Gasto directo vs. gasto indirecto: cuál es la diferencia y por qué importa

Cada euro que gasta tu empresa tiene un propósito, pero no todos los gastos son iguales. Algunos impulsan directamente los productos y servicios que vendes, mientras que otros permiten que todo funcione correctamente. Comprender la diferencia entre gasto directo e indirecto es clave para controlar costes, mejorar la eficiencia y tomar decisiones financieras más inteligentes. 

Piénsalo así: el gasto directo es el combustible de tu coche: hace que tu negocio avance. El gasto indirecto es todo lo demás que mantiene el vehículo en marcha, desde el mantenimiento hasta el seguro. Ambos son esenciales, pero requieren estrategias de gestión distintas. 

Vamos a desglosarlo y ver por qué esta distinción es tan importante. 

¿Qué es el gasto directo? 

El gasto directo incluye todos los costes directamente relacionados con la producción de bienes o servicios. Sin estos costes, tu empresa no podría operar ni generar ingresos. 

Ejemplos de gasto directo: 

• Materias primas para la fabricación de productos 
• Equipos y maquinaria utilizados en la producción 
• Materiales de embalaje para el envío de productos 
• Transporte y logística para entregar productos 

El gasto directo impacta directamente en el coste de los bienes vendidos (COGS) y en los márgenes de beneficio, por lo que las empresas lo controlan muy de cerca para mantener la eficiencia y la competitividad. 

¿Qué es el gasto indirecto? 

El gasto indirecto abarca todos los costes que respaldan las operaciones del negocio pero que no están directamente relacionados con la producción. Aunque estos costes no contribuyen al COGS, son esenciales para mantener el funcionamiento de la empresa. 

Ejemplos de gasto indirecto: 

• Material de oficina y software 
• Marketing y publicidad 
• Viajes de empleados y gastos asociados 
• Suministros y mantenimiento de las instalaciones 
• Sistemas y soporte informáticos 

A diferencia del gasto directo, el gasto indirecto puede ser impredecible, afectar a varios departamentos y originarse a través de compras descentralizadas y frecuentes. Esto complica su control y optimización, pero precisamente por eso es aún más importante gestionarlo correctamente. 

¿Por qué es importante diferenciar entre gasto directo e indirecto? 

Cada tipo de gasto afecta de forma distinta a las empresas, por lo que entender sus diferencias es esencial para una buena gestión financiera. 

Impacto financiero 

Comprender el gasto directo e indirecto ayuda a: 

•  Establecer precios y costes de producción precisos 
•  Optimizar los gastos operativos 
•  Mejorar la rentabilidad y el flujo de caja 

En empresas con varias líneas de productos o divisiones, diferenciar estos costes permite una asignación adecuada y el cálculo real de la rentabilidad. 

Asignación de recursos 

 
Clasificar los gastos permite: 

• Negociar mejores contratos con proveedores para el gasto directo 
• Agilizar los procesos de aprobación en el gasto indirecto 
• Automatizar flujos de trabajo para ganar eficiencia 

Contar con la infraestructura y el partner tecnológico adecuados puede ayudarte a gestionar el gasto indirecto. Nuestra investigación muestra que las empresas que adoptan una solución integrada de viajes y gastos (T&E) logran mejoras significativas, como: 

• 21 % de ahorro en reservas de viajes y reportes de gastos 
• 20 % de reducción en costes de procesamiento de facturas 
• 26 % de mejora en el cumplimiento de políticas 

Reducción de riesgos y prevención del fraude 

 
Un gasto mal gestionado, sea directo o indirecto, puede derivar en fugas financieras y riesgos de cumplimiento. Implantar controles automáticos permite: 

• Detectar gastos excesivos o no conformes 
• Reducir y detectar fraudes más fácilmente 
• Mejorar la transparencia y la preparación para auditorías 

Decisiones más estratégicas y fundamentadas 

Comprender bien la diferencia entre gasto directo e indirecto te permite optimizar tu estrategia de compras y control de gastos. Clasificar el gasto te ayuda a identificar áreas donde puedes reducir costes y a prever su impacto en la operativa, lo que se traduce en decisiones financieras más inteligentes. 

Métricas clave para el gasto directo e indirecto 

Controlar el gasto de forma eficaz requiere utilizar los KPIs y benchmarks adecuados. 

Métricas de gasto directo:

• COGS como % de los ingresos: Afecta directamente al margen de beneficio y la eficiencia en producción 
• Tasa de entregas a tiempo por parte del proveedor: Fundamental para la planificación y la eficiencia operativa 
• Tasa de defectos/calidad: Impacta en la satisfacción del cliente y en los costes por reprocesos 
• Coste del material directo por unidad: Clave para fijar precios y mantener márgenes competitivos 
• Rotación de inventario: Indicador importante de eficiencia en capital circulante y gestión de la cadena de suministro 

Métricas de gasto indirecto: 

• Gasto indirecto como % de los ingresos: Indicador de eficiencia operativa general 
• Tiempo de ciclo del pedido de compra: Refleja la eficiencia del proceso de compras 
• Tasa de cumplimiento de políticas: Importante para el control de riesgos y costes 
• Tasa de consecución de ahorros: Mide la efectividad de las iniciativas de reducción de costes 
• Tasa de consolidación de proveedores: Permite aprovechar el poder de compra y reducir costes administrativos 

Estas métricas pueden variar en cada empresa, pero son algunas de las más comunes para analizar el gasto y asegurarse de que esté alineado con los objetivos financieros. Compararlas con los estándares del sector también ayuda a mantenerse en el camino correcto. 

Cómo las soluciones de SAP Concur optimizan la gestión del gasto directo e indirecto 

Una estrategia inteligente de gestión del gasto requiere visibilidad, control y automatización. Las soluciones de SAP Concur permiten a las empresas: 

• Optimizar la gestión de gastos: Automatiza aprobaciones, reduce errores y mejora la visibilidad del gasto 
• Integrar los sistemas de compras: Controla el gasto directo con datos de proveedores en tiempo real 
• Mejorar la visibilidad del gasto: Supervisa el gasto indirecto, detecta incumplimientos de política y mejora el cumplimiento 

Comprender la diferencia entre gasto directo e indirecto no es solo una cuestión de clasificación: es fundamental para tomar decisiones financieras más inteligentes que impulsen la rentabilidad. 

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