Experiencia del Empleado
La Clave para Aumentar la Productividad: Herramientas Inteligentes de Gestión de Viajes y Gastos
En el mundo empresarial, el tiempo es oro. Sin embargo, muchos empleados todavía pierden horas muy valiosas planificando viajes de negocios, reservando alojamientos o presentando informes de gastos. ¿Por qué? Porque no utilizan herramientas corporativas de gestión de viajes y gastos (T&E), y esto afecta tanto a su productividad como a la de la organización.
¿Cuánto cuesta no usar herramientas gestión de viajes y gastos?
Según la encuesta global de SAP Concur de 2023, el 64 % de los viajeros de negocios no utiliza herramientas corporativas para reservar viajes. Esto significa más tiempo perdido y mayores niveles de estrés, especialmente en las etapas de planificación y organización de los viajes.
Un análisis de IDC sobre clientes de SAP Concur demuestra el impacto positivo de estas herramientas:
- 54 % menos tiempo para reservar un viaje al usar Concur Travel.
- 43 % más rápido al completar informes de gastos con Concur Expense.
- Reembolsos en la mitad del tiempo, mejorando la experiencia de los empleados.
Además, las empresas entrevistadas en el estudio ahorraron en promedio 777.000 dólares al año en costes relacionados con viajes y gastos.
Los gestores de viajes también lo notan
Los responsables de gestionar los viajes en las empresas enfrentan desafíos adicionales cuando los empleados no usan herramientas corporativas. En nuestra encuesta global de 2024:
- El 38 % señaló que los empleados que no reservan con herramientas de la empresa complican su trabajo.
- El 37 % afirmó que garantizar la seguridad de los viajeros sin visibilidad completa de sus desplazamientos es una gran barrera para su éxito.
Las herramientas T&E no solo simplifican la vida de los empleados, sino también la de los equipos de viajes y finanzas, aumentando la productividad general de la organización.
IA y herramientas viajes y gastos: el futuro ya está aquí
La integración de inteligencia artificial (IA) en las herramientas de viajes y gastos está revolucionando la forma en que las empresas gestionan los viajes y gastos. Según la encuesta de 2024, el 95 % de los viajeros de negocios consideraría usar automatización con IA para tareas como:
- Captura y presentación de gastos.
- Búsqueda de opciones de viaje sostenibles.
- Soporte con visados y documentación.
- Cumplimiento de políticas de viaje corporativas.
Un ejemplo concreto es Request Assistant de SAP Concur, que utiliza IA generativa para ofrecer estimaciones inteligentes de costes, ahorrando tiempo y esfuerzo a los empleados.
Cómo tu empresa puede aprovechar al máximo las herramientas gestión de viajes y gastos
Si casi dos tercios de los empleados aún no usan estas herramientas, ¿cómo podemos cambiar esta situación? Aquí tienes algunas ideas:
- Formación práctica. Facilita sesiones de formación para que los empleados se familiaricen con las herramientas, incluyendo opciones habilitadas por IA.
- Promoción interna. Recuerda a tus empleados las funcionalidades clave: aplicaciones móviles, facilidad para gestionar cambios y opciones como Request Assistant.
- Flexibilidad aprobada. Ofrece soluciones como Concur TripLink para que puedan reservar directamente en webs de proveedores cuando sea necesario, sin perder el control empresarial.
Aumenta la productividad y reduce costes
Las herramientas viajes y gastos no solo agilizan procesos, sino que también generan ahorros económicos y mejoran la satisfacción de empleados y gestores. Si quieres saber cómo SAP Concur puede transformar la gestión de viajes y gastos en tu empresa, contacta con nuestro equipo comercial para una demo personalizada.
No dejes que tus empleados pierdan tiempo en procesos tediosos. Con las herramientas adecuadas, podrán centrarse en lo que realmente importa: hacer crecer el negocio.
