Uso eficiente del análisis de datos en el proceso de auditoría

Las auditorías de gastos son fundamentales para controlar el gasto y garantizar la salud financiera de una empresa. La integración del análisis de datos en los procesos tradicionales está revolucionando esta tarea. Un estudio de Financial Education & Research Foundation demuestra que el análisis de datos mejora la calidad de las auditorías al proporcionar información más profunda e identificar riesgos potenciales de manera más eficaz, permitiendo a las organizaciones estar preparadas para cualquier escenario.

Atrás quedaron los días de la introducción manual de datos y las auditorías en papel. Hoy en día, con herramientas avanzadas de análisis de datos, los auditores pueden acceder a grandes volúmenes de información y analizarla con rapidez y precisión. Esto ha transformado el proceso de auditoría, facilitando la revisión de más gastos y la detección de anomalías, patrones y tendencias que antes podían pasar desapercibidos.

Aunque las ventajas de incorporar el análisis de datos en las auditorías son innegables, este avance conlleva desafíos, como la necesidad de habilidades especializadas, un mayor tiempo dedicado al análisis y alteraciones en los procesos tradicionales de auditoría. Además, la creciente dependencia del análisis de datos ha incrementado la carga de trabajo de los empleados, agravado la escasez de personal contable y elevado los niveles de estrés entre los gestores de viajes.

Desafíos del análisis de datos en las auditorías

Uno de los principales retos de la integración del análisis de datos en las auditorías es el impacto en la carga de trabajo de los empleados en un contexto de escasez de talento. Los despachos contables ya tienen dificultades para contratar, y el número de graduados en contabilidad está en descenso. Una encuesta de alliantTalent a 250 ejecutivos de contabilidad reveló que menos del 1% de las pequeñas y medianas firmas contables logran encontrar suficientes candidatos cualificados a nivel local.

Además, la Financial Education & Research Foundation (FERF) ha identificado un aumento en las tarifas de auditoría, al igual que en el alcance de las auditorías. Según la FERF, el 64% de los responsables financieros utilizan tecnologías emergentes, como el análisis de datos, para gestionar las cargas de trabajo. Sin embargo, la adopción de estas herramientas exige el cumplimiento de controles internos nuevos y actualizados, lo que incrementa la carga de trabajo de los auditores.

Por otro lado, los travel managers, que desempeñan un papel clave en las auditorías, también afrontan sus propios desafíos. Son responsables de coordinar la logística, gestionar presupuestos y garantizar la operatividad de los viajes de negocios. La mayor carga de trabajo y complejidad asociadas a las auditorías basadas en datos, sumadas a la falta de personal, pueden generar niveles de estrés elevados.

De hecho, una investigación de SAP Concur señala que casi la mitad (47%) de los travel manager a nivel global considera que su trabajo es más estresante que hace un año. Además, el 98% afirma que su labor se ve obstaculizada por la gestión de datos y el análisis, especialmente en áreas como demostrar el ROI al comité ejecutivo (39%), cumplir con las normativas del sector (37%), establecer presupuestos (37%) y actualizar las políticas de viaje (37%). Por ello, cada vez demandan más herramientas que mejoren la visibilidad de todos los aspectos de los viajes, incluidos los informes de gastos y los costes asociados a los desplazamientos.

Consejos para un enfoque equilibrado

Las exigencias adicionales del análisis de datos pueden ejercer una presión extra sobre los recursos, especialmente en un contexto de escasez de talento contable y un aumento del estrés en los gestores de viajes. Para mitigar estos efectos, considera las siguientes estrategias. 

Apuesta por la automatización

Implanta herramientas digitales y procesos automatizados para optimizar tareas repetitivas y liberar tiempo para actividades estratégicas. Esto incluye plataformas para la gestión de reservas, itinerarios e informes de gastos, así como la automatización en la recopilación y análisis de datos. La inteligencia artificial puede ayudar a garantizar que el 100% de los gastos cumpla con las políticas de empresa, los requisitos de sostenibilidad, las normativas fiscales y los indicadores de fraude.

Invierte en formación y desarrollo

Proporciona formación continua a los empleados para que puedan aprovechar al máximo las herramientas de análisis de datos. La formación no solo mejorará la calidad de las auditorías, sino que también aumentará la confianza y la satisfacción laboral.

Mejora la comunicación y la colaboración

Establece canales de comunicación claros entre los equipos de auditoría y los gestores de viajes para alinear objetivos, plazos y expectativas. Organizar reuniones periódicas y sesiones de feedback puede optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia.

Prioriza el bienestar del empleado

En momentos de alta carga de trabajo y escasez de personal, es fundamental cuidar el bienestar de los empleados para mantener la productividad y la calidad del trabajo. Fomentar la flexibilidad laboral, mejorar la gestión del tiempo y promover un entorno de apoyo pueden marcar la diferencia. Además, ofrecer espacios de descanso y conciliación en períodos de auditoría intensos puede ayudar a reducir el estrés.

La integración del análisis de datos ha mejorado significativamente la calidad de las auditorías, pero aún hay desafíos por resolver en términos de carga de trabajo y estrés laboral. Adoptar estrategias como la automatización, la formación, la mejora en la comunicación y el bienestar del empleado permitirá alcanzar un equilibrio que optimice tanto la calidad de la auditoría como la experiencia de los trabajadores.

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