Travel and Expense
Del self-service a la empresa autónoma: el futuro de los viajes corporativos ya está aquí
La inteligencia artificial está redefiniendo la forma en que las empresas gestionan sus procesos. En el ámbito de los viajes y gastos corporativos, esta transformación va mucho más allá de la automatización: supone una nueva manera de planificar, tomar decisiones y mejorar la experiencia tanto de los empleados como de los responsables financieros y de viajes.
En el último episodio de Tech lo cuento, João Carvalho, Head of Finance and Spend Management de SAP, conversa con Daniel Roose, VP Travel Product Marketing de SAP Concur, sobre uno de los conceptos que marcarán el futuro de las organizaciones: el Autonomous Enterprise o empresa autónoma.
Durante la conversación, ambos analizan cómo la inteligencia artificial está evolucionando desde un simple asistente hasta convertirse en un verdadero motor de decisiones inteligentes, capaz de ayudar a las empresas a gestionar sus programas de viajes y gastos de forma más eficiente.
El fin de la era del self-service
Durante las últimas décadas, gran parte de la innovación tecnológica ha consistido en ofrecer herramientas para que los usuarios pudieran realizar cada vez más tareas por sí mismos: reservar un vuelo, gestionar un gasto o aprobar una solicitud desde cualquier dispositivo.
Sin embargo, según explica Daniel Roose en este episodio, estamos entrando en una nueva etapa.
"Estamos llegando al final de la era del self-service."
La siguiente evolución consiste en que la tecnología deje de limitarse a ofrecer herramientas y pase a convertirse en un asistente inteligente capaz de comprender el contexto, anticipar necesidades y ejecutar muchas de las tareas de forma autónoma.
En lugar de aprender a utilizar múltiples aplicaciones o navegar entre distintos menús, bastará con indicar qué queremos conseguir para que la inteligencia artificial proponga las mejores opciones y complete gran parte del proceso.
¿Qué significa una empresa autónoma?
Hablar de Autonomous Enterprise no significa sustituir a las personas por la inteligencia artificial. Significa permitir que la tecnología asuma las tareas más repetitivas para que los profesionales puedan dedicar su tiempo a actividades de mayor valor.
En el ámbito de los viajes corporativos, esto supone contar con soluciones capaces de:
- Recomendar las mejores opciones de viaje según las políticas corporativas, los costes y las preferencias del viajero.
- Automatizar tareas administrativas y reducir el trabajo manual.
- Detectar posibles incidencias antes de que afecten al empleado.
- Proponer alternativas en tiempo real cuando surge un imprevisto.
- Facilitar decisiones más rápidas gracias al análisis inteligente de grandes volúmenes de información.
El objetivo no es que la inteligencia artificial tome el control, sino que se convierta en un aliado para mejorar la toma de decisiones.
El Travel Manager evoluciona hacia un rol más estratégico
La inteligencia artificial también transformará el papel del Travel Manager.
Muchas de las tareas operativas que hoy requieren una importante dedicación podrán automatizarse, permitiendo que estos profesionales centren sus esfuerzos en aspectos mucho más estratégicos.
Gracias a la IA será posible analizar tendencias, optimizar políticas de viaje, mejorar la experiencia del empleado, reforzar el cumplimiento normativo o gestionar con mayor rapidez situaciones excepcionales como cancelaciones, fenómenos meteorológicos o incidencias internacionales.
Más que sustituir su trabajo, la inteligencia artificial ampliará sus capacidades y les permitirá tomar decisiones mejor informadas.
Los datos: la base de una inteligencia artificial útil
Uno de los mensajes más importantes del episodio es que el verdadero valor de la inteligencia artificial depende de la calidad de los datos.
Para que las recomendaciones sean realmente útiles, las organizaciones necesitan trabajar con información fiable, actualizada y bien estructurada.
Solo así será posible pasar de analizar lo que ocurrió en el pasado a anticipar necesidades, detectar riesgos y ofrecer recomendaciones personalizadas en tiempo real.
En este contexto, disponer de una plataforma integrada de viajes y gastos permite aprovechar todo el potencial de la inteligencia artificial al contar con una visión completa de la información.
¿Qué papel tendrán las agencias de viajes?
La llegada de la inteligencia artificial tampoco supone el fin de las agencias de viajes corporativas (TMC).
Su función evolucionará hacia actividades donde el conocimiento experto seguirá siendo imprescindible.
Mientras que muchas reservas sencillas podrán automatizarse, las agencias continuarán aportando valor en ámbitos como:
- La gestión de incidencias complejas.
- La negociación con proveedores.
- La optimización de programas de viajes.
- La consultoría estratégica.
La tecnología asumirá gran parte de la operativa, mientras que las personas seguirán siendo clave para gestionar aquellas situaciones donde el criterio humano continúa marcando la diferencia.
¿Cómo pueden prepararse las empresas?
La adopción de la inteligencia artificial no empieza implantando grandes proyectos, sino identificando procesos concretos donde pueda aportar un beneficio inmediato.
Durante el episodio, Daniel Rose comparte varias recomendaciones para afrontar esta transformación:
- Empezar por casos de uso que resuelvan problemas reales.
- Garantizar una base sólida de datos de calidad.
- Integrar correctamente las distintas fuentes de información.
- Mantener supervisión humana durante la fase de adopción.
- Medir el impacto de las nuevas capacidades para seguir evolucionando.
La inteligencia artificial no debe entenderse como una tecnología aislada, sino como una herramienta capaz de mejorar la eficiencia, la experiencia del empleado y la calidad de las decisiones empresariales.
El futuro de los viajes corporativos ya ha comenzado
La conversación entre João y Daniel deja una idea clara: la transformación impulsada por la inteligencia artificial ya está en marcha.
La Autonomous Enterprise no es una visión lejana, sino una evolución que permitirá a las organizaciones trabajar de forma más inteligente, automatizar procesos de mayor complejidad y aprovechar mejor el conocimiento generado por sus propios datos.
En este nuevo escenario, el éxito no dependerá únicamente de incorporar inteligencia artificial, sino de combinarla con datos de calidad, procesos conectados y una supervisión humana que garantice decisiones más rápidas, más precisas y orientadas a generar valor para el negocio.
Escucha el episodio completo
Si quieres profundizar en cómo la inteligencia artificial está transformando la gestión de viajes y gastos corporativos, no te pierdas este episodio.
