Cómo simplificar los viajes de negocios (y el control de gastos) sin perder visibilidad ni cumplimiento

Los viajes de negocios son clave para el crecimiento de muchas empresas, pero también pueden convertirse en una fuente constante de fricciones: aprobaciones lentas, gastos fuera de política, poca visibilidad, tareas manuales y viajeros frustrados.

Esto es algo que conocen muy bien Manuel, senior manager que viaja constantemente para reunirse con clientes, y Elena, global travel manager encargada de que cada viaje sea seguro, eficiente y rentable para la compañía.

Aunque sus roles son distintos, ambos comparten una misma necesidad: una gestión integral de viajes y gastos que funcione antes, durante y después del viaje.

Antes del viaje: menos fricción, más control desde el inicio

Todo empieza mucho antes de subir al avión. Solicitudes de viaje, estimaciones de costes, cumplimiento de políticas, aprobaciones, demasiadas tareas que tradicionalmente implicaban tiempo y trabajo manual.

Con una solución unificada de viajes y gastos como SAP Concur, los viajeros pueden:

• Generar estimaciones de costes precisas para vuelos, hoteles y comidas en cuestión de segundos.
• Enviar solicitudes que se aprueban automáticamente si cumplen con la política corporativa.
• Reservar directamente opciones ya validadas, incluyendo aerolíneas tradicionales, low cost, hoteles, trenes y coches.

De hecho, el uso de soluciones inteligentes permite reducir hasta un 83 % el tiempo dedicado a investigar viajes y preparar estimaciones de costes, y casi un 20 % el tiempo de reserva.

Durante el viaje: agilidad, asistencia y experiencia del viajero

Una vez en ruta, los imprevistos pueden aparecer en cualquier momento: retrasos, cambios de puerta, modificaciones de última hora o incidencias de seguridad.

Para el viajero de negocios, contar con:

• Alertas proactivas de vuelos y riesgos
• Acceso a su itinerario desde el móvil
• Posibilidad de modificar reservas sobre la marcha

marca la diferencia entre un viaje caótico y uno productivo.

Además, la integración con aplicaciones de movilidad, asistencia en viajes y plataformas de seguridad permite mantener informado al viajero y cumplir con el deber de protección de la empresa.

¿Quieres conocer en detalle cómo funcionan estas soluciones en cada fase del viaje?

Descarga el documento completo y descubre cómo viajeros y travel managers simplifican su día a día con SAP Concur.

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Después del viaje: gastos bajo control y sin tareas manuales

El momento “temido” para muchos viajeros llega al volver: los informes de gastos. Recibos, conciliaciones, errores, tiempos de espera. 

Las soluciones modernas de gestión de gastos permiten:

• Capturar recibos con una simple foto
• Extraer automáticamente importe, proveedor y fecha
• Generar informes de gastos prácticamente de forma automática
• Integrar los gastos con tarjetas corporativas en tiempo real

El resultado: hasta un 53 % más de eficiencia en reservas y envío de gastos, menos errores y una experiencia mucho más fluida para el empleado.

Para el travel manager: visibilidad total y decisiones basadas en datos

Mientras los viajeros ganan en comodidad, perfiles como el de Elena obtienen algo igual de valioso: control y visibilidad de principio a fin.

Con herramientas de análisis avanzadas, los travel managers pueden:

• Detectar patrones de gasto y riesgos
• Reforzar el cumplimiento de políticas
• Controlar mejor presupuestos y sostenibilidad
• Identificar áreas de mejora en la experiencia del usuario

No es casualidad que:

• El 78 % de las empresas mejore su cumplimiento de políticas
• El 45 % reduzca significativamente los costes de viajes y gastos
• Se logre un ROI del 406 % en tres años

Un enfoque unificado que transforma el programa de viajes

Cuando viajes, gastos, tarjetas, datos e integraciones trabajan juntos, los beneficios se multiplican:

• Menos tareas manuales
• Más control financiero
• Mejor experiencia para empleados
• Decisiones más inteligentes para la empresa

Para organizaciones con viajeros frecuentes (y también ocasionales), este enfoque marca la diferencia entre gestionar viajes o optimizar un programa completo de T&E.