Cómo implementar con éxito un sistema de gestión de gastos y viajes

Las integraciones de software pueden encontrarse con dificultades. Quizá no participen las personas adecuadas. Puede que el nuevo sistema cumpla con los requisitos financieros y de viajes, pero no con los del equipo de IT que debe dar soporte. Implementar sistemas de gestión de viajes y gastos, o cualquier solución tecnológica, puede ser un reto. Pero no tiene por qué serlo.

Con las herramientas y los procesos adecuados, la implantación puede avanzar de forma rápida y eficaz hasta lograr un sistema fácil de usar, que ofrezca claridad en los gastos y maximice la eficiencia y el retorno de la inversión.

Cómo evitar los problemas en la implementación

Los expertos de SAP Concur y TGC Consulting comparten seis claves para una implementación ágil y eficiente que, además, acelera el retorno de la inversión.

Saber más

Los equipos de IT destacan la experiencia en implementación como una de las principales razones por las que eligen las soluciones de SAP Concur. También valoran las opciones de integración, los estándares de seguridad, la simplicidad del inicio de sesión único y el uso de inteligencia artificial. Para aprovechar al máximo estos factores y garantizar una implementación exitosa, los responsables de IT deben centrarse en aspectos clave como la calidad de los datos, la evaluación de los flujos de trabajo, la configurabilidad en la nube y la implicación de todas las partes interesadas.

Poner a las personas en el centro 

Involucra a los equipos de Finanzas, Viajes y Recursos Humanos, así como a otros departamentos clave, como Ventas, cuyos empleados usarán el sistema y serán agentes del cambio. Asigna a estos equipos la identificación de requisitos, lo que permitirá optimizar los recursos del equipo de IT en fases posteriores. Y, como en cualquier iniciativa estratégica, consigue el apoyo de la alta dirección y mantenla informada sobre el plan de implementación.

Analizar los datos y los flujos de trabajo

Los procesos de viajes, gastos y facturación afectan a toda la empresa y requieren la colaboración de múltiples departamentos. Los datos provienen de diversas fuentes y sistemas, desde Recursos Humanos, hasta ERP y otros. Es fundamental identificar el origen de los datos y su papel en los flujos de trabajo. Presta especial atención a los datos de Recursos Humanos, ya que suelen ser inexactos o incompletos. Un mapeo claro de los datos y los flujos de trabajo facilitará una implementación más eficiente.

Aprovechar la flexibilidad de las soluciones

Las soluciones en la nube son configurables y flexibles, lo que permite adoptar las mejores prácticas de empresas de todo el mundo. Es una gran oportunidad para evaluar si la manera en que la empresa ha operado hasta ahora sigue siendo la mejor. Analiza si el nuevo sistema ofrece un enfoque más eficiente. Asegúrate de elegir soluciones que cumplan con los estándares de seguridad internacionales, permitan la integración nativa con SAP ERP y otros sistemas, y ofrezcan inicio de sesión único para mayor comodidad.

Invertir tiempo en las pruebas

Como hemos mencionado, los procesos de viajes y gastos impactan en casi todas las áreas de la empresa. Por ello, es fundamental incluir en el plan de implementación un periodo de pruebas suficiente para verificar que todas las conexiones funcionan sin problemas y que los flujos de trabajo se desarrollan correctamente. Forma equipos de prueba para garantizar que los datos se gestionan de manera óptima. 

Más información sobre la implementación y por qué los equipos de IT eligen SAP Concur 

Una planificación adecuada, la recopilación de información y la elección de soluciones y socios tecnológicos idóneos son claves para implantar un nuevo sistema, ponerlo en marcha con éxito y obtener los beneficios esperados.

• Descubre los principales motivos por los que los equipos de IT eligen SAP Concur para comprender mejor por qué nuestras soluciones satisfacen las necesidades de TI y de las compañías. 
• Visita la página Gestión de gastos para responsables de IT ara acceder a más recursos y descubrir cómo SAP Concur puede mejorar la eficiencia y los resultados empresariales con una plataforma cloud única.