Controlar los Gastos Empresariales
Pagos corporativos inteligentes: cómo la inteligencia artificial está transformando la gestión del gasto empresarial
La gestión de gastos y viajes corporativos está viviendo una profunda transformación. La combinación de inteligencia artificial, automatización y nuevos medios de pago está permitiendo a las empresas simplificar procesos, mejorar el control financiero y ofrecer una mejor experiencia a los empleados.
En este episodio de Tech lo cuento, el podcast de SAP Concur España, João Carvalho, Head of Finance and Spend Management de SAP, charla con Sergio Ortega, responsable del área de Commercial Cards de BBVA, sobre los retos actuales de la gestión de pagos corporativos y cómo la tecnología está redefiniendo la forma en que las organizaciones administran sus gastos.
La gestión del gasto es un reto compartido
Aunque muchas veces se asocia únicamente al departamento financiero, la gestión de gastos corporativos implica a numerosos equipos dentro de una organización.
Finanzas, recursos humanos, tecnología, travel managers o compliance participan, de una u otra forma, en un proceso que comienza con la planificación del viaje y termina con la conciliación y contabilización de cada gasto.
Uno de los principales retos es precisamente conectar todos estos procesos para que la información fluya sin fricciones y cada departamento disponga de la visibilidad que necesita.
Una buena política de gastos sigue siendo imprescindible
La tecnología puede automatizar numerosas tareas, pero el éxito sigue dependiendo de contar con políticas de gasto claras, coherentes y fáciles de aplicar.
Cuando las normas son demasiado complejas o poco realistas, aumentan las excepciones, los empleados encuentran dificultades para cumplirlas y los equipos financieros dedican más tiempo a gestionar incidencias que a generar valor.
Por eso, una política bien diseñada continúa siendo uno de los pilares fundamentales para una gestión eficiente del gasto.
"El verdadero potencial de la inteligencia artificial no es automatizar tareas aisladas, sino construir procesos financieros prácticamente autónomos, donde las personas solo tengan que validar las excepciones."
— João Carvalho, Head of Finance and Spend Management de SAP
La inteligencia artificial reduce el trabajo manual
Uno de los aspectos más interesantes del episodio es el impacto que tendrá la inteligencia artificial en la elaboración de los informes de gastos.
Gracias al análisis del contexto del viaje, la IA podrá identificar automáticamente vuelos, hoteles, restaurantes o transportes asociados a un desplazamiento y generar
El empleado únicamente tendrá que revisar la información y validar aquellas excepciones que realmente requieran su atención.
Al mismo tiempo, los equipos financieros podrán centrar sus esfuerzos en analizar incidencias, detectar anomalías y reforzar el cumplimiento de las políticas corporativas.
El pago digital genera información de gran valor
Cada vez que un empleado utiliza una tarjeta corporativa se genera una gran cantidad de información que puede aprovecharse para automatizar procesos.
Fecha, importe, divisa, proveedor o categoría del gasto son datos que se registran automáticamente y que eliminan errores derivados de la introducción manual de información.
Cuando estos datos se integran directamente con una plataforma como SAP Concur, la conciliación de gastos se acelera, aumenta la calidad de la información y mejora la trazabilidad de todo el proceso, prácticamente todo el informe de gastos se genera sin intervención del usuario.
¿Por qué todavía existen reticencias hacia las tarjetas corporativas?
A pesar de todas sus ventajas, algunas organizaciones siguen mostrando ciertas reservas a la hora de implantar programas de tarjetas corporativas.
Sin embargo, tal y como se explica durante la conversación, en muchos casos estas reticencias responden más al desconocimiento que a limitaciones reales.
Las tarjetas corporativas permiten aumentar el control, reducir errores, automatizar procesos y ofrecer una mayor transparencia sobre el gasto empresarial.
Además, muchas compañías comienzan implantando programas reducidos para determinados colectivos y, una vez comprueban sus beneficios, amplían progresivamente su uso al resto de la organización.
El futuro pasa por pagos cada vez más personalizados
Otro de los temas que aborda el episodio es la evolución hacia medios de pago mucho más inteligentes.
Las tarjetas virtuales permitirán generar medios de pago específicos para un viaje concreto, una compra determinada o incluso un único proveedor, incorporando límites de importe, fechas de validez, restricciones geográficas o centros de coste previamente definidos.
Esta personalización facilitará todavía más el cumplimiento de las políticas corporativas y permitirá automatizar prácticamente toda la conciliación del gasto.
Más automatización para dedicar tiempo a lo realmente importante
La integración entre entidades financieras y soluciones como SAP Concur está transformando la gestión del gasto empresarial.
La combinación de pagos digitales, inteligencia artificial y automatización permite reducir tareas administrativas, mejorar la experiencia de los empleados, reforzar el cumplimiento normativo y ofrecer una visión mucho más completa del gasto corporativo.
Más que digitalizar procesos, el objetivo es construir una gestión financiera cada vez más inteligente, conectada y preparada para la toma de decisiones.
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Tech lo cuento reúne a expertos, clientes y líderes del sector para analizar las tendencias que están redefiniendo la gestión de viajes, gastos y finanzas empresariales.
Si te interesa conocer cómo la inteligencia artificial, la automatización y la innovación están transformando el futuro de la gestión de viajes y gastos corporativos, escucha este episodio y explora el resto de conversaciones disponibles en el podcast de SAP Concur España.
Encontrarás ideas, experiencias y casos reales que te ayudarán a anticiparte a los próximos cambios del sector.
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Si quieres descubrir cómo SAP Concur y BBVA están impulsando la transformación de los pagos corporativos y conocer ejemplos reales sobre inteligencia artificial, tarjetas corporativas y automatización financiera, escucha este episodio completo aquí.
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