Cómo recuperar las reservas fuera de política en los viajes de empresa

Las reservas fuera de política se han convertido en uno de los mayores retos para los travel managers y responsables de viajes y gastos. Nuevos canales de reserva, proveedores que contactan directamente con los empleados y cambios de última hora hacen que mantener el control sea cada vez más complejo. 

El problema no es solo el gasto. Las reservas fuera de política implican riesgos legales, falta de visibilidad, menor cumplimiento y oportunidades de ahorro perdidas. Y, en muchos casos, el desvío no se detecta hasta que el gasto ya está aprobado. 

La clave está en aplicar la tecnología adecuada para recuperar el control sin complicar la experiencia del viajero.

Por qué se producen las reservas fuera de política 

En la mayoría de los casos, las reservas fuera de política no son una decisión deliberada. Ocurren cuando: 

• El empleado no encuentra opciones adecuadas dentro de la herramienta corporativa. 
• Necesita reaccionar ante imprevistos como retrasos o cancelaciones. 
• El proceso de reserva es lento o poco intuitivo. 

Si la herramienta no ofrece flexibilidad, el viajero busca alternativas fuera del sistema y fuera de la política. 

Más opciones dentro de la política para mejorar el cumplimiento 

Cuantas más opciones conformes tenga el viajero dentro de la herramienta de reservas, más probable es que las utilice. Una experiencia ágil, personalizada y alineada con la política reduce de forma natural las reservas fuera de control. 

Las soluciones modernas de gestión de viajes permiten integrar contenido ampliado (NDC, aerolíneas low cost, hoteles y trenes en toda Europa), personalizar búsquedas con inteligencia artificial y acelerar el proceso de compra. El resultado es claro: mejor experiencia para el viajero y mayor cumplimiento para la empresa. 

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Cómo recuperar visibilidad cuando el viajero reserva fuera del sistema 

Incluso con una política bien definida, hay situaciones en las que el viajero necesita reservar directamente con el proveedor. En estos casos, el riesgo no está en la reserva en sí, sino en perder visibilidad sobre el itinerario y el gasto. 

La tecnología permite capturar estas reservas directas, integrar los datos automáticamente y aplicar tarifas negociadas, manteniendo el control independientemente del canal utilizado. 

Viajes y gastos integrados: la base del control 

Detectar una reserva fuera de política es solo el primer paso. El verdadero problema aparece cuando los gastos no autorizados se detectan demasiado tarde. 

Una plataforma integrada de viajes y gastos permite: 

• Aplicar la política desde la reserva hasta la aprobación. 
• Capturar cargos en tiempo casi real. 
• Enviar alertas automáticas para reforzar el cumplimiento. 

Las organizaciones que trabajan con sistemas integrados logran más cumplimiento y una reducción significativa de costes. 

Inteligencia artificial para auditar gastos y reservar viajes de forma eficiente (con compliance desde el inicio) 

La inteligencia artificial no solo sirve para auditar gastos cuando ya se han producido. Su verdadero valor está en acompañar al viajero desde el momento de la reserva y garantizar el cumplimiento de la política desde el inicio. 

Aquí es donde entra en juego Joule, el copiloto de IA de SAP. 

Durante el proceso de reserva, Joule ayuda al empleado a tomar decisiones alineadas con la política de viajes de la empresa, ofreciendo recomendaciones inteligentes, resolviendo dudas en tiempo real y mostrando únicamente opciones que cumplen los límites definidos. De este modo, el viajero reserva con confianza y dentro del compliance, sin necesidad de conocer al detalle cada norma. 

Una vez realizado el viaje, la inteligencia artificial sigue aportando valor en la fase de gasto. Las soluciones de viajes y gastos integradas permiten: 

• Analizar automáticamente cada transacción con IA y machine learning. 
• Detectar duplicidades, errores, fraudes o gastos fuera de política. 
• Identificar patrones de gasto que pasarían desapercibidos en una revisión manual. 
• Priorizar las transacciones de mayor riesgo para que el equipo financiero centre ahí sus esfuerzos. 

Este enfoque reduce el trabajo manual, acelera los procesos de auditoría y minimiza los errores humanos, sin generar fricción para el viajero. 

En lugar de revisar gastos uno a uno cuando ya es demasiado tarde, la inteligencia artificial permite prevenir desviaciones en la reserva y auditar con precisión después, combinando una mejor experiencia para el empleado con un mayor control para la empresa. 

La tecnología no sustituye al equipo financiero ni al travel manager. Les permite trabajar con más foco, más contexto y mejores decisiones. 

Aprobaciones previas al gasto para evitar desviaciones 

Controlar antes de gastar es más eficaz que corregir después. Las aprobaciones previas al gasto permiten validar viajes con estimaciones de coste automáticas y alineadas con la política y el presupuesto, reduciendo desviaciones y mejorando el control del gasto en viajes de empresa. 

Analizar los datos para anticiparse a las desviaciones 

Las políticas de viaje evolucionan constantemente. Contar con informes y paneles de datos permite identificar tendencias, detectar incumplimientos recurrentes y ajustar la política de forma proactiva. 

La diferencia está en anticiparse a las reservas fuera de política, no reaccionar cuando ya es tarde. 

La tecnología como aliada del travel manager 

Recuperar el control de las reservas fuera de política no significa imponer más restricciones, sino facilitar el cumplimiento con herramientas inteligentes, integradas y pensadas para el viajero y la empresa. 

La tecnología no sustituye al travel manager. Le da el control.