Cómo está cambiando la IA la gestión de riesgos de los viajes corporativos (y qué hacer al respecto)

Las ventajas de la inteligencia artificial (IA) son claras: como un 53% menos de tiempo necesario para reservar viajes y enviar informes de gastos, según encontró IDC entre los clientes de SAP Concur. Pero la nueva tecnología conlleva nuevos riesgos: por ejemplo, el 32% de los viajeros, y el 51% de los travel manager, nos dicen que era muy probable que los compañeros de trabajo utilizaran la IA para falsificar gastos. Las estadísticas ilustran cómo la adopción de la IA conlleva la tarea crítica de garantizar que su estrategia de gestión de riesgos de viajes se adapte a la nueva tecnología. 

Cómo superar el equilibrio entre recompensa y riesgo 

Toda nueva tecnología puede traer consigo problemas crecientes, y la IA no es diferente. Las organizaciones que buscan aprovechar los sistemas de gestión de viajes impulsados por IA deben abordar las nuevas herramientas con una visión clara tanto de los riesgos como de las ventajas. Para lograr esa visión, los responsables deben equiparse con recursos potentes: conocimiento, diligencia y estrategia. 

Aprenda a equilibrar la espada de doble filo de la IA en la reserva de viajes y la gestión de viajes corporativos, para ello, examine lo siguiente:  

• Cómo los sistemas de gestión de viajes impulsados por IA ofrecen ventajas que incluyen cumplimiento, visibilidad de los gastos, deber de protección y reservas e informes de gastos más rápidos. 
• Las formas en que la gestión del riesgo de viajes puede verse afectada por la reserva de viajes con tecnología de IA, lo que incluye el fraude y la desinformación. 
• Por qué es necesario un compromiso con la educación y un enfoque ético para que las compañías garanticen la confianza, aumenten la adopción y logren el máximo retorno de la inversión de las iniciativas de IA. 

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión de viajes impulsados por IA? 

Las ventajas de los sistemas de gestión de viajes impulsados por IA y las reservas de viajes con tecnología de IA incluyen una mayor eficiencia, visibilidad de los gastos, perspectivas, deber de protección y experiencia para los empleados. Prácticamente todos los travel manager (99%) y 7 de cada 8 viajeros de negocios (88%) encuestados en nuestro 7.º informe global anual de investigación sobre viajes de negocios nos dijeron que se sienten cómodos con el uso de la IA para reservas de viajes corporativos, cambios de reservas e informes de gastos. 

Estas son formas específicas en las que los sistemas de gestión de viajes integrados e impulsados por IA ofrecen resultados: 

• Los empleados reciben estimaciones de viajes rápidas, precisas, conformes y personalizadas con base en sus preferencias e historial de viajes. 
• Los consejos sobre políticas se entregan automáticamente durante todo el proceso del viaje, desde la solicitud y aprobación previa hasta la reserva del viaje y la creación de informes de gastos posteriores al viaje, para que los viajeros y los gerentes sepan de los posibles problemas antes de que se conviertan en problemas reales. 
• Los travel manager obtienen visibilidad de los gastos y el cumplimiento normativo a través de datos limpios y perspectivas prácticas que benefician a sus programas y les permiten mitigar el riesgo de forma proactiva. 
• Antes y durante los viajes, los viajeros reciben consejos y alertas sobre seguridad, salud, cancelaciones, huelgas y otras interrupciones posibles y reales en la ubicación. 
• Con herramientas que capturan recibos e itinerarios, las compañías saben dónde están sus viajeros y pueden mantenerlos seguros y apoyarlos. 

“Tener visibilidad en tiempo real de las ubicaciones de nuestros empleados durante los viajes de negocios nos ayuda a responder rápidamente a cualquier situación de seguridad y a apoyarlos de forma eficaz”, señala un gerente de viajes. 

IA en los viajes de negocios: ¿motor de eficiencia o riesgo de cumplimiento? 

La IA aporta grandes ventajas a la reserva de viajes, el deber de protección y más. Pero la IA también puede permitir el fraude e introducir otros riesgos si no se gestiona correctamente. Lea nuestras perspectivas sobre responsables de viajes para aprender cómo equilibrar la espada de doble filo. 

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¿Cómo afecta la IA a la gestión de riesgos de viajes corporativos? 

Lo que hace que la IA sea potente en viajes y otras soluciones de gestión de gastos también la convierte en una posible herramienta para el fraude, la desinformación y el sesgo que pueden debilitar incluso la estrategia de gestión de riesgos de viajes más sólida. Los empleados también tienen preocupaciones que las organizaciones deben tener en cuenta: el 45% dijo a SAP Concur que quieren garantías de que sus datos personales estén protegidos y el 36% quiere saber que las herramientas de IA están libres de sesgos. Además, el 29% quiere garantías de que no se enfrentarán a repercusiones si la IA los dirige a reservas que no cumplen con la política. 

