Telefónica transforma la gestión de sus viajes corporativos a escala global

Innovación en movimiento

Como compañía global, Telefónica necesitaba evolucionar hacia un modelo de gestión de viajes más ágil, centralizado y conectado con su estrategia de transformación digital.

El objetivo iba mucho más allá de renovar su sistema de reservas: buscaba una plataforma capaz de ofrecer mayor visibilidad y control sobre el gasto, automatizar procesos, facilitar el cumplimiento de las políticas corporativas y mejorar la experiencia de sus empleados.

Con SAP Concur, Telefónica ha convertido la gestión de viajes en un proceso más inteligente, eficiente y preparado para crecer a escala global.

Una transformación global en tiempo récord

• 1 mes y 3 semanas para completar la configuración y puesta en marcha.
• Más de 15 entidades jurídicas integradas simultáneamente en España.
• Despliegue iniciado en España y Alemania, con expansión a Estados Unidos y Latinoamérica.
• Un ahorro medio estimado de 10 € por billete gracias a la integración de contenido NDC.
• Información en tiempo real para tomar decisiones y negociar mejor con los proveedores.

El reto: gestionar la complejidad sin perder agilidad

Telefónica buscaba una solución capaz de responder a las necesidades de una organización global, con múltiples entidades, mercados, normativas y perfiles de usuario.

La nueva plataforma debía permitirle:

• Centralizar la gestión de viajes y gastos.
• Integrarse con sus sistemas financieros y de recursos humanos.
• Automatizar tareas y reducir errores manuales.
• Detectar posibles fraudes y desviaciones de las políticas.
• Mejorar la visibilidad sobre los patrones de gasto.
• Impulsar opciones de viaje más sostenibles.
• Ofrecer una experiencia sencilla e intuitiva a los empleados.

La solución: una plataforma conectada, inteligente y escalable

La elección de SAP Concur se integró de forma natural en el ecosistema tecnológico de Telefónica, basado en SAP S/4HANA y en una arquitectura moderna y conectada.

La automatización y digitalización de los procesos han permitido reducir la carga administrativa, eliminar silos de información y mejorar la transparencia en toda la organización.

Ahora, los empleados disponen de una experiencia unificada para planificar, reservar y justificar sus desplazamientos, mientras Telefónica obtiene un mayor control sobre el gasto corporativo y datos actualizados para tomar decisiones más estratégicas.

Más ahorro y mejores opciones de viaje con NDC

Uno de los elementos más innovadores del proyecto ha sido la incorporación del estándar NDC en Concur Travel.

Esta tecnología permite a Telefónica acceder directamente a contenido de aerolíneas como Iberia, con opciones más completas, competitivas y adaptadas a las necesidades de sus empleados.

Gracias a esta integración, Telefónica puede:

• Acceder a tarifas y contenido aéreo más competitivo.
• Negociar condiciones más ventajosas con las aerolíneas.
• Mejorar la flexibilidad de las opciones disponibles.
• Mantener un control riguroso del presupuesto.
• Conseguir un ahorro medio estimado de alrededor de 10 € por billete.

Multiplicado por el volumen global de viajes de la compañía, este ahorro representa un impacto económico relevante.

Las personas, en el centro del cambio

La transformación no se ha limitado a la implantación tecnológica.

Telefónica ha desarrollado un modelo de colaboración transversal que ha involucrado a Recursos Humanos, Dirección, Legal, IT y al equipo de Travel. Esta coordinación ha sido fundamental para adaptar la solución a las normativas locales, gestionar el cambio y favorecer su adopción.

Escuchar a los empleados y adaptar los procesos a su día a día ha permitido construir una experiencia más intuitiva, transparente y coherente en los distintos mercados.

Resultados que impulsan el negocio

Con SAP Concur, Telefónica ha conseguido:

• Mayor control y visibilidad sobre el gasto corporativo.
• Procesos de viajes y gastos más automatizados.
• Menos tareas administrativas y errores manuales.
• Información en tiempo real para tomar mejores decisiones.
• Mayor capacidad de negociación con proveedores.
• Una experiencia más sencilla para los empleados.
• Una plataforma preparada para crecer internacionalmente.
• Un modelo más alineado con sus objetivos de sostenibilidad.

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