Gastos: Leyes y obligaciones del empresario

El reembolso de los gastos de los viajes de negocios que los empleados han adelantado de forma privada es una práctica habitual en las empresas. Sin embargo, la ley impone una serie de requisitos legales y reglamentarios. Las empresas deben conocer la situación legal y sus particularidades, sobre todo en caso de auditoría fiscal. 

El esfuerzo requerido para una devolución difiere entre las empresas –dependiendo de la estructura organizativa, puede ser intensivo en trabajo y tiempo (especialmente si no se han definido procesos claros o no se dispone de herramientas de apoyo) o poco complicado y rápido gracias a una solución y un sistema que centralice la información necesaria. Ya sea manual en la jungla de papel o automatizada en la empresa inteligente: Las obligaciones del empresario son las mismas por ley en todos los casos. 

Obligaciones del empleador ante la reclamación de los gastos

  • Obligación de reembolso: una vez que los gastos de viaje han sido aprobados por la empresa y se ajustan a las políticas internas, al contrato de trabajo o al convenio colectivo aplicable, deben ser reembolsados por el empresario sin condiciones ni reservas. Incluso si el empleado es despedido poco después. 
  • Reembolso de los gastos de viaje por motivos de trabajo: Ya sea en tren, en avión o en su propio coche, cuando un empleado se desplaza por motivos de trabajo para su empresa, ésta está obligada a reembolsar los costes y gastos ocasionados. En el caso de los viajes en tren o en avión, los empleados deben presentar los billetes correspondientes para que se les reembolse. Si un empleado utiliza su propio coche para un viaje de negocios, los costes se pueden calcular de tres maneras: Puede reembolsar los costes reales incurridos basándose en los recibos desglosados, reembolsar los costes basándose en las dietas de viaje aplicables o disponer el reembolso de los costes de kilometraje específicos del vehículo. Desde el punto de vista legal, no está permitido que el empresario aumente a su conveniencia el número de kilómetros recorridos o la dieta por kilometraje especificada. Esto, por su parte, también protege al empleado, porque el empresario tampoco puede presionar para que se recorten estos reembolsos. 
  • Archivar los recibos: La ley obliga a archivar debidamente todos los justificantes de gastos de viaje una vez efectuado el reembolso. En el caso de los gastos de alojamiento y viaje, esto incluye también los recibos que deben presentarse en caso de auditoría por parte de la Agencia Tributaria. Por lo tanto, la gestión de recibos requiere un cuidado especial, tanto por motivos contables como para proteger los datos personales de los empleados. En el caso de los archivos físicos, la ley obliga a guardar 4 años el recibo en papel. En el caso de herramientas digitales homologadas, como Concur, esta obligación desaparece, ya que se conserva el archivo digitalizado. 
  • Abrir las puertas y las cuentas a la Agencia Tributaria: Al igual que los gastos de materias primas y los costes de personal, los gastos de los viajes de negocios se consideran costes de explotación según la legislación fiscal. Estos gastos, que son absolutamente necesarios para el funcionamiento de una empresa, se deducen del beneficio imponible. Como organismo público, la Agencia Tributaria revisa los pagos de impuestos de una empresa y puede realizar una auditoría en caso de duda. En ese caso, los empresarios deben preparar y presentar todos los documentos necesarios para la correcta realización de la auditoría. Esto incluye también los recibos (archivados digitalmente) que demuestran los correspondientes gastos de viaje de negocios. 
  • El deber de protección: En cualquier viaje de negocios, especialmente si es al extranjero, la empresa está sujeta al deber de información y a la responsabilidad objetiva. En caso de problemas de salud, clima o seguridad, la empresa no sólo debe proporcionar a los empleados información suficiente, sino también garantizar su seguridad y hacer todo lo posible para apoyarlos. Incluyendo los costes asociados. Localizarlos mediante una aplicación profesional para smartphones puede ayudar a los empresarios a cumplir su deber de protección. También lo puede hacer la compra de un seguro que proteja tanto a los empleados como a la empresa. El reembolso de los gastos de viaje a los empleados requiere procesos elaborados. Por eso, cada vez más empleadores están digitalizando la gestión de sus gastos mediante un sistema seguro al que se puede acceder en todos los dispositivos propiedad de la empresa a través de una app, al igual que la información almacenada en la nube. Esto les permite cumplir con sus obligaciones como empleadores y crear un clima de confianza productivo para sus empleados que viajan. 

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