El papel clave de viajes y gastos en la mejora de la experiencia del empleado

Este es un mundo de ensueño para muchos de sus empleados: tecnología, procesos de viajes y gastos que facilitan su trabajo y su vida en lugar de complicarlos, tanto si están de viaje, en la oficina o trabajando desde casa.  

Es la tecnología la que les advierte si están a punto de infringir las normas antes de realizar una compra o reservar un vuelo en lugar de advertirles después. Se trata de soluciones digitalizadas y sencillas que proporcionan información actualizada para mantenerles seguros u orientarles hacia la decisión correcta, ya sea sobre precios, cumplimiento u opciones más ecológicas que se ajusten a sus objetivos de sostenibilidad y los de la compañía. 

A menudo, la experiencia de los empleados está lejos de ser ideal, según lo reveló una nueva investigación realizada por Oxford Economics junto con SAP Concur. La encuesta reveló que un número considerable de empleados (uno de cada tres) que esperan de sus compañías una experiencia tecnológica sin problemas, simplemente no la consiguen.  

Los intereses de las buenas experiencias frente a las malas 

Usted es un líder de finanzas cuya responsabilidad es encontrar ahorros, asegurar el cumplimiento y lograr los objetivos generales de la organización, por lo que podría examinar cómo de adecuados son su sistema y su tecnología. Esto es particularmente cierto a medida que los tipos y las políticas de gastos van cambiando en los negocios y en el mundo. 

¿Ha pensado en implementar soluciones y procesos automatizados, o cuenta con ellos pero podrían mejorar? ¿Su sistema funciona mejor para el equipo de finanzas que para los viajeros y otros empleados? ¿Los empleados evitan el uso de su sistema, lo que reduce el cumplimiento, la eficiencia y dificulta el logro de los objetivos?  

Si tal fuera el caso, a menudo se debe a que los compañeros de trabajo tienen mejores cosas para añadir valor, que tanto a ellos como a la compañía les gustaría hacer. Pero, si se sienten frustrados o no participan, podrían irse a otro lugar donde tengan más satisfacción laboral.  

A la hora de debatir los efectos de la tecnología y los procesos sobre los usuarios, tenga en cuenta que 60% de los trabajadores dijeron a Oxford Economics que los últimos dos años les han hecho reevaluar lo que más valoran en un lugar de trabajo. Tenga en cuenta también la estimación de Gallup, de que sustituir a un empleado puede costar hasta el doble de su salario. 

Soluciones que influyen en la experiencia del empleado 

Al sumar números, estos llevan a la conclusión de que vale la pena revisar la tecnología de viajes y gastos desde el punto de vista de la experiencia del empleado. 

En una nueva hoja de consejos titulada Trabajando para mejorar, se aborda el tema y se analiza de qué manera podría ayudarle una gama de soluciones y extensiones de SAP Concur. 

¿Los empleados consideran que los reportes de gastos son tareas tediosas? 

A nadie le gusta andar consiguiendo recibos, ni a los viajeros ni, desde luego, al equipo de finanzas. Si se hace que los reportes de gastos sean molestos y confusos, los empleados evitarán o retrasarán su entrega y su equipo tendrá que hacer limpieza. Para aliviar esas molestias, piense en una aplicación móvil que permita a los empleados tomar una foto de los recibos y enviar las cifras directamente a los reportes de gastos. O capturar los gastos tomándolos de los recibos electrónicos y las tarjetas corporativas, evitando así el flujo de papeles y errores. 

¿El proceso de aprobación obstaculiza la eficiencia? 

Los viajes, los gastos y las políticas se volvieron más complejos en estos tiempos complicados. Al tener siempre en mente la restricciones y la seguridad, las aprobaciones de gastos se vieron sometidas a mayor escrutinio y frustración adicional. La automatización puede agilizar el proceso asegurando que se cumplan todos los detalles así como las políticas de seguridad y presupuesto antes de gastar dinero. Puede iniciar un trámite de viajes y gastos con una simple solicitud, así como asociar posterior y automáticamente los recibos con las solicitudes, lo que reduce tiempos y evita frustraciones con el sistema. 

¿Los empleados se sienten confundidos por las políticas cambiantes? 

Muchas cosas han cambiado los dos últimos años, entre ellas, las políticas y los procesos. Eso ha mantenido a los empleados en tensión y ahora vuelven a aprender procesos y tecnología que no han tocado en años. Simplifique el cumplimiento de las reglas con una interfaz de usuario intuitiva que integra soluciones de solicitud, gastos y viajes. Instale sugerencias y capacitación en la solución y haga coincidir automáticamente los itinerarios y recibos con las solicitudes. Eso ayudará a mejorar el cumplimiento y a facilitar estos procesos a los empleados. 

¿Los empleados pueden encontrar toda la información sobre viajes en un solo lugar? 

A los viajeros de negocios les urge volver a ponerse en marcha pero muchos se sienten nerviosos al respecto. La información les ayuda a saber a qué se enfrentarán en los destinos para que estén al tanto de si cambian las condiciones. Con aplicaciones que se integran a las soluciones de viajes y gastos existentes, puede poner toda la información en un solo lugar: itinerarios, horarios, protocolos para el COVID-19, cancelaciones de vuelos, cambios de puerta de embarque y mucho más. Podrá ver en dónde se encuentran los viajeros en un momento dado, conectarlos con servicios médicos, otros recursos y dar el apoyo necesario si se presentara el caso. Usted cumple con su deber de protección y los viajeros se sienten tranquilos. 

  • Sin importar la solución, los cambios y las mejoras más eficaces requieren saber lo que piensan realmente los empleados. Al incorporar herramientas intuitivas de retroalimentación en las soluciones de SAP Concur, es posible calibrar con precisión las opiniones, responder y ajustar la respuesta. El resultado es una estrategia que puede mejorar la experiencia del empleado, influir en la retención y lograr flexibilidad y eficiencia. 

 

Obtenga más información 

Solicite un ejemplar de la hoja de sugerencias Trabajando para mejorar y obtenga más información sobre cómo el hecho de añadir y ampliar las soluciones de SAP Concur puede mejorar la relación de los empleados con la tecnología, los procesos y la organización en sí.