Controlar los Gastos Empresariales
¿Cómo puedo deducir el IVA de la gasolina?
Una de las preguntas que más nos hacen es: ¿Cómo puedo deducir el IVA? Y entre las cuestiones más delicadas suelen estar las que tratan sobre el IVA por el combustible. Deducir el IVA por la gasolina es algo que puede resultar complicado si no se hace bien, y hay que estar seguro de que se cumplen las condiciones establecidas por la Agencia Tributaria.
En este artículo, vamos a hablar de cómo reclamar el IVA sobre los gastos de combustible ocasionados por viajes de negocios y de los distintos escenarios que se pueden plantear. Así, podrás actuar del modo que mejor te convenga y evitar los riesgos de una inspección de Hacienda o, lo que es peor, una sanción económica.
Lo primero: demostrar que el vehículo se usa para el trabajo
Para deducir el IVA de la gasolina hay que demostrar que la actividad requiere un vehículo y que el vehículo se destina a esa actividad.
Para ello, lo más habitual –y recomendable– es presentar documentos que sirvan como justificantes. Entre estos, podemos incluir:
- los listados de los clientes a los que se visitan.
- La agenda de visitas.
- Correos o mensajes en los que se conciertan las reuniones.
- Presupuestos y facturas con esos clientes.
- Órdenes de visita firmadas y selladas por los clientes.
Documentar los pagos que se quieran deducir
Cada uno de los gastos que se quieran deducir como gastos de empresa tiene que ir acompañado de su correspondiente factura. También es recomendable que estos gastos estén reflejados en la contabilidad de la empresa que se presenta periódicamente a Hacienda.
¿Se puede deducir el 100% del IVA de la gasolina?
Esta es una de las preguntas más habituales al respecto y uno de los escenarios que más profesionales buscan para reducir sus gastos. Pero deducir el total del IVA correspondiente al combustible es muy complicado.
Para ello, habría que demostrar que el vehículo se utiliza exclusivamente para la actividad empresarial y que no ha habido ningún uso privado del mismo. Esto únicamente sucede en casos puntuales y Hacienda solo admite la deducción total en los siguientes supuestos:
- Vehículos destinados al transporte de viajeros mediante contraprestación;
- Vehículos destinados a la enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación;
- Vehículos utilizados para pruebas y ensayos en la promoción de ventas;
- Vehículos usados para desplazamientos de representantes y agentes comerciales;
- Vehículos de servicios de vigilancia;
- Vehículos mixtos para el transporte industrial o de mercancías.
En el resto de los casos, Hacienda acepta una deducción del 50% del IVA de la gasolina o el diésel que se haya gastado, siempre y cuando se demuestre esa relación comentada anteriormente entre los trayectos realizados y la actividad empresarial.
¿Cómo hago la deducción del IVA de la gasolina?
En conclusión, para poder deducir el IVA de la gasolina en el modelo 303, hay que pedir la factura de los repostajes y presentarla en la declaración trimestral correspondiente. Además, hay que contar con todos los registros y documentos posibles, propios y de terceros, que puedan acreditar que ese combustible se invirtió en traslados relacionados con la actividad de la empresa.
Como se ve, la deducción del IVA de la gasolina es algo que interesa a muchos autónomos y empresas, ya que ayuda a equilibrar las cuentas. Siempre existe la posibilidad de que Hacienda abra un proceso de inspección, pero tomando las medidas precisas se reducen las posibilidades de que haya una sanción económica.
Cómo automatizar los gastos de desplazamiento con Concur Drive
Si haces muchos trayectos en coche por trabajo, Concur Drive te ahorra tiempo y errores al capturar automáticamente los kilómetros y crear el gasto de forma directa en Concur Expense. Así, tienes un registro fiable, cumples política y ganas visibilidad del gasto en desplazamientos.
Guía paso a paso de cómo activar Drive
1. Activa Drive en la app móvil de SAP Concur
Abre la app > Mileage (o Kilometraje) > Settings > activa la captura automática. Puedes elegir entre dos modos:
- Programado (Scheduled): define días y horas de trabajo; los sensores inteligentes empiezan y terminan la captura cuando el vehículo se mueve y se detiene. Recomendado emparejar con el Bluetooth del coche para mejorar la precisión.
- Inicio manual (User-initiated): tú inicias y detienes cada trayecto.Conduce y deja que Drive haga su trabajo
2. La app usa el GPS del móvil para medir la distancia recorrida y genera registros de trayecto sin que tengas que abrir nada.
3. Revisa y clasifica los trayectos
Marca cada uno como “Business” o “Personal” y selecciona qué segmentos quieres enviar al reporte de gastos.
4. Crea el gasto de kilometraje en Concur Expense
Desde los trayectos registrados, genera el gasto con el cálculo automático del importe según la tarifa por kilómetro/milla configurada en tu empresa.
Consejos rápidos
- Privacidad y control: limita la captura a tu horario laboral con el modo Programado; con Bluetooth, Drive solo registra cuando estás en tu coche.
- Menos errores y fraudes: al basarse en distancia real, evitas estimaciones y redondeos; Finanzas gana trazabilidad y control.
- Contexto de la ruta: la vista con mapas te ayuda a recordar y justificar cada desplazamiento.
- Ajuste con el IVA del combustible: si usas coche propio y te reembolsan por kilometraje, Drive te resuelve el cálculo y la justificación del desplazamiento. Si además deduces IVA de gasolina, sigue siendo imprescindible guardar y adjuntar las facturas del combustible a tus reportes (Drive no sustituye esas facturas; las complementa con la trazabilidad del trayecto).
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Con SAP Concur puedes automatizar desde el kilometraje hasta la deducción de impuestos, ganando tiempo y control sobre tus desplazamientos.
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