Controlar los Gastos Empresariales
¿Sus procesos de gastos y métricas están al día?
No cabe duda de que en los últimos años se han alterado los patrones de gasto en su compañía y en toda la economía.
A medida que los gastos cambiaron, sus procesos para gestionar viajes, otros gastos, facturas y otros elementos comerciales clave probablemente también cambiaron. Porque no les quedaba más remedio.
En medio de esa evolución, los momentos de claridad y confianza en cada decisión de gasto pueden haberse convertido en momentos de incertidumbre para el equipo de Finanzas y otros implicados. Vale la pena preguntarse si algunas medidas con las que antes contaba siguen estando al día.
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¿Conoce todas sus cifras de gastos y cuánto cuesta supervisar ciertas categorías? Es difícil controlar lo que no se puede ver.
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¿Ha ajustado sus indicadores de desempeño clave, añadiendo algunos y eliminando otros, para hacer un seguimiento y revelar los retos y oportunidades de los tiempos que corren?
Echemos un vistazo a algunas áreas clave, métricas a tener en cuenta y formas en que adoptar o ampliar soluciones de automatización podría ayudar a su compañía y equipo.
Uso de tarjetas corporativas en vez de dinero en efectivo
Pagar gastos en efectivo puede reducir el control y aumentar el riesgo. Animar a los miembros del equipo a utilizar tarjetas corporativas en lugar de efectivo puede mejorar la visibilidad de los gastos y la cantidad que su compañía recibe en reembolsos de tarjetas. Multiplique los gastos elegibles por la tasa de reembolso de su tarjeta, hasta el 2%, y se hará una idea de los posibles ahorros. Las soluciones automatizadas de gastos y facturas, y sus tableros de control, pueden ayudarle a controlar tanto las tarjetas como el efectivo.
KPI a tener en cuenta: mida el uso de efectivo frente al uso de tarjetas en categorías tales como billetes de avión y hoteles; haga un seguimiento de los cargos por pagos atrasados para tarjetas corporativas y facturas.
Gestión de recibos
Los procesos y recibos manuales consumen tiempo y recursos. Ofrezca a los empleados una solución que les permita tomar una foto de los recibos, ya que no solo reduce el papeleo, sino que también puede enviar la información recopilada directamente a los informes. La automatización y la integración también pueden permitirle recopilar recibos electrónicamente de proveedores y tarjetas corporativas, lo que aumenta la puntualidad y precisión de su panorama de gastos. Si quiere ver el tiempo que se pierde con las transacciones manuales, y el potencial de la automatización, basta con dividir el número de transacciones manuales por los minutos de una hora. El resultado puede sorprenderle. Las compañías que utilizan soluciones de SAP® Concur® ven, en promedio, un ahorro de tiempo del 36% en la gestión y el procesamiento de informes de gastos.1
KPI a tener en cuenta: controle el número de recibos que requieren seguimiento; mida el número de recibos obligatorios adjuntos a los informes, así como los innecesarios.
Medición del kilometraje
Probablemente ya sepa que, tanto para los viajeros como para el equipo de Finanzas, el seguimiento del kilometraje requiere mucho tiempo y es difícil de hacer bien. ¿Sabía que el seguimiento manual puede dar como resultado hasta un 15% más de kilómetros de los que realmente son? Una aplicación móvil habilitada para GPS que rastrea y envía viajes automáticamente puede mejorar la precisión y reducir los pagos excesivos.
KPI a tener en cuenta: identifique a los empleados que más viajan para verificar la precisión del kilometraje y ver si están utilizando las herramientas y los modos de viaje adecuados.
Precisión de la auditoría
La auditoría de los informes de gastos puede suponer una gran pérdida de tiempo, horas e incluso días, para el equipo de Finanzas, que se podrían emplear mejor en tareas que aporten mayor valor. Las soluciones que utilizan inteligencia artificial, reforzadas por la ayuda de expertos externos, pueden analizar esos informes, marcar excepciones y reducir la carga sobre la productividad de su equipo.
KPI a tener en cuenta: compare el porcentaje de informes auditados por personas frente a los auditados por automatización.
Claridad y mayor precisión
Adquirir la capacidad de medir y contabilizar los gastos es una oportunidad para depurar y perfeccionar sus procesos y soluciones. Puede ajustar o eliminar categorías de gastos, aclarando y simplificando el proceso de gastos y la experiencia del empleado. O puede confirmar que los datos recibidos sean precisos y estén completos. Puede ver mejor cómo se ajusta el gasto a las previsiones y los presupuestos o descubrir problemas que corregir.
KPI a tener en cuenta: medir la diferencia entre lo que se presupuesta y lo que se gasta; analizar el número de reembolsos de gastos o actualizaciones para los empleados; identificar categorías de gastos para agregar o eliminar.
Estos ejemplos son solo el comienzo a la hora de evaluar las formas en que las soluciones de automatización y la mejora de los procesos pueden mejorar la precisión y la eficacia, así como la forma de medir los progresos, en su compañía. Son pasos pequeños y grandes, pero todos suman. Cuando puede ver todos sus gastos y obtener respuestas y perspectivas, esos momentos de duda pueden convertirse en momentos de claridad y oportunidad.
Obtener más información
Para obtener más información sobre cómo ajustar sus KPI, calcular los costos de gestión de gastos y aprender cómo pueden ayudar las soluciones de SAP® Concur®, lea estas guías: