Del control a la anticipación: el nuevo paradigma del Travel & Expense ya es una realidad

El pasado 8 de octubre tuvimos la oportunidad de participar en Amex GBT Connect Madrid, el encuentro anual que reúne a proveedores, clientes y partners del ecosistema de American Express Global Business Travel para analizar las tendencias que están redefiniendo el futuro de los viajes corporativos. 

Durante el evento, compartimos nuestra visión en el panel “Reimagining Travel & Expense”, donde Antoaneta Radoslavova, Head of SAP Concur Southern Europe, abordó uno de los cambios más significativos que ha experimentado el sector en los últimos años: la transición desde un modelo reactivo, centrado en la resolución de incidencias y el control del gasto, hacia un modelo mucho más proactivo impulsado por la conectividad, los datos y la inteligencia artificial. 

Durante los últimos cinco años hemos visto cómo el Travel & Expense ha experimentado una transformación profunda. Si antes la conversación giraba principalmente en torno al control de costes y la gestión de problemas una vez ocurrían, hoy las organizaciones buscan anticiparse, optimizar decisiones y ofrecer mejores experiencias a sus empleados. 

Este cambio responde tanto a una mayor madurez del mercado como al desarrollo de ecosistemas cada vez más conectados. Viajes, gastos, pagos, reuniones y movilidad ya no se gestionan como procesos aislados, sino como parte de una experiencia integrada que aporta más valor a empleados, travel managers y áreas financieras. 

Y es precisamente esta evolución la que está redefiniendo el futuro del sector. 

De gestionar incidencias a generar valor estratégico 

Hace apenas unos años, gran parte de las conversaciones en torno a los viajes corporativos giraban alrededor de una pregunta relativamente sencilla: ¿cuánto nos ha costado este viaje? 

Como explicó Antoaneta durante el panel, los CFO buscaban visibilidad sobre el gasto una vez producido, mientras que los travel managers dedicaban buena parte de su tiempo a resolver incidencias, coordinar proveedores y reaccionar ante imprevistos. 

Hoy la situación es muy diferente. 

Gracias a la combinación de datos conectados, inteligencia artificial y automatización, las organizaciones pueden anticipar necesidades, identificar oportunidades de ahorro y tomar mejores decisiones antes de que los problemas aparezcan. 

La gestión moderna de viajes y gastos ya no consiste únicamente en controlar costes. Consiste en generar valor, mejorar la experiencia del empleado y proporcionar información estratégica para el negocio. 

El verdadero valor está en conectar todo el recorrido del viajero 

Durante el panel compartimos una idea clave: la innovación ya no depende de una única herramienta. Depende de cómo todo el ecosistema trabaja de forma conjunta. 

Hoy una experiencia de viaje corporativo puede integrar reservas aéreas, hoteles, trenes, movilidad urbana, pagos corporativos y gestión de gastos en un único flujo conectado. 

La creciente integración entre soluciones de viajes, proveedores de movilidad como Uber, contenido ferroviario como Iryo o renfe, integrado vía Trainline, y herramientas de gestión del gasto refleja hasta qué punto el sector está evolucionando hacia experiencias más fluidas y conectadas. 

Precisamente esta visión es la que impulsa Complete by SAP Concur & Amex GBT, una solución conjunta diseñada para conectar la gestión de viajes, gastos y asistencia al viajero en una única experiencia integrada. 

Basada en una colaboración de más de dos décadas entre ambas compañías, Complete combina la experiencia global de Amex GBT en viajes de negocios con las capacidades de SAP Concur en gestión de viajes y gastos, permitiendo a las organizaciones simplificar procesos, mejorar la visibilidad y ofrecer una experiencia más consistente y eficiente a sus empleados. 

Para los viajeros, esto supone una experiencia más intuitiva y conectada durante todas las fases del desplazamiento. Para las organizaciones, significa disponer de datos unificados, una mejor capacidad de análisis y un mayor control sobre sus programas de viaje. 

Este tipo de integración refleja perfectamente la evolución que está viviendo el sector: pasar de herramientas independientes a ecosistemas inteligentes capaces de acompañar al empleado durante todo su recorrido. 

Cuanto menos esfuerzo necesiten realizar los viajeros para reservar, desplazarse o gestionar gastos, más tiempo podrán dedicar a aquello que realmente aporta valor. 

