VeriFactu: qué exige la normativa y cómo adaptarse sin complicar los procesos

Si la factura electrónica es uno de los temas que más está dando que hablar entre las empresas españolas, VeriFactu no se queda atrás. 

La normativa impulsada por la Agencia Tributaria forma parte del proceso de modernización y control de los sistemas de facturación en España. Sin embargo, a medida que se acerca su implantación, siguen surgiendo dudas: ¿qué es exactamente VeriFactu?, ¿a quién afecta?, ¿es obligatorio? y, sobre todo, ¿qué deben hacer las empresas para prepararse? 

La realidad es que VeriFactu va mucho más allá de una actualización tecnológica. Supone una nueva forma de entender la trazabilidad y el control de la información financiera. 

En esta tercera entrega de la serie "El nuevo mapa de la facturación", repasamos las claves para comprender la normativa y adaptarse sin generar más complejidad de la necesaria. 

¿Qué es VeriFactu? 

VeriFactu es un sistema promovido por la Agencia Tributaria dentro del desarrollo de la Ley Antifraude. 

Su finalidad es garantizar que los registros generados por los sistemas de facturación sean: 

• Íntegros.  
• Inalterables.  
• Conservables.  
• Trazables.  
• Accesibles

En otras palabras, busca evitar manipulaciones posteriores sobre las facturas emitidas y reforzar la transparencia fiscal. 

¿A quién afecta? 

Las nuevas obligaciones en materia de facturación afectan principalmente a las empresas y trabajadores autónomos que utilizan sistemas informáticos para emitir facturas. En el caso de VeriFactu, deberán adaptarse tanto los desarrolladores y proveedores de software de facturación como las organizaciones que utilizan estas herramientas en su actividad diaria, asegurándose de que cumplen los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad exigidos por la Agencia Tributaria. 

La obligación de utilizar sistemas de facturación adaptados a VeriFactu es aplicable desde el 1 de enero de 2026 para las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2026 para el resto de empresarios y profesionales, incluidos los trabajadores autónomos. 

No obstante, existen algunas excepciones, como los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII), que ya remiten sus registros de facturación a la Agencia Tributaria mediante un sistema específico. 

Por su parte, la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (B2B) afectará progresivamente a la práctica totalidad del tejido empresarial español. Su implantación está prevista desde el 1 de octubre de 2027 para las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros y desde el 1 de octubre de 2028 para el resto de empresas, pymes y trabajadores autónomos.

¿Qué requisitos deberá cumplir un sistema de facturación? 

Los sistemas deberán incorporar una serie de características específicas. 

Integridad de los registros 

Los datos no podrán alterarse sin dejar rastro. 

Trazabilidad 

Será necesario poder seguir el historial completo de cada operación. 

Conservación 

La información deberá almacenarse durante los periodos establecidos legalmente. 

Registro de eventos 

El sistema deberá registrar determinadas acciones realizadas sobre la información. 

Código QR 

Las facturas deberán incorporar elementos que faciliten su verificación. 

El error más común: pensar que VeriFactu es solo un proyecto de IT 

Cuando surge una nueva obligación tecnológica, muchas organizaciones la delegan exclusivamente en los departamentos técnicos. 

Sin embargo, VeriFactu tiene implicaciones mucho más amplias. 

Afecta a: 

• Finanzas.  
• Administración.  
• Compras.  
• Auditoría.  
• Cumplimiento normativo.  

Por ello, la adaptación debe abordarse desde una perspectiva transversal. 

Cómo prepararse sin complicar los procesos 

La buena noticia es que muchas de las medidas necesarias para adaptarse coinciden con iniciativas que ya están impulsando las empresas para ganar eficiencia. 

Revisar los procesos actuales 

Antes de implementar nuevas herramientas conviene identificar: 

• Dónde se generan los datos.  
• Cómo circulan.  
• Quién interviene.  
• Qué tareas siguen siendo manuales.  

Reducir la dependencia del papel 

Los procesos basados en documentos físicos suelen generar problemas de trazabilidad y control. 

Automatizar validaciones 

La automatización ayuda a reducir errores y mejorar el cumplimiento. 

Centralizar la información 

Disponer de una única fuente de información facilita auditorías, revisiones y análisis. 

VeriFactu como oportunidad de mejora 

Aunque la normativa nace con un objetivo fiscal, muchas empresas están aprovechando este momento para acelerar su transformación financiera. 

Entre los beneficios más habituales destacan: 

• Menor carga administrativa.  
• Más visibilidad financiera.  
• Menos errores.  
• Mayor control.  
• Mejor capacidad de análisis.  

La clave está en no limitarse al cumplimiento. 

Cómo SAP Concur puede ayudar

La adaptación a los nuevos requisitos de facturación puede ser una buena oportunidad para revisar y optimizar los procesos financieros de la organización. 

SAP Concur ayuda a las empresas a: 

• Digitalizar la gestión de gastos
• Automatizar flujos de aprobación. 
• Mejorar la trazabilidad y el control documental. 
• Reducir tareas manuales y errores administrativos. 
• Obtener una visión más completa y actualizada del gasto empresarial. 

Aunque iniciativas como VeriFactu impulsan una mayor digitalización y trazabilidad de las facturas, las empresas seguirán necesitando gestionar documentación procedente de distintos proveedores y formatos. Por ello, la captura y el tratamiento automatizado de la información continúan siendo claves para una gestión eficiente de los gastos. 

De esta forma, la adaptación a las nuevas obligaciones normativas puede convertirse en una oportunidad para modernizar procesos y mejorar la eficiencia financiera de la organización. 

Conclusión 

VeriFactu representa un nuevo paso en la digitalización de la gestión financiera en España. 

Aunque la adaptación requerirá revisar herramientas y procesos, también ofrece una oportunidad para simplificar operaciones, mejorar el control y reforzar la eficiencia. 

Las empresas que aborden el cambio desde una perspectiva estratégica estarán mejor preparadas para afrontar los nuevos requisitos y aprovechar los beneficios de una gestión financiera más conectada. 

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