Caso de éxito Capgemini

Capgemini es una multinacional líder en consultoría de negocio, tecnología y transformación empresarial, con más de 325.000 empleados y presencia en más de 50 países. En un entorno global y altamente distribuido, la compañía buscaba optimizar la gestión de los gastos de viaje de sus empleados, mejorando tanto la eficiencia operativa como la experiencia del usuario.

Hasta ese momento, la gestión de gastos requería una mayor simplificación de procesos y una integración más profunda con los sistemas corporativos. La compañía necesitaba una solución que permitiera digitalizar el proceso, automatizar tareas administrativas y garantizar una conexión fluida con sus sistemas financieros y de recursos humanos.

El reto: digitalizar y agilizar la gestión global de gastos

Capgemini necesitaba implantar una solución capaz de:

• Simplificar la gestión de gastos de viaje para miles de empleados.
• Digitalizar completamente el proceso de reporte y aprobación de gastos.
• Integrarse con el ERP y los sistemas de recursos humanos de la compañía.
• Acelerar el reembolso de gastos a los empleados.
• Mejorar la visibilidad financiera y la capacidad de reporting.

Todo ello manteniendo una experiencia ágil y autónoma para el usuario final.

La solución: SAP Concur como plataforma integrada de gestión de gastos

Capgemini eligió SAP Concur para centralizar y automatizar la gestión de gastos y viajes en toda la organización. La implantación permitió digitalizar el proceso de principio a fin, facilitando a los empleados la gestión autónoma de sus gastos y reduciendo significativamente las tareas manuales.

Gracias a la integración con su ERP, los sistemas de recursos humanos y las tarjetas corporativas, la compañía consiguió conectar la información financiera en un único entorno, agilizar los procesos de reembolso y mejorar el control sobre el gasto corporativo.

Además, mediante la colaboración con un partner especializado en recuperación fiscal, Capgemini pudo aprovechar la información generada por SAP Concur para optimizar la recuperación del IVA, obteniendo un valor adicional que anteriormente no era posible capturar.

"SAP Concur nos ha permitido simplificar la gestión de gastos, mejorar la experiencia de nuestros empleados y obtener una mayor visibilidad sobre el gasto a nivel global."- Cristina García Cano, Responsable del Departamento Financiero, Capgemini