Fraude y fuera de política 

Las soluciones con IA pueden recopilar y leer recibos, pero en manos de malhechores, la tecnología también se puede utilizar para generar recibos falsos, comerciantes e incluso puntos de lealtad. Afortunadamente, se pueden incluir en la lucha herramientas especializadas de detección de fraude de gastos con tecnología de IA. Las herramientas de auditoría con IA pueden escrutar cada transacción y detectar patrones, lo que incluye anomalías que pueden indicar fraude o incumplimiento, en una escala que los auditores humanos simplemente no pueden igualar. Los empleados ven el valor de la detección de fraude en gastos con tecnología de IA: el 56% cree que podría engañar al equipo de aprobación de su organización, mientras que solo el 44% de los viajeros cree que podría engañar a la IA.  

Desinformación y sesgo 

Garantizar que los viajeros reciban información precisa y que la reserva de viajes con tecnología de IA esté libre de sesgos son dos desafíos considerables. Si una herramienta de IA genera información falsa o su algoritmo de personalización introduce sesgos, la confianza de los empleados en la tecnología y en su organización se deteriorará. 

Las redes sociales han sido durante mucho tiempo una fuente de inexactitudes e información diseñada para engañar, pero la llegada de la IA solo ha aumentado las herramientas para hacer lo indebido, desde voces hasta videos, que parecen reales. Cuando los viajeros obtienen información imprecisa sobre los riesgos de salud, seguridad y protección, las interrupciones de sus viajes pueden ser más graves y pueden dudar incluso en salir a la carretera. Demostración del desafío: el 27% de las organizaciones encuestadas en el Informe de riesgo de International SOS de 2025 informaron de que se vieron afectadas por los efectos disruptivos de la desinformación. 

Equilibrar experiencias más inteligentes con una gobernanza responsable de la IA es esencial para combatir los riesgos de la gestión moderna de los viajes de negocios. La formación es fundamental, al igual que la flexibilidad para que los empleados elijan cómo y cuándo van a usar la IA. Educar a los empleados sobre cómo utilizar eficazmente la tecnología de una manera que funcione para ellos ayuda a fomentar la confianza en las herramientas de IA, lo que a su vez fomentará la adopción. 

Conclusión: equilibrar los riesgos y aprovechar las ventajas  

Las mejoras sustanciales en cumplimiento, eficiencia y experiencia para los empleados hacen que los sistemas de gestión de viajes impulsados por IA sean una ventaja competitiva en el ambiente actual de negocios. Pero el fraude, la desinformación y otros riesgos hacen necesario que las organizaciones establezcan pautas éticas claras para el uso de la IA. Además, deben desarrollar y mantener la confianza de los empleados proporcionándoles capacitación sobre la tecnología, según nos dijeron que querían el 39% de los viajeros.  

Con un enfoque reflexivo y deliberativo, las organizaciones pueden equilibrar las ventajas y riesgos que conlleva la gestión de viajes con tecnología de IA. Porque la realidad es que la IA está llegando a las organizaciones, si es que aún no está ahí, y será fundamental para las operaciones empresariales en el futuro.  

“La IA debe estar en tu hoja de ruta. Incluso si en este momento no es la principal prioridad de tu compañía, tus partners y competidores la aprovecharán”, asegura Paula Finn, gerente global de viajes y gastos en Mativ.

IA en los viajes de negocios: ¿motor de eficiencia o riesgo de cumplimiento? 

Descubra cómo aprovechar las ventajas de la IA, gestionar sus desafíos y mejorar su gestión de viajes de negocios

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Preguntas frecuentes: IA en la gestión de viajes corporativos 

P: ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión de viajes impulsados por IA?  

R: La IA mejora la eficiencia, la visibilidad de los gastos y el deber de protección. Puede reducir el tiempo de elaboración de informes de gastos y reservas en un 53%, y al mismo tiempo proporciona alertas de seguridad en tiempo real y recomendaciones de viaje personalizadas. 

P: ¿En qué medida la IA es ampliamente aceptada entre los viajeros y los travel manager?  

R: Se considera que la tecnología es favorable, ya que el 99% de los gerentes de viajes y el 88% de los viajeros de negocios se sienten cómodos con el uso de la IA para reservas, cambios de reserva e informes de gastos. 

P: ¿Qué riesgos de fraude conlleva la IA?  

R: La IA se puede utilizar para falsificar recibos, comerciales y puntos de lealtad. Sin embargo, las herramientas de detección de fraude de gastos con tecnología de IA pueden detectar anomalías y patrones más allá de las capacidades de los auditores humanos. 

P: ¿Cómo afecta la desinformación a los viajes con tecnología de IA?  

R: La información inexacta de seguridad o salud puede alterar los viajes y deteriorar la confianza de los viajeros. De hecho, el 27% de las organizaciones informaron sobre desinformación que causó interrupciones significativas. 

P: ¿Cómo pueden las organizaciones gestionar los riesgos de IA de forma responsable?  

R: A través del establecimiento de pautas éticas claras, la impartición de capacitación a los empleados y la protección de los datos personales para generar confianza y fomentar la adopción de la IA.