¿Pueden (y deben) los empleados incluir el alcohol como gasto?

Se acercan unas fechas en las que comer o cenar para cerrar el año, se convierte en un acto casi diario, y cuando lo hacemos con clientes, muchos no dudamos en acompañar la comida con una copa (o dos) de vino u otra bebida a nuestra elección.  

Esta práctica ha sido habitual en el ámbito empresarial durante años. Sin embargo, estamos observando un descenso en las reclamaciones de gastos relacionados con el alcohol, ya que las actitudes respecto a beber durante reuniones de trabajo han cambiado. Hoy en día, el alcohol no siempre se percibe como esencial en los negocios, convirtiendo estas reclamaciones en un área gris. 

En ciertas épocas del año, especialmente durante las festividades, la pregunta sobre cuándo, dónde y qué tipo de alcohol se puede incluir como gasto suele surgir con mayor frecuencia. ¡Vamos a aclarar las dudas! 

¿Qué dice la ley sobre reembolsar alcohol en los gastos? 

En esencia, nada especial. El alcohol en el ámbito empresarial es un tema delicado. 

Técnicamente, el alcohol se categoriza como un alimento. Esto significa que se adquiere y reembolsa del mismo modo que otros gastos de comidas. Por lo tanto, puede incluirse como parte de la cuenta de alimentos y presentarse fácilmente en la reclamación de gastos al empleador. 

¿Se puede considerar el alcohol un gasto legítimo que contribuye a los resultados del negocio o es simplemente un capricho innecesario? En el pasado, el alcohol se veía como un elemento clave para construir relaciones empresariales o cerrar acuerdos. Hoy, sin embargo, muchas empresas están revaluando esta práctica debido a los cambios en la cultura laboral y las actitudes hacia la salud. 

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¿Es un gasto como cualquier otro dentro de una comida de negocios? 

Sí y no. Respecto a la recuperación de impuestos, el factor clave es si el gasto es razonable y está directamente relacionado con alcanzar un objetivo empresarial. Siempre que los gastos cumplan con las normas y se consideren necesarios para lograr el resultado deseado, no debería haber problemas. 

No obstante, la última palabra la tiene el empleador. Los empleados deben seguir la política de viajes y gastos (T&E) de la empresa, que puede tener reglas específicas sobre los gastos relacionados con el alcohol. 

¿Cómo gestionan los empleadores los gastos de alcohol? 

En última instancia, depende de la empresa decidir. La mayoría de las empresas estipulan que el empleado debe pagar sus propias bebidas si no están relacionadas con el trabajo. Sin embargo, si lo están, la empresa puede y debe reembolsar legítimamente al empleado, siempre dentro de lo razonable. Existe una clara diferencia entre tomar una copa de vino con la cena y pedir varias botellas... 

Por eso es fundamental tener políticas de gastos que documenten diferentes situaciones y expliquen cómo gestionarlas. 

¿Cómo se regula el alcohol en las políticas de gastos? 

Estos son algunos ejemplos de tratamiento del alcohol en políticas empresariales: 

• Política categórica: No se reembolsará el consumo de alcohol. Si el empleado quiere beber, debe pagar por ello. 
• Política pragmática: El reembolso está limitado a una bebida por persona y comida, o al equivalente de X euros, excluyendo licores. 
• Política flexible: La empresa deja que los empleados se autorregulen e interviene solo en casos de abuso evidente o reiterado de la política. 

Además, hay otros contextos en los que se puede consumir alcohol: en un avión, en el minibar de un hotel o en la cafetería de una estación mientras se espera un tren. Aunque el alcohol puede considerarse reembolsable en reuniones de negocios o con clientes, lo mismo no aplica en viajes personales o en solitario. Las empresas deben proporcionar directrices claras sobre cómo gestionar los gastos relacionados con el alcohol en diferentes situaciones. 

¿Cómo incluir el alcohol en los gastos con facturas? 

Todo depende de la política interna. Incluso con restricciones claras, algunos empleados podrían intentar incluir el alcohol como parte de otro gasto. 

Para evitarlo, es recomendable exigir recibos desglosados que detallen los cargos individuales, en lugar de aceptar solo el importe total. Esto también será necesario si se planea reclamar el IVA de la comida, garantizando transparencia y cumplimiento. 

¿Cómo gestionar la devolución del IVA en alcohol? 

Los tipos de IVA varían según los alimentos y bebidas. Sin embargo, todas las bebidas alcohólicas están gravadas con un 20%, independientemente de su graduación (cerveza, vino, sidra, etc.). El IVA puede reclamarse en alcohol que acompañe a una comida, pero no si se considera entretenimiento. Si se reembolsa alcohol en una reclamación de gastos, es importante solicitar un recibo detallado. La factura debe especificar los tipos de IVA para recuperar el importe correspondiente. 

Conclusión 

Si se permite a los empleados reclamar gastos de alcohol, la clave es gestionar y supervisar estas reclamaciones de forma coherente, asegurándose de que todos sigan el mismo proceso. 

Aunque prohibir el alcohol completamente puede ser un enfoque más simple y rentable, es importante considerar la cultura y los valores de la empresa. Una prohibición total podría percibirse como demasiado rígida o restrictiva, afectando la moral y la flexibilidad de los empleados. 

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