Caso de Éxito: Volvo Cars impulsa la eficiencia global y la visibilidad del gasto con SAP Concur

Volvo Cars es una compañía automovilística global con presencia en más de 100 países y varios miles de empleados. Con un enfoque firme en la sostenibilidad, la digitalización y la eficiencia operativa, la organización gestiona actividades diversas y con alta complejidad normativa y operativa en cada mercado.

Durante años, la gestión de viajes y gastos (T&E) se basaba en un modelo descentralizado, con herramientas distintas por país y procesos manuales que limitaban la automatización, la precisión en el control y la visibilidad del gasto a escala global. Esta fragmentación suponía una carga administrativa significativa y dificultaba la toma de decisiones informadas.

El reto: armonizar procesos y garantizar control financiero en mercados diversos

El desafío clave para Volvo Cars era desplegar una solución capaz de:

• Unificar procesos de gastos en mercados con realidades operativas muy distintas.
• Aumentar la eficiencia operativa reduciendo tareas manuales.
• Cumplir con normativas locales en materia fiscal y de auditoría.
• Mejorar la trazabilidad y el control del gasto en tiempo real.
• Escalar de forma ágil a más de 30 países.

Todo ello manteniendo flexibilidad, continuidad operativa y una experiencia óptima para empleados en diferentes regiones.

La solución: SAP Concur como plataforma global y escalable de T&E

Volvo Cars eligió SAP Concur por su capacidad de ofrecer:

• Una plataforma global y escalable, adaptable a cada mercado.
• Armonización de procesos sin perder la capacidad de personalizar flujos específicos.
• Visibilidad total del gasto a nivel corporativo.
• Integración fluida con sistemas internos ya existentes.

La implementación se llevó a cabo por fases: comenzó con grandes entidades como Suecia, continuó con mercados clave como China y Estados Unidos, y avanzó progresivamente hasta alcanzar casi 30 países. La coordinación entre los equipos digitales, de recursos humanos y de producto, junto con SAP Concur, fue decisiva para garantizar coherencia, cumplimiento normativo y éxito en la adopción.

Volvo Cars reforzó además el proceso de cambio mediante comunicaciones internas, documentación clara, formación local y canales de soporte al empleado.

Inteligencia Artificial al servicio del cumplimiento: Detect by Oversight

La compañía incorporó la herramienta Concur Detect by Oversight, basada en inteligencia artificial, que analiza el 100% de los informes y recibos de gasto. Gracias a esta solución, Volvo Cars puede:

• Identificar duplicados o errores.
• Detectar gastos fuera de política.
• Fortalecer la auditoría y el control interno.
• Reducir riesgos financieros y operativos.

La IA se ha integrado como un pilar dentro de la estrategia de control financiero global.

Resultados: eficiencia, visibilidad y control a escala global

Tras la implantación de SAP Concur, Volvo Cars ha conseguido:

• Reducir de manera notable la carga administrativa de los equipos.
• Obtener una visibilidad global más precisa y homogénea del gasto.
• Mejorar el control financiero en mercados diversos.
• Impulsar la automatización y la calidad del proceso gracias a la IA.
• Simplificar la experiencia de uso para todos los empleados.

Hoy contamos casi con 30 países implementados con SAP Concur. La reducción de carga administrativa para nuestro equipo ha sido notable y ahora tenemos una mayor visibilidad y un mejor control de los gastos.

- Paula Cedeño, Global Travel Management, Volvo Cars España.