Cómo tomar el control de los viajes y gastos en los primeros 100 días tras una fusión o adquisición

Las fusiones y adquisiciones (M&A) suelen venir acompañadas de grandes expectativas: crecimiento, nuevas oportunidades de mercado y sinergias operativas. Sin embargo, para los equipos financieros también representan un período de alta presión, marcado por la integración de procesos, sistemas y políticas de dos organizaciones que, en muchos casos, funcionan de maneras muy distintas. 

En medio de esta transformación, existe un área que suele pasar desapercibida pero que tiene un impacto directo en la rentabilidad y el cumplimiento: la gestión de viajes y gastos (T&E). Aunque afecta a toda la organización, desde la dirección hasta los empleados que viajan regularmente, pocas empresas la convierten en una prioridad durante los primeros meses posteriores a una operación corporativa. 

La realidad es que los primeros 100 días son decisivos. Una estrategia clara para integrar la gestión de T&E puede ayudar a ganar visibilidad financiera, reducir riesgos y acelerar la generación de valor tras la adquisición.

Antes del cierre: preparar el terreno para una integración más fluida

El trabajo no empieza el día que se firma la operación. Durante el proceso de due diligence, los equipos financieros ya pueden identificar oportunidades y posibles obstáculos relacionados con los viajes y gastos. Revisar políticas, procesos de aprobación, sistemas de gestión y patrones de gasto permite detectar ineficiencias que podrían complicar la integración más adelante. 

También es el momento de responder preguntas clave:

• ¿Se utilizan procesos manuales o plataformas digitales?
• ¿Los datos de gastos están centralizados?
• ¿Existen diferencias significativas entre las políticas de ambas compañías?
• ¿Quién será responsable de las aprobaciones, el cumplimiento y los informes una vez completada la integración? 

Cuanta más claridad exista antes del cierre, más sencillo será avanzar con rapidez durante las semanas posteriores.

Días 1 a 30: ganar visibilidad y detectar oportunidades

Durante el primer mes, el objetivo principal es entender qué está ocurriendo realmente en la nueva organización.

Para ello, es fundamental consolidar la información de gastos procedente de ambas compañías y crear una visión unificada que permita identificar patrones, excepciones y áreas de mejora. Los equipos financieros deben analizar gastos de viaje, reembolsos, pagos corporativos y cumplimiento de políticas para detectar rápidamente posibles desviaciones.

Este periodo también es clave para revisar los flujos de aprobación existentes, evaluar los tiempos de reembolso y definir claramente funciones y responsabilidades dentro del equipo financiero. La falta de claridad en esta etapa puede traducirse en retrasos, duplicidades y una experiencia negativa para los empleados.

Días 31 a 60: unificar procesos y reducir complejidad

Una vez obtenida la visibilidad necesaria, llega el momento de crear coherencia entre ambas organizaciones.

Las compañías deben trabajar en la armonización de cuatro elementos fundamentales:

Categorías de gasto

Unificar criterios para conceptos como vuelos, alojamientos, comidas o kilometraje permite mejorar la precisión de los informes y facilita futuras auditorías. 

Políticas de viaje

Definir límites de gasto, proveedores recomendados y canales de reserva ayuda a controlar costes y garantiza una experiencia más homogénea para todos los empleados.

Reembolsos

La estandarización de plazos y procedimientos elimina incertidumbre y reduce la carga administrativa para los equipos financieros. 

Flujos de aprobación

Contar con un único modelo de aprobación mejora el cumplimiento y agiliza la validación de gastos. 

En esta fase, la tecnología desempeña un papel fundamental. La automatización de tareas como la conciliación de tarjetas, la captura de recibos o la validación de políticas permite reducir errores manuales y liberar tiempo para actividades de mayor valor. 

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Días 91 a 100: consolidar los avances y mirar al futuro

Los últimos días del plan son una oportunidad para evaluar resultados, reconocer el trabajo realizado y definir los próximos pasos.

Una integración exitosa no termina cuando se completan los primeros 100 días. Las organizaciones que obtienen mejores resultados utilizan este periodo como punto de partida para seguir evolucionando sus procesos, incorporando nuevas capacidades tecnológicas y fortaleciendo una cultura basada en la eficiencia, la automatización y la toma de decisiones basada en datos.

Conclusión

Tras una fusión o adquisición, el reto no consiste únicamente en integrar compañías, sino en crear una organización más eficiente que la suma de sus partes. La gestión de viajes y gastos ofrece una oportunidad tangible para lograrlo.

Con una estrategia estructurada durante los primeros 100 días, los equipos financieros pueden aumentar la visibilidad, mejorar el cumplimiento, optimizar costes y sentar las bases para un crecimiento sostenible. Y cuanto antes se aborde este proceso, antes podrá la nueva organización comenzar a capturar el valor esperado de la operación.