Cómo una app de gestión de gastos puede transformar el control de los gastos de tu empresa

Necesitas una forma sencilla y precisa de gestionar los gastos de empresa mientras te desplazas. Ya sea para controlar tickets durante un viaje de negocios, categorizar gastos o solicitar un reembolso, los métodos tradicionales suelen quedarse cortos. Los recibos en papel, las hojas de cálculo y los informes de gastos que requieren introducción manual de datos y procesos en papel ya no son suficientes.

Necesitas una solución mobile-first diseñada para simplificar y optimizar el control de los gastos empresariales: la gestión de gastos móvil de SAP Concur para empresas.

El caso de negocio de la gestión de gastos móvil

Confiar en recibos en papel y en el seguimiento manual durante un viaje de negocios es una apuesta segura para la frustración y la pérdida de documentación. Los empleados suelen volver con una colección de recibos deteriorados o descoloridos, o directamente se olvidan de presentar los gastos. Como consecuencia, los equipos financieros se enfrentan a retrasos, errores y reclamaciones que no cumplen la política, lo que ralentiza los reembolsos y dificulta aún más la elaboración de informes precisos.

El software de gestión de gastos móvil puede transformar el proceso de gestión de gastos, permitiendo a los empleados gestionar y enviar sus gastos al momento de la compra o desde cualquier lugar.

El software de gestión de gastos móvil permite:

• Captura y categorización instantánea de los gastos
• Sincronización en tiempo real con sistemas financieros en la nube
• Reservas de viaje, aprobaciones de gastos y ciclos de reembolso más rápidos
• Mayor visibilidad sobre las tendencias de gasto y el cumplimiento de las políticas

Al eliminar las ineficiencias del seguimiento manual de gastos, la gestión de gastos móvil te permite a ti y a tus empleados mantener la agilidad y el cumplimiento normativo, al tiempo que reduce la carga de trabajo de los equipos financieros, los viajeros de negocio y el resto de los implicados.

Los beneficios de una app de gestión de gastos

Adoptar una app de gestión de gastos puede tener un impacto significativo en la precisión y la eficiencia de los informes. Estas aplicaciones están diseñadas para abordar los problemas más habituales a los que se enfrenta tu empresa a lo largo del ciclo de vida del gasto.

Captura de recibos en tiempo real

La posibilidad de hacer una foto a un recibo y subirla al instante significa menos recibos perdidos. Tanto si invitas a un café a un cliente como si repostas un coche de alquiler durante un viaje de negocios, los recibos quedan protegidos y almacenados en la nube para que no se extravíen.

Categorización automática
ExpenseIt, una funcionalidad de Concur Expense, utiliza OCR, machine learning y GenAI para leer los recibos, identificar el tipo de gasto y asignarlo a la categoría correspondiente. Esta automatización ayuda a eliminar errores de introducción manual, mejora la precisión, ahorra tiempo y facilita las auditorías o la preparación de impuestos.

Almacenamiento en la nube e integración
Cada recibo, factura y registro de kilometraje se guarda y está accesible desde distintos dispositivos. Puedes acceder a los datos de forma segura desde cualquier lugar y la integración con plataformas ERP y contables crea un flujo de trabajo continuo. Se acabó volver a introducir datos o subir hojas de cálculo.

Reembolsos más ágiles
Los gastos pueden enviarse directamente desde la app y los responsables pueden aprobarlos con la misma facilidad. ¿El resultado? Reembolsos más rápidos y menos cuellos de botella en el proceso de aprobación.

Cumplimiento integrado
Las herramientas impulsadas por IA, como Concur Detect by Oversight, revisan automáticamente los gastos según las políticas de tu empresa y señalan los elementos fuera de política antes de que se conviertan en un problema. Puedes reducir considerablemente el gasto no conforme y detectar posibles fraudes para su revisión manual.