Y cuanto más conectados estén los procesos, mayor será la capacidad de las organizaciones para optimizar costes, reforzar el cumplimiento de políticas y tomar decisiones estratégicas basadas en datos. 

La inteligencia artificial ya forma parte del día a día 

La inteligencia artificial fue, sin duda, uno de los temas protagonistas de la conversación. 

Durante el debate compartimos un dato revelador: el 72% de los responsables financieros ya están explorando o utilizando capacidades de inteligencia artificial dentro de sus organizaciones. 

En este contexto, Antoaneta lanzó una reflexión que resume perfectamente el momento que vive el sector: 

“Muchos de vosotros utilizáis SAP Concur. En realidad, el 100% de vosotros ya utilizáis inteligencia artificial.” 

La IA ya está presente en multitud de procesos que realizamos diariamente, desde la automatización de informes y validaciones hasta la detección de anomalías, las recomendaciones inteligentes o la simplificación de tareas administrativas. 

La pregunta ya no es si las empresas utilizarán inteligencia artificial. 

La pregunta es cómo pueden aprovecharla para liberar tiempo, simplificar procesos y tomar decisiones de manera más rápida y eficiente. 

Inteligencia estratégica: cuando la tecnología amplifica el talento humano 

Otro de los conceptos más interesantes que surgieron durante el evento fue el de inteligencia estratégica, entendido como la combinación entre inteligencia humana e inteligencia artificial. 

Lejos de sustituir a las personas, la tecnología está permitiendo que los profesionales dediquen menos tiempo a tareas repetitivas y más tiempo a actividades de análisis, planificación y toma de decisiones. 

Un sector en constante evolución 

Más allá de la inteligencia artificial, el encuentro puso sobre la mesa varias tendencias que continúan transformando el sector. 

La resiliencia sigue siendo una prioridad para las organizaciones en un entorno económico y geopolítico cada vez más complejo. 

Al mismo tiempo, el impacto de la evolución de precios en distintas categorías de viaje obliga a las empresas a buscar nuevas formas de optimizar sus programas sin comprometer la experiencia de los viajeros. 

También se destacó la creciente adopción de los modelos de distribución NDC. De hecho, algunas aerolíneas ya reportan porcentajes mayoritarios de reservas a través de estos canales, reflejando una transformación profunda en la forma en la que el contenido aéreo llega a las empresas. 

Se trata de una evolución especialmente relevante para SAP Concur, que lleva años apostando por la innovación y la adopción temprana de nuevas capacidades para ofrecer a las organizaciones un acceso más amplio, flexible y eficiente al contenido de viaje. 

La transformación que estamos viviendo no consiste únicamente en incorporar nuevas tecnologías. Consiste en conectar personas, procesos y datos para crear experiencias más inteligentes. Soluciones como Complete by SAP Concur & Amex GBT muestran cómo la colaboración entre partners líderes puede ayudar a las organizaciones a avanzar más rápido hacia ese objetivo. 

El futuro ya está aquí 

Durante el panel surgió una pregunta inevitable: ¿cómo deberían prepararse las organizaciones para el futuro? 

La respuesta de Antoaneta fue tan sencilla como contundente: 

“No hay que prepararse para el futuro porque el futuro ya es una realidad.” 

Según explicó durante la sesión, el principal reto ya no es tecnológico. En muchos casos, es una cuestión de mentalidad. 

Con demasiada frecuencia, las organizaciones piensan en sus limitaciones actuales antes que en sus posibilidades. Sin embargo, Antoaneta propone cambiar la pregunta: 

“¿Qué haríais si tuvierais una varita mágica y no existieran restricciones de tiempo, presupuesto o recursos?” 

Es una pregunta que plantea con frecuencia a los clientes. Y la conclusión suele ser sorprendente. 

“En el 98% de los casos, aquello que imaginan ya puede hacerse perfectamente con la tecnología disponible hoy.” 

Las posibilidades ya existen. Lo que falta, muchas veces, es dar el paso. 

Cada momento en el que una organización decide no avanzar es un momento en el que pierde oportunidades de optimizar procesos, generar ahorros, mejorar la experiencia del empleado y crear más valor para el negocio. 

Por eso el reto no consiste en esperar a la próxima innovación. 

El reto consiste en pensar en grande, imaginar el mejor escenario posible y apoyarse en la tecnología y en los partners adecuados para hacerlo realidad. 

Porque el futuro del Travel & Expense no está llegando. 

Ya está aquí.