Las mejores estrategias de productividad para pymes: cómo hacer más con menos

En el día a día de las pequeñas empresas, la productividad puede convertirse en un auténtico reto. Falta de tiempo, recursos limitados y demasiadas tareas por gestionar son obstáculos comunes. Sin embargo, con pequeños cambios y un enfoque inteligente, es posible transformar la forma de trabajar y ganar eficiencia sin complicar los procesos. 

1. Establece objetivos SMART 

La productividad sin dirección no lleva a ninguna parte. Por eso, todo empieza definiendo objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado. 

Por ejemplo: “Acortar los tiempos de reembolsos a 1 semana”. 

Desglosa ese objetivo en tareas concretas, asigna responsabilidades y revisa el progreso con frecuencia. Así sabrás exactamente hacia dónde dirigir tus esfuerzos. 

2. Aplica la regla 80-20 

También conocida como el principio de Pareto, esta regla sugiere que el 80 % de los resultados proviene del 20 % de los esfuerzos. Identifica qué clientes, productos o actividades generan la mayor parte de tus ingresos y concéntrate en optimizarlos. 

 Analizar tus datos con esta perspectiva puede cambiar por completo la forma en que priorizas tu trabajo y distribuyes tus recursos. 

3. Usa la matriz de Eisenhower para priorizar 

No todas las tareas son igual de importantes. La matriz de Eisenhower te ayuda a clasificarlas según su urgencia e importancia: 

• Urgente e importante: hazlo ahora. 
• Importante pero no urgente: prográmalo. 
• Urgente pero no importante: delega. 
• Ni urgente ni importante: elimínalo. 

Esta herramienta te permitirá concentrarte en lo que realmente impulsa tu negocio. 

4. Bloquea tu tiempo 

El time blocking o bloqueo de tiempo consiste en dividir el día en bloques dedicados a tareas específicas. Así evitas distracciones y multitareas. 

Por ejemplo, reserva la mañana para tareas estratégicas y deja la gestión de correos o reuniones para la tarde. Añadir márgenes entre bloques te dará flexibilidad ante imprevistos. 

5. Aprovecha la tecnología 

Hoy, la tecnología es la gran aliada de la productividad. 

Herramientas como SAP Concur permiten automatizar la gestión de viajes y gastos, ahorrando tiempo y costes. Según Analysys Mason (2022), las empresas que utilizan Concur Travel & Expense ahorran 132 horas semanales por equipo financiero y hasta 18 dólares por informe de gasto. 

Además, soluciones como Trello, Asana o Microsoft 365 mejoran la colaboración y el seguimiento de proyectos, mientras que Google Analytics ayuda a afinar las estrategias de marketing digital. 

Cómo las soluciones de SAP Concur pueden mejorar la productividad 

La productividad no solo depende de la organización interna, sino también de la eficiencia en los procesos financieros y administrativos. 

 Ahí es donde SAP Concur marca la diferencia. 

• Automatiza la gestión de gastos: con Concur Expense, los empleados pueden capturar recibos desde su móvil y enviar informes automáticos, reduciendo errores y tiempo invertido. 
• Simplifica los viajes corporativos: con Concur Travel, los empleados pueden reservar vuelos y hoteles dentro de las políticas de la empresa, reduciendo costes y carga administrativa. 
• Aumenta la visibilidad y el control: los equipos financieros obtienen información en tiempo real sobre gastos, presupuestos y cumplimiento de políticas, lo que facilita una toma de decisiones más ágil. 

El caso de Bishop Wisecarver lo demuestra: tras implementar SAP Concur, redujeron el gasto en tarjetas de crédito un 25 % y ahorraron 80 horas mensuales en cuentas por pagar. 

Menos tareas manuales, más tiempo para innovar. 

Empresas como González Byass ya lo han comprobado 

González Byass, una de las bodegas familiares más reconocidas del mundo, apostó por SAP Concur para transformar la forma en que gestiona sus viajes y gastos. 

Con presencia en más de 100 países y una plantilla de 1.000 empleados, la compañía necesitaba un sistema único, ágil y escalable que simplificara los procesos administrativos y evitara que los empleados tuvieran que adelantar dinero en sus desplazamientos. 

Con la implantación de Concur Expense, Concur Request y Concur Travel, González Byass consiguió: 

• Digitalizar completamente sus procesos de viajes y gastos. 
• Unificar su modelo de gestión en todos los países. 
• Reducir el tiempo de reembolso gracias a liquidaciones semanales. 
• Aumentar la satisfacción del empleado al simplificar la parte administrativa. 
• Mejorar la visibilidad y el control del gasto. 

Elisabet Braza Valle, SAP Supply Chain & Finance Head de González Byass, resume el impacto así: 

“Nuestro objetivo era simplificar al máximo el trabajo administrativo que suponía la liquidación de gastos de viajes y, sobre todo, que el empleado no financiara a la compañía. Con SAP Concur, lo hemos conseguido.” 

La compañía calcula que el ROI se cubre con la recuperación del IVA de los propios gastos, además del ahorro de tiempo y costes operativos. 

Hoy, González Byass sigue expandiendo el uso de SAP Concur a nuevos mercados e integrando más soluciones del ecosistema SAP, con el objetivo de seguir ganando eficiencia y devolviendo tiempo de valor a sus empleados. 

6. Aprende a delegar y externalizar 

Delegar no es perder control, es ganar tiempo. Identifica las tareas que no requieren tu intervención directa y confíalas a otros. Puedes contratar apoyo externo, colaboradores freelance o incluso estudiantes en prácticas. 

Liberar tu agenda de tareas rutinarias te permitirá centrarte en lo que realmente genera valor. 

En resumen 

La productividad no significa hacer más, sino hacer mejor. Con objetivos claros, buenas herramientas y una gestión consciente del tiempo, cualquier pyme puede mejorar su rendimiento sin aumentar su carga. 

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