Crecimiento y Optimización

Las ventajas de la digitalización de las notas de gastos

SAP Concur Team |

Imagina un mundo sin papel. Un mundo donde toda la información está centralizada, compartida, almacenada de forma segura y accesible para todos en segundos. Un mundo donde un informe de gastos se reembolsa solo unos días después de haberlo enviado. Un mundo en el que los archivos en papel ya no se acumulen en los escritorios de los contables abrumados y en el que el director financiero tenga una visibilidad completa de los gastos futuros para gestionar mejor su flujo de caja. Es de ensueño, ¿verdad?

Digitalización certificada de recibos

Descubre los beneficios de la digitalización certificada de recibos, este sueño ahora está al alcance de la mano. Desde la Orden EHA 962/2007 y del apartado noveno de la resolución de 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas, todas las empresas que utilizan un software homologada por la AEAT, y SAP Concur lo es, pueden ahora digitalizar la gestión de sus informes de gastos. Y los beneficios son muchos.

Para el empleado: ahorro de tiempo y productividad

Cuando un empleado se va de viaje de negocios, gestionar los informes de gastos puede ser un reto complicado de superar. Especialmente si los procesos internos aún dependen en gran medida de las aprobaciones por correo electrónico y formularios impresos imprimibles.

La digitalización certificada de recibos ahorra tiempo en la creación misma de las líneas de gastos. Un recibo, una aplicación dedicada en un teléfono inteligente y treinta segundos después, ¡ya está! Como todo se hace directamente, los empleados pueden generar sus informes de gastos mientras están en movimiento: en el tren, saliendo del restaurante o pagando una habitación de hotel, por ejemplo. También es una ganancia de productividad, porque, si los empleados dedican una media de 27 minutos a gestionar cada uno de sus informes de gastos según la encuesta OpinionWay de Concur, más de uno de cada cinco (21 %) dedica incluso más de 30 minutos. Multiplicado por el número de viajes y el número de empleados durante un año, el cambio es significativo.

Por último, también es un apreciable confort personal. Con los gastos profesionales, los empleados financian los gastos a cargo de su empresa con su dinero personal. Y los tiempos de pago pueden ser muy largos. Hasta varias semanas en el peor de los casos. Con la digitalización de recibos y de los informes de gastos, todo va más rápido, porque la información es más líquida. No más informes de gastos olvidados, perdidos o pendientes. El pipeline siempre está actualizado y los tiempos de pago se acortan significativamente.

Para Gerentes

En el día a día, los gerentes no siempre colocan la validación de los informes de gastos como una prioridad absoluta. Especialmente cuando lleguen en un archivo de papel sobre un escritorio. Una vez digitalizados, los informes de gastos de sus empleados se envían automáticamente para su validación. Desde su teléfono inteligente, un gerente puede aprobarlos, revisarlos o pedir una explicación. Una vez más, lo que podría llevar horas se hace en segundos. Este cambio permite una mayor fluidez en la circulación de la información. Se facilita la validación y el control para una mayor trazabilidad, lo que también representa una fuente de ahorro para la empresa. Al final, la digitalización  facilita la gestión de gastos, la gestión de presupuestos y simplifica los circuitos de validación. ¡Nadie se quejará!

Para la gestión administrativa y financiera

 El director financiero tiene que luchar en varios frentes cuando se trata de administrar los informes de gastos. Quiere una garantía de cumplimiento de las normas fiscales y administrativas vigentes, limitando el riesgo de fraude y con mayor visibilidad financiera para gestionar mejor su flujo de caja. Desafortunadamente, estos son a menudo deseos piadosos, siempre que la información no esté digitalizada. Una vez digitalizado, todo es más sencillo. El departamento de contabilidad procesa las solicitudes entrantes electrónicamente, los datos se verifican, luego se validan y se archivan con unos pocos clics. Gracias a un cuadro de mando global, es fácil ver qué informes de gastos se están creando, en espera de validación y en proceso de pago. Sin mencionar que la digitalización de recibos también facilita el archivo y almacenamiento de recibos, facturas e informes de gastos. No hay necesidad de una sala física, todo se hace en la nube para mejorar la seguridad.

Desde hace veinte años, las empresas vienen digitalizando sus procesos internos. Los memos en papel se han convertido en mensajes instantáneos, las llamadas telefónicas se han convertido en videoconferencias y las cartas en papel se han convertido en correos electrónicos. Sin embargo, los informes de gastos aún y siempre se resisten a este cambio, debido a la madurez de las tecnologías y, sobre todo, a los importantes obstáculos legislativos. Dos barreras que han sido superadas para hacer de la gestión de informes de gastos una palanca de optimización para tu negocio.

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