¿Qué Mantiene en Vela a los CFOs?
“Los momentos difíciles, como la crisis del COVID-19, en realidad ayudan a ver lo que es importante y replantearse las cosas. Te das cuenta de algunas áreas de tu negocio en las que, quizás, debías haber hecho algunos ajustes hace tiempo, y te brindan la oportunidad de centrarte en ello”. (Tom Lavin, director financiero de SAP Concur).
Si todas las personas que gastan dinero en su empresa hicieran exactamente lo que usted les dijo que hicieran, o si pudieran hacer exactamente lo que usted sabe que hay que hacer en cualquier momento, todo estaría bien.
Se acabaron los quebraderos de cabeza con el flujo de caja, los problemas con los costes y el teletrabajo.
Pero como la gente no puede leerle la mente, usted, al igual que otros directores y responsables financieros, probablemente pase al menos algunas noches preocupándose por lo que tiene que hacer con estos problemas y, en el fondo, pensando en cómo hacer que los empleados hagan lo que usted necesita.
Y hay pruebas de que no está solo. Una reciente encuesta de Gartner, destacada en este whitepaper, muestra cómo el 2020 ha afectado a los CFOs, y describe en detalle tres hallazgos fundamentales:
- El enfoque ha pasado del crecimiento, la eficiencia y las asociaciones comerciales a la continuidad y supervivencia del negocio.
- El aumento del flujo de caja, la reducción de los costes funcionales y la habilitación del trabajo en remoto se han convertido en las principales prioridades.
- Los responsables financieros no están seguros de qué hacer a continuación.
¿Le resulta familiar?
“En circunstancias como estas te das cuenta de que si quieres sobrevivir, necesitas tener esa flexibilidad y agilidad para responder a las condiciones empresariales que cambian rápidamente, y necesitas tener la tecnología adecuada para hacerlo”. (Tom Lavin).
Muy bien. No puede conseguir que todos hagan automáticamente lo que hay que hacer (o quizás sí pueda; daremos más detalles al respecto en un momento). ¿Qué hace ahora? Bueno, si usted es como todos los demás directores financieros, su objetivo es el siguiente:
Aplicar todo el orden y la supervisión que pueda a los gastos,
creando tanta coherencia y claridad en sus procesos como sea posible.
Pero, ¿cómo? La transformación digital de sus procesos es una estrategia esencial para gestionar los gastos. Es la forma de asegurarse de que cada tipo de gasto se dirige a través de las aprobaciones adecuadas y de que se aplican las políticas adecuadas. La tecnología, en otras palabras, es la forma en la que obtiene la confianza de que los empleados eligen el proveedor correcto, el producto correcto y el precio correcto, para poder obtener la mejor relación calidad-precio.
Hay tres áreas de enfoque principales en las que la tecnología se puede implementar de inmediato.
1: Crear políticas y procesos de gastos claros y coherentes.
La solución digital adecuada facilitará la configuración de flujos de trabajo que automaticen el control. Por ejemplo, puede añadir una característica de solicitud sencilla al proceso de compra, para que los mánagers puedan revisar las decisiones de gastos antes de adoptarlas.
2: Obtener una verdadera visibilidad del gasto.
Los informes detallados y los paneles de control fáciles de analizar pueden arrojar luz sobre los gastos ocultos, ayudándole a ver a) si los pagos de proveedores que deberían cubrirse con los pedidos u órdenes de compra (POs) se están liquidando en los informes de gastos, b) cuánto gasto se atribuye a las tarjetas personales y por qué, y c) dónde funcionan sus categorías de gastos y dónde se están quedando cortas.
3: Aumente la eficiencia de los procesos y la productividad de los empleados.
Un proceso digital fácil de usar en todas sus funciones de gastos —desde las aprobaciones previas hasta el envío de informes de gastos— aumenta las probabilidades de que se sigan los procesos, su equipo financiero obtendrá datos precisos, los empleados pueden dedicar más tiempo a trabajar y menos tiempo a gestionar los gastos, y usted mantendrá el control.
“Una cosa que hemos aprendido del COVID-19 es que cuando se pasa de tener a todo el mundo en la oficina a de repente tener a todos en casa, realmente se pone de manifiesto la necesidad de adaptarse rápidamente a nuevos paradigmas de trabajo”. (Tom Lavin).
Es tan sencillo como esto: Ofrezca a los empleados herramientas intuitivas y automatizadas para ayudarles a gestionar el gasto, y ellos harán lo que usted quiera. Por otro lado, usted podrá ver sus gastos, controlar los costes y, por último, dormir plácidamente por la noche.
Para obtener más información sobre cómo los directores financieros ayudan a convertir la adversidad en una ventaja en tiempos de crisis, descargue este breve informe técnico.