El coste real de unos viajes y gastos mal gestionados (y cómo evitarlo)

El coste real de unos viajes y gastos mal gestionados (y cómo evitarlo) 

Gestionar los viajes de empresa y los gastos asociados nunca ha sido tarea fácil, pero en los últimos años el reto se ha multiplicado. Las empresas necesitan operar con rapidez, adaptarse al cambio, mantener los costes bajo control y ofrecer una buena experiencia a sus empleados. ¿El problema? Muchas organizaciones siguen utilizando sistemas de viajes y gastos (T&E) que no están integrados entre sí. Y eso, aunque no lo parezca, les está costando mucho más de lo que creen. 

En el nuevo informe de SAP Concur, "El coste real de viajes y gastos ineficaces", se analizan los impactos más profundos y ocultos de una mala integración entre sistemas. Aquí te resumimos los principales puntos y por qué es hora de dar el paso hacia una solución integrada. 

1. Informes manuales, errores y datos incompletos 

Cuando los sistemas de viajes y gastos no están conectados, es necesario combinar manualmente informes de distintas fuentes. Esto implica pérdida de tiempo, duplicidad de tareas y una alta probabilidad de errores humanos. Además, los datos no coinciden en formato ni en tiempo, lo que dificulta la toma de decisiones informadas, como negociar mejores tarifas con proveedores. 

Con una plataforma integrada como SAP Concur: 

• Los datos fluyen automáticamente entre sistemas. 
• Los informes están listos desde el primer momento. 
• No se pierde información crítica. 

2. Aprobaciones duplicadas y procesos ineficientes 

Si un gasto ya ha sido preaprobado como parte de una solicitud de viaje, ¿por qué volver a revisarlo? En sistemas no integrados, eso es exactamente lo que pasa. Los aprobadores tienen que validar los mismos importes dos veces, generando frustración y ralentizando el proceso. 

Con SAP Concur: 

• El sistema reconoce automáticamente lo que ya fue aprobado. 
• Se evitan revisiones innecesarias. 
• El tiempo del equipo se dedica a tareas de mayor valor. 

3. Gasto manual, frustración del viajero y más errores 

Cuando las reservas y los gastos están en sistemas distintos, los viajeros tienen que introducir los datos a mano. Esto no solo retrasa la presentación de informes, sino que también incrementa la tasa de error y empeora la experiencia del empleado. 

Con SAP Concur: 

• Los gastos se cargan automáticamente en los informes. 
• Los recibos electrónicos se integran sin esfuerzo. 
• La inteligencia artificial genera borradores precisos de los informes. 

4. Gasto fuera de política y falta de control 

Uno de los grandes riesgos de los sistemas desconectados es el gasto fuera de política. Si no se detecta a tiempo (por ejemplo, al reservar un hotel fuera de presupuesto), puede acabar aprobado sin querer. Y en muchos casos, las políticas se comprueban después, cuando ya es tarde. 

Con SAP Concur: 

• Las políticas se aplican en tiempo real, desde la reserva hasta el informe. 
• Se puede garantizar el cumplimiento antes de que se produzca el gasto. 
• Las empresas que usan esta solución informan de un 26 % más de cumplimiento. 

5. Excepciones, procesos manuales y más trabajo para todos 

Gestionar excepciones (como un vuelo en clase ejecutiva aprobado por un directivo) es especialmente engorroso sin una solución integrada. Cada caso requiere justificaciones, correos, documentos… y validaciones repetidas por distintos equipos. 

Con SAP Concur: 

• Las excepciones se aprueban desde el principio. 
• Quedan registradas automáticamente en el sistema. 
• No se necesita intervención manual posterior. 

6. Costes ocultos, falta de escalabilidad y problemas de seguridad 

Usar varios sistemas puede parecer una opción más económica a corto plazo, pero a largo plazo suele ser justo lo contrario. Hay que invertir en desarrollos personalizados, resolver incidencias cuando se actualiza una API y lidiar con integraciones que no escalan. Además, cuantas más transferencias de datos entre sistemas, más riesgos de seguridad. 

Con SAP Concur: 

• Una sola plataforma, una sola gestión. 
• Menos costes de mantenimiento y soporte IT. 
• Seguridad reforzada y actualizaciones constantes. 

¿Y si además pudieras aprovechar todo el potencial de la inteligencia artificial? 

Con sistemas conectados, la inteligencia artificial puede analizar patrones, prever necesidades y automatizar tareas. Pero si los datos están dispersos, eso no es posible. Es como tener media casa controlada con un asistente digital y la otra media con otro diferente: al final, ninguno funciona bien. 

Con SAP Concur, la IA accede a toda la información en tiempo real para ayudarte a tomar mejores decisiones y simplificar procesos. 

¿Cuál es el resultado? 

Según el estudio de ROI 2024 de SAP Concur, las empresas que adoptan una solución integrada logran: 

• Una eficiencia diez veces mayor en el procesamiento de informes de gastos 
• Un ahorro medio del 21 % en costes operativos 
• Un incremento del 26 % en el cumplimiento de políticas 

¿Te interesa saber más? 

El informe completo de SAP Concur profundiza en cada uno de estos puntos con datos, casos prácticos y soluciones reales. Si tu empresa sigue gestionando los viajes y los gastos por separado, este documento puede ayudarte a entender por qué ha llegado el momento de dar el salto. 

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