Poniendo el foco en los gastos: por qué la visibilidad importa

Hay una sola palabra que a menudo marca la diferencia entre las organizaciones exitosas y las que no lo son tanto. No es “beneficios”, “marketing” ni “productos”. 

Es “visibilidad”. 

Y cuando hablamos de visibilidad, no nos referimos a una visión corporativa general, sino a la capacidad de analizar en profundidad la dinámica de tu negocio. Una empresa que sabe con claridad cómo, dónde y por qué se gasta el dinero tiene una ventaja enorme a la hora de controlar los costes. 

Sin embargo, el control de costes es solo una parte de la visibilidad. En su sentido más amplio, ofrece una ventana a prácticamente toda la actividad de la organización. La visibilidad es un requisito previo para tomar las decisiones estratégicas que pueden impulsar —o frenar— el éxito de una empresa. 

Con esto en mente, veamos por qué la visibilidad es tan importante y cómo integrarla en tu negocio. 

La base del conocimiento y control financiero 

La visibilidad del gasto (es decir, conocer todos los gastos de todos los departamentos) es la base de una buena gestión financiera. Gracias a ella, puedes identificar oportunidades para reducir costes, optimizar presupuestos y tomar decisiones estratégicas sobre cómo asignar los recursos limitados. Sin este nivel de visibilidad, una organización puede acabar gastando en actividades con bajo retorno o redundantes, y tomar malas decisiones sobre la distribución de sus activos. Ese dinero perdido podría haberse utilizado para impulsar el crecimiento de la empresa, mejorar las compensaciones de los empleados, y mucho más. 

Estar al tanto del gasto y los presupuestos no es el único beneficio. El entorno actual nunca ha sido tan complejo ni exigente. Si las personas adecuadas tienen una visibilidad transversal del gasto, podrán supervisar transacciones, detectar posibles problemas antes de que ocurran y eliminar los puntos ciegos que provocan incumplimientos de políticas, alertas en auditorías o, en el peor de los casos, sanciones financieras y daños reputacionales. 

Por último, una visibilidad profunda del gasto es esencial para la toma de decisiones basada en datos. Sin ella, los equipos se ven obligados a trabajar con información incompleta. Si puedes ver los patrones de gasto históricos e identificar nuevos en tiempo real, obtendrás conclusiones muy valiosas que pueden influir en la definición de presupuestos, la asignación de recursos, la negociación con proveedores o incluso los objetivos estratégicos a largo plazo. 

En definitiva, piensa en un mapa: cuando es claro y legible, te muestra el mejor camino hacia tu destino. Si está roto o borroso, dependes de la intuición o de suposiciones. Puedes tener una brújula (una dirección general), pero eso no te garantiza el camino más eficiente. 

Y en los negocios, las suposiciones y los procesos ineficientes están lejos de ser ideales. 

Los principales retos de la visibilidad 

Ya que hemos hablado de los beneficios, hablemos ahora de los obstáculos. Las organizaciones suelen tener datos fragmentados procedentes de sistemas que no se comunican bien entre sí (o directamente no lo hacen). Una empresa puede tener herramientas diferentes para la gestión de gastos, la contabilidad, las compras y otros departamentos. Cuando los datos se multiplican y se dispersan, es casi imposible obtener una visión unificada. 

En estos casos, puede resultar muy difícil hacer un seguimiento preciso de los gastos. A menudo se registran en varios sistemas, y conciliarlos exige mucho trabajo manual, lo que introduce errores y cuellos de botella. En conjunto, es un proceso ineficiente con consecuencias serias. 

Incluso si una organización consigue centralizar los datos, aparece otro obstáculo: la clasificación y codificación. Los criterios pueden variar entre departamentos: un viaje a una conferencia del sector puede considerarse gasto de ventas o de marketing en un departamento, y de desarrollo profesional en otro. Esto dificulta las comparaciones y la visión global del gasto. Crear categorías y códigos estandarizados es clave para mitigar este problema. 

El modo tradicional de gestionar los informes de gastos también genera retrasos en la visibilidad. Entre el momento en que se produce el gasto y cuando el equipo financiero lo ve puede pasar demasiado tiempo. Este desfase crea un punto ciego que impide tener una visión actualizada del gasto y analizar patrones con precisión. En entornos híbridos o de trabajo remoto, el proceso puede ser aún más lento y disperso, sobre todo si sigue siendo manual o en papel. 

Además, sin visibilidad, hacer cumplir las políticas de viaje y gasto entre departamentos es mucho más complicado. Cuanto más ocurre “fuera de la vista”, más aumenta el riesgo de gastos no autorizados o incluso fraude. Los informes de gasto posteriores, además, limitan la capacidad de recuperar fondos, ya que cuando se detecta el problema, el dinero suele haberse perdido. 

Cómo lograr una visibilidad profunda del gasto 

Hay un camino claro para obtener una visión integral y en tiempo real del gasto y otras actividades empresariales, como los viajes. Todo empieza con el marco adecuado: definir categorías de gasto claras y estandarizadas. Si consigues visibilidad por categoría, podrás comparar resultados con estándares del sector y con la evolución de tu empresa a lo largo del tiempo. 

Analizar el gasto por departamento también ayuda a tomar decisiones informadas sobre presupuestos y asignaciones. Podrás detectar qué áreas necesitan más atención y actuar a tiempo. La visibilidad también mejora la planificación presupuestaria, ya que puedes basarte en datos reales en lugar de incrementos arbitrarios. 

Otras áreas clave incluyen el seguimiento del cumplimiento de políticas y la medición del tiempo de aprobación y procesamiento de los gastos. Los ciclos largos de reembolso frustran a los empleados y retrasan los informes financieros. 

Cómo puede ayudarte SAP Concur a conseguir una visibilidad total 

Una de las formas más efectivas de lograr la visibilidad integral que hemos descrito es mediante el uso de las herramientas adecuadas. SAP Concur ofrece soluciones potentes que proporcionan visibilidad del gasto en los programas de viajes y gastos, sea cual sea el tamaño de tu organización. 

Las soluciones de Concur ofrecen un enfoque integrado que elimina barreras a la transparencia, con informes y análisis avanzados. Concur Travel & Expense simplifica la gestión, revisión y aprobación de los gastos, permitiéndote ver exactamente dónde, cuándo y cómo se gasta el dinero. En lugar de fragmentación y puntos ciegos, obtienes una visión unificada de todos los datos de viajes y gastos. 

Además, Concur te permite obtener una visión completa gracias a paneles e informes fáciles de usar. Los equipos financieros, travel managers, analistas y demás interesados pueden analizar métricas en tiempo real para resolver problemas y supervisar de forma estratégica. 

Y no hace falta esperar a las auditorías trimestrales o revisiones anuales para detectar problemas: Concur incluye controles automáticos de políticas que identifican o bloquean gastos no conformes, mejorando el cumplimiento, formando a los empleados en tiempo real y evitando una carga excesiva para los responsables. 

Por último, Concur se integra con tus sistemas ERP, contabilidad, RR. HH. y otros, garantizando que los datos de viaje y gasto fluyan automáticamente donde deben. 

En resumen 

Si buscas una visibilidad total de tus datos de viaje y gasto, no busques más. Las soluciones de SAP Concur te ofrecen una visión global y en tiempo real que mejora la eficiencia y el cumplimiento de tu empresa. 
 

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