Cómo registrar el kilometraje de forma precisa para reclamar gastos

Teniendo en cuenta que el kilometraje es una de las mayores categorías de gasto de los empleados en la mayoría de las empresas, seguro que pensó que sería más fácil de capturar.

A primera vista, no siempre está claro cuál es el problema. ¿Qué puede ser tan difícil? Solo tiene que anotar el kilometraje de su coche o vehículo de empresa o el cuentakilómetros antes y después de cada viaje, o ayudarse de su navegador para saber los kilómetros.

Pero la vida no siempre es tan blanca o negra como eso. A veces, los empleados pueden olvidarse de sus tarifas de kilometraje o quedarse fuera de la ruta original, y entonces es muy fácil estimar el kilometraje recorrido para enviar sus gastos de kilometraje.  

También es un problema conocido que, al confiar en la complejidad de enviar reclamaciones por kilometraje, algunos empleados estiman a la alta o engordan sus informes. ¿Lo ven como una fuente adicional de ingresos?

Hay una opción para realizar el seguimiento del kilometraje de manera inteligente y eficiente: Concur Drive. Proporciona una manera fácil para que los empleados reclamen gastos de kilometraje sin ambigüedad. También le da tranquilidad al equipo de finanzas sobre el cumplimiento al reclamar gastos de kilometraje.

Forma parte de la aplicación móvil de SAP Concur, que es donde los usuarios acceden a sus gastos y viajes. En la esquina inferior derecha de la pantalla de inicio, hay un icono de kilometraje y se accede a Concur Drive desde aquí. Veamos cómo funciona:

Dos formas fáciles de capturar el kilometraje con Concur Drive

Los empleados pueden elegir realizar un seguimiento de su kilometraje de una de estas dos maneras.

La primera es la forma automática. Le indica a la aplicación las horas establecidas cuando viaja regularmente con fines empresariales. Luego, cada vez que viaja dentro de esas franjas, el seguimiento GPS de su teléfono móvil y los sensores móviles miden la distancia recorrida y sin que el empleado necesite estar en la aplicación.

La segunda forma para que los empleados realicen un seguimiento del kilometraje es manualmente. Con la aplicación, simplemente seleccionan cuándo desean comenzar y dejar de rastrear su viaje. Como antes, el seguimiento GPS de su teléfono móvil y los sensores móviles miden la distancia recorrida.

Independientemente de la forma en que decida realizar el seguimiento de sus kilómetros por viajes de negocios, los empleados no tienen que preocuparse por agotar la batería de su móvil. Concur Drive está optimizado para usar menos batería mientras la aplicación se ejecuta en segundo plano que otras aplicaciones de seguimiento de ubicación que mantienen activado el GPS.

La manera rápida y fácil de hacer una reclamación de gastos por kilometraje

Tanto si el kilometraje se registra de forma automática como manual, cada viaje de negocios se añade automáticamente a un borrador de informe de gastos. El empleado revisa el borrador del informe y selecciona los viajes que se deben reembolsar. La aplicación se integra con Google Maps, por lo que es fácil para los empleados que usan su coche para trabajar recordar los viajes individuales y recordar para qué eran. Los viajes elegibles se envían como "kilometraje de vehículo particular" en la nota o informe de gastos y la tarifa de reembolso de su empresa se aplica automáticamente.

Paz mental sobre el cumplimiento del kilometraje

La integración con Google Maps también facilita mucho el cumplimiento al reclamar gastos empresariales. Puede ver la ruta exacta recorrida y el kilometraje exacto para cada viaje y tiene un seguimiento de auditoría transparente al alcance de su mano. Esto significa que las oportunidades de discrepancias se reducen considerablemente y usted puede confiar en que no corre el riesgo de recibir multas o de pagar en exceso o mal a los empleados.

La reclamación del IVA sobre reclamaciones de kilometraje se simplifica

El nivel de detalle que proporciona automáticamente Concur Drive significa que también puede reclamar con confianza y facilidad el importe correcto del IVA sobre el kilometraje para ese año fiscal, lo que crea una fuente adicional de ingresos por muy poco coste.

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Si Concur Drive parece una aplicación que podría facilitar la tarea de reclamar kilometraje para todas las personas de su empresa, hable con nosotros para organizar una prueba.