son correctos, puede generar estrés a los empleados e impactar en la satisfacción del usuario” dice Sérgio.

 

8. Simplifique los procesos para abordar la resistencia al cambio

Debe estar preparado para la resistencia al cambio e intentar minimizarla. Un buen plan de gestión del cambio es clave para mantener a todo el mundo informado y asegurarse de que su implementación se lleve a cabo sin problemas.

“Cuando uno tiene un nuevo proceso siempre hay cierta resistencia al cambio”, dice Sergio. "SAP Concur es una solución fácil de usar, por lo que no es compleja, pero aproveche la oportunidad para armonizar y simplificar los procesos para que una vez que llegue, la comunidad de usuarios vea rápidamente los beneficios de utilizar SAP Concur".

 

9. Mire hacia el futuro

Por último, João Carvalho, Head of SAP Concur, Southern Europe y Francophone Africa, aconseja ir más allá de los puntos problemáticos inmediatos para anticipar futuros desafíos y crear un plan de acción para el futuro.

“Queremos acelerar los procesos de gastos y brindar una buena experiencia a nuestros empleados –eso es totalmente válido –, pero también es importante pensar en un panorama más amplio”, afirma. “No es sólo gasto, no es sólo finanzas, no es un departamento pequeño en una empresa. A fin de cuentas, este tipo de proyectos toca toda la pirámide de la empresa, así que piense adónde quiere ir a continuación”.

Escuche el webinar para escuchar la historia completa sobre la transición acelerada de Logoplaste a la nube con SAP Concur y Accenture.