Cómo presentar una reclamación de gastos

Presentar una reclamación o informe de gastos a la empresa no tiene por qué ser complicado. Pero hay que saber cómo hacerlo. 

Es probable que muchos profesionales nunca hayan tenido que presentar una de estas declaraciones, porque siempre han trabajado en la oficina o porque realizan funciones esenciales en la empresa. 

Sea cual sea el motivo, se puede dar el caso de que algunos de esos empleados hayan incurrido en gastos por trabajar desde casa y ahora quieran reclamarlos a su empresa. De hecho, puede suceder que ni siquiera sepan que es posible reclamarlos. 

Si este es el caso, es el momento de ponerse en contacto con ellos y asegurarse de que todos saben cómo crear una liquidación o informe de gastos. 

¿Qué gastos se pueden presentar? 

Esta es la primera cuestión. ¿Qué gastos pueden reclamar los empleados a la empresa?

Una de las cosas en las que apoyarse es la política de viajes y gastos de la empresa. Si se tiene un documento en el que se establezca la política empresarial en este sentido, hay que hacérselo llegar a los empleados, para que sepan cómo actuar. En el caso de que aún no se disponga de una política de gastos, se puede utilizar nuestro Expense Policy Builder como plantilla o inspiración. 

Hay que tener en cuenta que muchos empleados han podido cambiar sus hábitos de trabajo desde la pandemia del Covid-19, por lo que conviene actualizar la política de gastos según los criterios que se hayan seguido en la empresa a este respecto. 

¿Qué información se debe incluir en una reclamación de gastos? 

La información que se debe incluir en la reclamación de gastos puede variar según el tipo de formulario o documento que deba presentar. Para ello, es conveniente explicar a los empleados la estructura de dicho documento y la información que necesitan meter. 

En el caso de utilizar un sistema automatizado como Concur Expense, es posible que los empleados no puedan presentar la solicitud si no se ajusta a los parámetros requeridos, por lo que es mejor guiarlos a través del proceso para que no cometan errores. 

¿Con qué frecuencia se deben presentar las notas o informes de gastos? 

Esto también puede variar según las políticas de cada empresa y es algo que tal vez convenga revisar o modificar. Hay compañías que aceptan las solicitudes en cualquier momento y otras que las piden de forma semanal, quincenal o mensual. 

Enviar informes de gastos frecuentes permite que la empresa tenga un control más detallado de los gastos, aunque requieren de una mayor dedicación. En cambio, las reclamaciones mensuales facilitan las tareas administrativas, pero pueden perjudicar a los empleados si los gastos son grandes y necesitan un reembolso rápido para mantener su liquidez.

¿Dónde se presenta la reclamación de gastos? 

En las empresas donde se utiliza un sistema automatizado, es el propio sistema el que recoge la declaración y la procesa. 

En cambio, cuando se utiliza un sistema manual, depende de las costumbres de cada empresa o departamento. Antes, se trabajaba más con el papel físico, por lo que había que imprimir el formulario y entregarlo en persona al responsable. Pero en muchas otras empresas, sobre todo cuando se trabaja a distancia, se pueden enviar los documentos por correo electrónico. 

El proceso de aprobación de los gastos 

Una vez que se haya completado el proceso por parte del empleado, hay que comunicarle si ha habido algún problema con la reclamación y, en caso de aprobarse, en cuánto tiempo recibirá el reembolso. 

¿A quién se pueden dirigir en caso de dudas? 

Durante estos procesos, hay que asegurarse de que el empleado no se sienta solo, sobre todo cuando surgen problemas. La política de la empresa debería ser un buen punto de partida a la hora de solventar dudas, pero también es bueno que exista una persona de contacto a la que poder consultar. 

Una buena idea puede ser organizar una formación para ayudar a los empleados que se enfrentan a este proceso por primera vez. De esta manera, se puede obtener una visión global de todo el proceso e identificar los puntos en los que se puede mejorar.