Mayor productividad
El 7º Informe Anual Global de Investigación sobre Travel Managers de SAP Concur revela que casi un tercio de los responsables de viajes afirma que la falta de acceso a los datos de viajes y gastos (T&E) dificulta su éxito. Con una app de gestión de gastos móvil y un sistema integrado, puedes reducir fricciones y mejorar la productividad.

Lo que hace posible la app móvil de SAP Concur

Las soluciones móviles de SAP Concur para la gestión de gastos empresariales combinan automatización, integración, IA y un diseño fácil de usar para ayudarte a mantener el control del gasto, estés donde estés.

Entre sus principales funcionalidades se incluyen:

• Reserva de viajes: reserva fácilmente viajes de negocios con Concur Travel y Concur TripLink.
• Flujos de aprobación móviles: los responsables pueden revisar y aprobar gastos desde cualquier lugar.
• Captura inteligente de recibos: los viajeros solo tienen que fotografiar el recibo y la app lo asocia a la transacción y categoría correctas.
• Seguimiento de kilometraje con GPS: registra automáticamente las distancias y calcula los reembolsos.
• Integración con tarjetas corporativas: concilia fácilmente las compras realizadas con tarjetas de empresa con los recibos subidos.
• Alertas de auditoría con IA: los controles de cumplimiento integrados reducen el riesgo de fraude y de reclamaciones no conformes.

Por qué la gestión de gastos móvil es beneficiosa para tu empresa

La gestión de gastos móvil simplifica el proceso de gestión de gastos y puede generar beneficios empresariales medibles.

Ahorro de tiempo
Los procesos manuales consumen tiempo y son propensos a errores. Automatizar la captura de recibos y agilizar los informes reduce de forma significativa el tiempo que los empleados dedican a tareas administrativas, permitiéndoles centrarse en trabajos de mayor valor.

La introducción de datos inexactos y la pérdida de recibos pueden desbaratar un flujo de procesamiento eficiente. Con las soluciones móviles de SAP Concur, no hay más recibos perdidos. Los usuarios de SAP Concur para viajes y gastos registran una reducción del 47 % en los recibos extraviados.

Menor riesgo y mayor cumplimiento
Se acabaron los gastos mal clasificados, las infracciones de política o los reembolsos retrasados. Con la aplicación automática de las políticas, puedes garantizar que el gasto se ajuste a los controles internos y a la normativa externa. La app ayuda a que todos los gastos y viajes estén correctamente documentados, categorizados y listos para auditoría.

Las organizaciones que utilizan una plataforma integrada de viajes y gastos informan de un aumento del 26 % en el cumplimiento de las políticas.

Mejor visibilidad financiera
Los datos en tiempo real te ayudan a comprender las tendencias de gasto e identificar oportunidades de ahorro. Los responsables pueden actuar más rápido y tomar decisiones financieras más inteligentes.

Las empresas que utilizan soluciones integradas de viajes y gastos tienen una mayor visibilidad del gasto, lo que se traduce en un ahorro anual del 21 % y el doble de eficiencia en el procesamiento de informes de gastos.

Mayor eficiencia y empleados más satisfechos
Los procesos de reembolso optimizados mejoran la experiencia del empleado y eliminan uno de los principales puntos de fricción en los viajes de negocios. Un flujo de trabajo más ágil también facilita la gestión y permite reembolsos más rápidos.

Los empleados que utilizan una plataforma integrada de viajes y gastos experimentan un 15 % más de rapidez en la reserva de viajes y un 10 % más de rapidez en los reembolsos.

Una app de gestión de gastos moderna

Hoy en día, los empleados trabajan cada vez más en remoto o en movilidad. Necesitas una app de gestión de gastos moderna que esté a la altura. La app móvil de SAP Concur te permite simplificar, automatizar y controlar cada euro gastado, estés donde estés trabajando.

Desde la captura inteligente de recibos y la visibilidad de datos en tiempo real hasta un mayor cumplimiento y satisfacción de los empleados, los beneficios del software de gestión de gastos móvil son evidentes. Si tu objetivo es gastar de forma más inteligente, avanzar más rápido y gestionar mejor, SAP Concur es la respuesta.