Travel and Expense
Cómo reducir el tiempo que los empleados dedican a reservar viajes de negocios
La gestión de viajes corporativos sigue siendo una de las tareas administrativas que más tiempo consumen para los empleados. Buscar vuelos, comparar hoteles, revisar políticas internas, solicitar aprobaciones y gestionar cambios de última hora puede convertir una simple reserva en un proceso largo y frustrante.
Sin embargo, la combinación de automatización, inteligencia artificial y plataformas integradas está transformando esta experiencia. Hoy, las organizaciones pueden reducir significativamente el tiempo que los empleados dedican a planificar y reservar viajes, al mismo tiempo que mejoran el cumplimiento normativo y el control del gasto.
El problema: demasiados pasos para una sola reserva
En muchas empresas, los viajeros todavía deben:
- Investigar manualmente vuelos y hoteles.
- Estimar costes para solicitar aprobaciones.
- Consultar las políticas corporativas antes de reservar.
- Utilizar múltiples herramientas para gestionar reservas, itinerarios y gastos.
- Resolver incidencias durante el viaje de forma independiente.
Este enfoque no solo reduce la productividad, sino que también incrementa el riesgo de incumplimiento de políticas y dificulta el control de costes por parte de los responsables de viajes corporativos.
Automatizar las estimaciones y aprobaciones previas
Uno de los mayores cuellos de botella se encuentra antes incluso de realizar la reserva. Los empleados suelen invertir tiempo en recopilar precios estimados de vuelos, hoteles y manutención para obtener la aprobación de un viaje.
Las soluciones impulsadas por IA permiten generar automáticamente estas previsiones utilizando datos de viajes en tiempo real. El empleado únicamente indica destino y fechas, mientras el sistema calcula los costes previstos y verifica el cumplimiento de las políticas corporativas. Además, cuando la solicitud cumple los criterios establecidos, las aprobaciones pueden automatizarse.
El impacto es significativo: las organizaciones pueden lograr una reducción del 83% en el tiempo dedicado a investigar viajes y preparar estimaciones de costes.
Simplificar la reserva con inteligencia artificial
Una vez aprobado el viaje, el siguiente reto es localizar las mejores opciones disponibles.
Las plataformas modernas de gestión de viajes consolidan en un único entorno vuelos, hoteles, trenes y vehículos de alquiler que ya cumplen con las políticas corporativas. Esto evita que los empleados tengan que consultar múltiples portales o validar manualmente cada opción.
La incorporación de asistentes conversacionales basados en IA lleva la experiencia un paso más allá. En lugar de navegar por numerosos filtros y pantallas, el viajero puede utilizar instrucciones sencillas como:"Resérvame un vuelo a París el martes por la mañana". El sistema genera recomendaciones personalizadas teniendo en cuenta preferencias individuales y políticas corporativas.
Según datos recogidos por SAP Concur, los usuarios experimentan una reducción del 19,2% en el tiempo dedicado a reservar viajes de negocios.
Guiar a los usuarios para evitar errores y consultas
Los empleados que viajan ocasionalmente suelen necesitar apoyo adicional para comprender los procesos de reserva y las políticas internas.
Las herramientas de acompañamiento digital integradas en la plataforma proporcionan instrucciones contextuales y guías paso a paso durante todo el proceso. Esto permite que incluso los viajeros menos experimentados completen sus reservas correctamente desde el primer momento.
Como resultado, disminuyen las consultas al equipo de viajes y se reduce el tiempo invertido en correcciones posteriores.
Centralizar reservas, itinerarios y cambios de última hora
La productividad también se ve afectada cuando la información del viaje está dispersa entre distintas aplicaciones.
Las soluciones integradas permiten gestionar itinerarios completos desde una única plataforma, con acceso móvil a vuelos, hoteles, alquileres de vehículos y actualizaciones en tiempo real. Si surge un retraso o una cancelación, el empleado puede modificar sus reservas rápidamente sin necesidad de buscar nuevos proveedores o contactar con varios servicios de atención al cliente.
Además, herramientas como TripIt Pro ofrecen alertas preventivas sobre retrasos, cambios de puerta de embarque o incidencias meteorológicas, permitiendo anticipar problemas antes de que afecten a la agenda del viajero.
Integrar viajes y gastos para eliminar tareas duplicadas
La reserva no termina cuando el empleado vuelve a casa. La elaboración de informes de gastos suele ser otra tarea que consume tiempo y genera frustración.
Las plataformas integradas conectan automáticamente las reservas realizadas, los pagos con tarjeta corporativa y los recibos capturados mediante fotografía. Gracias a la extracción automática de datos, el empleado evita introducir información manualmente y puede generar informes de gastos en cuestión de minutos.
Las organizaciones que utilizan soluciones integradas de viajes y gastos reportan un 53% más de eficiencia en los procesos de reserva y presentación de gastos.
¿Cómo pueden ayudarte las soluciones de SAP Concur?
Reducir el tiempo dedicado a reservar viajes no depende únicamente de digitalizar procesos, sino de conectar todas las etapas del viaje en una única experiencia. SAP Concur ayuda a las organizaciones a automatizar la planificación, reserva, aprobación y gestión de gastos desde una sola plataforma.
Entre sus principales ventajas destacan:
- Estimaciones de costes automatizadas mediante IA, que generan previsiones de vuelos y hoteles en tiempo real para agilizar las solicitudes de viaje.
- Reservas más rápidas y sencillas con Concur Travel y asistentes inteligentes que recomiendan opciones alineadas con las preferencias del viajero y las políticas corporativas.
- Aprobaciones automáticas para solicitudes que cumplen los criterios definidos por la empresa, reduciendo tiempos de espera y tareas administrativas.
- Visibilidad completa del viaje y del gasto, permitiendo a los equipos de travel management controlar costes, cumplimiento y riesgos desde una única plataforma.
- Gestión integrada de gastos, con captura automática de recibos y conciliación simplificada, evitando que los empleados tengan que dedicar horas a elaborar informes de gastos tras el viaje.
Los resultados son tangibles. Las organizaciones que utilizan SAP Concur han logrado una reducción del 19,2% en el tiempo dedicado a reservar viajes de negocios, mientras que Concur Request puede reducir en un 83% el tiempo invertido en investigar opciones de viaje y preparar estimaciones de costes. Además, los usuarios reportan un 53% más de eficiencia en los procesos de reserva y presentación de gastos.
En definitiva, SAP Concur permite que los empleados inviertan menos tiempo en tareas administrativas y más tiempo en actividades que aportan valor al negocio.
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