Travel and Expense
VeriFactu: qué exige la normativa y cómo adaptarse sin complicar los procesos
Si la factura electrónica es uno de los temas que más está dando que hablar entre las empresas españolas, VeriFactu no se queda atrás.
La normativa impulsada por la Agencia Tributaria forma parte del proceso de modernización y control de los sistemas de facturación en España. Sin embargo, a medida que se acerca su implantación, siguen surgiendo dudas: ¿qué es exactamente VeriFactu?, ¿a quién afecta?, ¿es obligatorio? y, sobre todo, ¿qué deben hacer las empresas para prepararse?
La realidad es que VeriFactu va mucho más allá de una actualización tecnológica. Supone una nueva forma de entender la trazabilidad y el control de la información financiera.
En esta tercera entrega de la serie "El nuevo mapa de la facturación", repasamos las claves para comprender la normativa y adaptarse sin generar más complejidad de la necesaria.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un sistema promovido por la Agencia Tributaria dentro del desarrollo de la Ley Antifraude.
Su finalidad es garantizar que los registros generados por los sistemas de facturación sean:
- Íntegros.
- Inalterables.
- Conservables.
- Trazables.
- Accesibles
En otras palabras, busca evitar manipulaciones posteriores sobre las facturas emitidas y reforzar la transparencia fiscal.
¿A quién afecta?
Las nuevas obligaciones en materia de digitalización de la facturación siguen avanzando, aunque el calendario normativo se ha reorganizado para facilitar la adaptación de empresas y profesionales.
Tras la publicación de la Orden Ministerial que desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales (B2B), esta será exigible a partir del 6 de octubre de 2027 para las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto de empresas, pymes y trabajadores autónomos.
Paralelamente, la Agencia Tributaria ha anunciado el aplazamiento de las obligaciones pendientes relacionadas con VeriFactu hasta octubre de 2028, con el objetivo de coordinar ambos proyectos normativos y evitar que las organizaciones tengan que afrontar varias adaptaciones tecnológicas en un corto espacio de tiempo.
No obstante, conviene recordar que VeriFactu y la factura electrónica son iniciativas diferentes. Mientras VeriFactu regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación para garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, la factura electrónica obligatoria regula el intercambio digital de facturas entre empresas y profesionales.
Novedad relevante: nuevo calendario para factura electrónica y VeriFactu
La publicación de la Orden Ministerial de factura electrónica supone un hito importante en el proceso de transformación digital de la facturación empresarial en España. La norma activa oficialmente los plazos previstos para la implantación de la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales.
Como consecuencia, las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros deberán adaptarse antes del 6 de octubre de 2027, mientras que el resto del tejido empresarial dispondrá hasta el 6 de octubre de 2028.
Para facilitar esta transición, Hacienda también ha comunicado el aplazamiento de VeriFactu hasta octubre de 2028, alineando ambos calendarios y reduciendo la complejidad derivada de la implantación de dos iniciativas con impacto directo sobre los procesos de facturación.
¿Qué requisitos deberá cumplir un sistema de facturación?
Los sistemas deberán incorporar una serie de características específicas.
Integridad de los registros
Los datos no podrán alterarse sin dejar rastro.
Trazabilidad
Será necesario poder seguir el historial completo de cada operación.
Conservación
La información deberá almacenarse durante los periodos establecidos legalmente.
Registro de eventos
El sistema deberá registrar determinadas acciones realizadas sobre la información.
Código QR
Las facturas deberán incorporar elementos que faciliten su verificación.
El error más común: pensar que VeriFactu es solo un proyecto de IT
Cuando surge una nueva obligación tecnológica, muchas organizaciones la delegan exclusivamente en los departamentos técnicos.
Sin embargo, VeriFactu tiene implicaciones mucho más amplias.
Afecta a:
- Finanzas.
- Administración.
- Compras.
- Auditoría.
- Cumplimiento normativo.
Por ello, la adaptación debe abordarse desde una perspectiva transversal.
Cómo prepararse sin complicar los procesos
La buena noticia es que muchas de las medidas necesarias para adaptarse coinciden con iniciativas que ya están impulsando las empresas para ganar eficiencia.
Revisar los procesos actuales
Antes de implementar nuevas herramientas conviene identificar:
- Dónde se generan los datos.
- Cómo circulan.
- Quién interviene.
- Qué tareas siguen siendo manuales.
Reducir la dependencia del papel
Los procesos basados en documentos físicos suelen generar problemas de trazabilidad y control.
Automatizar validaciones
La automatización ayuda a reducir errores y mejorar el cumplimiento.
Centralizar la información
Disponer de una única fuente de información facilita auditorías, revisiones y análisis.
VeriFactu como oportunidad de mejora
Aunque la normativa nace con un objetivo fiscal, muchas empresas están aprovechando este momento para acelerar su transformación financiera.
Entre los beneficios más habituales destacan:
- Menor carga administrativa.
- Más visibilidad financiera.
- Menos errores.
- Mayor control.
- Mejor capacidad de análisis.
La clave está en no limitarse al cumplimiento.
Cómo SAP Concur puede ayudar
La adaptación a los nuevos requisitos de facturación puede ser una buena oportunidad para revisar y optimizar los procesos financieros de la organización.
SAP Concur ayuda a las empresas a:
- Digitalizar la gestión de gastos
- Automatizar flujos de aprobación.
- Mejorar la trazabilidad y el control documental.
- Reducir tareas manuales y errores administrativos.
- Obtener una visión más completa y actualizada del gasto empresarial.
Aunque iniciativas como VeriFactu impulsan una mayor digitalización y trazabilidad de las facturas, las empresas seguirán necesitando gestionar documentación procedente de distintos proveedores y formatos. Por ello, la captura y el tratamiento automatizado de la información continúan siendo claves para una gestión eficiente de los gastos.
De esta forma, la adaptación a las nuevas obligaciones normativas puede convertirse en una oportunidad para modernizar procesos y mejorar la eficiencia financiera de la organización.
Conclusión
VeriFactu continúa siendo una pieza clave en la modernización de la gestión financiera y fiscal en España, pero las últimas novedades regulatorias ofrecen a las empresas un horizonte de adaptación más coordinado.
La reciente publicación de la Orden Ministerial de factura electrónica y el consiguiente aplazamiento de VeriFactu hasta octubre de 2028 permiten abordar ambos cambios de forma más estratégica, minimizando el impacto operativo y favoreciendo una transición más eficiente hacia modelos de facturación plenamente digitales.
¿Quieres descubrir cómo preparar tu organización para los nuevos requisitos mientras optimizas tus procesos financieros?
Contacta con nuestro equipo y descubre cómo SAP Concur puede ayudarte a afrontar esta transición con confianza.
