Cómo la gestión inteligente de viajes y gastos está transformando el futuro

Hablemos de equilibrio. Las empresas buscan ahorro de costes y eficiencia en medio de la inflación, la inestabilidad global y otros desafíos. Al mismo tiempo, los viajes corporativos están experimentando una recuperación, ya que las compañías son conscientes de que, aunque las reuniones virtuales son útiles, no pueden sustituir por completo la importancia de las relaciones y los negocios que se forjan cara a cara.  

Las compañías pueden equilibrar y satisfacer tales necesidades competitivas aumentando la automatización de la tecnología y los procesos, concluye Forrester Consulting en su nuevo informe encargado por SAP Concur, Implusa tu trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos. 

Las ventajas de las soluciones inteligentes de viajes y gastos (T&E) no solo automatizan el proceso, sino que también incorporan tecnología de inteligencia artificial para ampliar los beneficios más allá de la productividad, el ahorro y los viajes. Las soluciones inteligentes de T&E proporcionan una mejor visibilidad de los gastos, la toma de decisiones y la experiencia de los empleados. 

Según Forrester, estos son los aspectos para destacar y las recomendaciones que derivan de una encuesta global realizada a responsables de la toma de decisiones de software de Gestión de Viajes y Gastos (T&E) que trabajan en Finanzas, Viajes, IT o en Adquisiciones:  

• El 76% de los responsables de la toma de decisiones afirman que aumentar la automatización mejora la eficiencia y la productividad, considerándolo una prioridad alta o crítica. Dos tercios mencionan que una plataforma de T&E más automatizada es clave para lograr esta prioridad. 
• El 78% prefiere una única plataforma para gestionar sus procesos de T&E. 
• El 64% señala que sus empresas están bajo presión para gestionar los costes. 
• El 77% considera que los viajes son importantes o muy importantes para gestionar las relaciones con los clientes, mientras que el 67% destaca su papel en la captación de nuevos clientes. 

Optimiza tu trabajo con soluciones inteligentes para la gestión de viajes y gastos

Lee el análisis de Forrester Consulting y descubre las recomendaciones para compañías de todos los tamaños.

Descárgate el Informe completo

Las soluciones actuales se quedan cortas

Cuando Forrester preguntó a muchos encuestados, estos describieron cómo sus soluciones actuales de gestión de viajes y gastos se quedaban cortas. Más de la mitad dicen estar atascados con una solución incapaz de escalar y adaptarse a sus necesidades, algo que afecta negativamente a su negocio. 

Otros desafíos que mencionan los responsables de la toma de decisiones sobre la gestión de viajes y gastos, es la dificultad para hacer seguimiento del gasto (54%), la frustración de los empleados con el proceso de gastos (59%) y la falta de datos oportunos para tomar decisiones (47%). Al observar los números, Forrester concluye que, cuando las organizaciones no cuentan con los datos necesarios para tomar decisiones, impacta negativamente en el desarrollo del negocio. 

Una plataforma integrada de viajes y gastos marca la diferencia 

Sin embargo, cuando Forrester analiza cómo se comparan las opiniones de los responsables en las empresas que utilizan una plataforma integrada de gestión de viajes y gastos con las de aquellos que recurren a soluciones fragmentadas, emerge una nueva perspectiva de trabajo:  

• Las empresas con sistemas fragmentados tienen 1,5 % más de probabilidades de tener dificultades con la visibilidad de los datos, procesos y sistemas.  
• Solo el 17% de los encuestados afirma que sus sistemas actuales pueden proporcionar alertas automáticas sobre cambios en las políticas y procedimientos de viajes y gastos, frente al 64% de los encuestados de una sola plataforma.  
• Solo una cuarta parte dice que su solución actual se conecta fácilmente con los otros sistemas de su negocio, en comparación con el 60% de los que poseen una plataforma integrada. 

Te invitamos a saber más a través de una Demo Personalizada , de nuestra plataforma de viajes, Concur Travel, líder en el sector y una inversión de la que no te arrepentirás. 

Si la combinas con Concur Expense, crearás una solución integral de gestión de gastos que ofrece una visión completa de todos los gastos, reservas de viajes y el cumplimiento de las políticas de viajes. Esto permitirá generar informes de gastos de forma automática, agilizando y optimizando los reembolsos a tus empleados. 

Una plataforma integrada de viajes y gastos marca la diferencia

Sin embargo, cuando Forrester examina cómo las opiniones de los responsables de la toma de decisiones en las compañías con una plataforma de T&E integrada se comparan con las opiniones de aquellos que utilizan soluciones fragmentadas, surge una nueva perspectiva de trabajo.

Por ejemplo, los encuestados que trabajan en compañías con sistemas fragmentados tienen 1.5 veces más probabilidades que sus homólogos de plataforma única de tener dificultades con la visibilidad oportuna de los datos, procesos y sistemas. Solo el 17% de los encuestados afirma que sus sistemas actuales pueden proporcionar alertas automáticas sobre cambios en las políticas y procedimientos de T&E, frente al 64% de los encuestados de una sola plataforma. Y solo una cuarta parte dice que su solución actual se conecta fácilmente con los otros sistemas de su negocio, en comparación con el 60% de los que poseen una plataforma integrada.

Le invitamos a conocer a través de esta breve demo Concur Travel , la plataforma de viajes líder en el sector y una inversión de la que nunca se arrepentirá. Cuando lo combina con Concur Expense, crea una solución de gastos totales que incluye una vista consolidada de los datos de gastos, reservas de viajes que completan automáticamente los informes de gastos y la capacidad de reembolsar a los empleados más rápidamente

Recomendaciones 

Las empresas son conscientes de los desafíos y obstáculos que las soluciones actuales de viajes y gastos pueden ofrecerles.  

Una cuarta parte de las compañías, Forrester las denomina “implementadores”, son aquellas que ya han buscado una plataforma de gestión de viaje sy gastos integrada e impulsada por la inteligencia artificial.   

Otros encuestados: el 39%, tienen la intención de implementar una solución actualizada en el plazo de un año, mientras que el 34% están interesados, pero aún no han hecho planes. 

Los “implementadores” tienen resultados y ganancias sólidas. Casi 7 de cada 10 afirman que su visibilidad de gastos aumentó, y el 54% descubrió que pueden proporcionar perspectivas que impulsen la acción. Un total del 68% afirma que su plataforma integrada mejora la experiencia de los empleados.  

Las compañías que deseen lograr ventajas similares deben: 

• Desarrollar un plan de negocio para una plataforma inteligente de gestión de viajes y gastos. 
• Asegúrate de que su plataforma de viajes y gastos pueda integrarse donde lo necesite (y adaptarse y crecer con el negocio). 
• Formar a sus empleados para automatizar los procesos. 
• Hacer una contribución importante a la sostenibilidad de su organización. 
• Tener objetivos a corto plazo, pero planificando a largo plazo. 

En SAP Concur, ayudamos a las empresas a integrar los viajes de negocios, los gastos y la gestión de facturas. Como nuestro Caso de Éxito con RENFE.   

Te invitamos a hacer una parada obligatoria para profundizar en nuestras soluciones y conocer a través de nuestro equipo local cómo sacar el máximo rendimiento a nuestras soluciones.  

Leer más 

Si quieres saber más acerca de esta encuesta, puedes descargarte el documento al completo aquí.