Crecimiento y Optimización
Más allá del cumplimiento: cómo construir un proceso financiero conectado
Durante los últimos meses, parte de la conversación empresarial se ha centrado en VeriFactu y la factura electrónica.
Y es lógico.
Las nuevas obligaciones regulatorias están obligando a las organizaciones a revisar sus procesos financieros y tecnológicos para garantizar el cumplimiento.
Pero existe una pregunta que muchas empresas empiezan a hacerse una vez resuelta la parte normativa:
¿Y ahora qué?
Porque cumplir es importante. Pero el verdadero valor aparece cuando la digitalización permite eliminar ineficiencias, automatizar tareas y mejorar la toma de decisiones.
En esta última entrega de la serie "El nuevo mapa de la facturación", exploramos cómo pasar del cumplimiento a una gestión financiera realmente conectada.
El problema no suele estar en la factura
Cuando una organización inicia un proyecto relacionado con la factura electrónica o VeriFactu, suele poner el foco en la emisión y recepción de facturas.
Sin embargo, los mayores retos suelen aparecer después.
Una factura llega a la empresa y comienza un recorrido que puede incluir:
- Validaciones.
- Aprobaciones.
- Contabilización.
- Pago.
- Archivo.
- Auditoría.
Si alguna de estas etapas sigue siendo manual, el proceso pierde eficiencia.
El coste oculto de los procesos desconectados
En muchas organizaciones la información financiera continúa repartida entre:
- Correos electrónicos.
- Carpetas compartidas.
- Hojas de cálculo.
- Sistemas aislados.
Las consecuencias suelen ser similares:
Menos visibilidad
Resulta difícil conocer el gasto real en tiempo útil.
Más errores
La introducción manual de datos incrementa el riesgo de incidencias.
Más tiempo administrativo
Los equipos dedican horas a tareas repetitivas.
Menor capacidad de análisis
La información llega tarde o de forma incompleta.
Cómo es un proceso financiero conectado
Un proceso financiero moderno conecta personas, datos y sistemas.
La información fluye automáticamente entre las distintas etapas del proceso.
Recepción
Las facturas se capturan y clasifican automáticamente.
Validación
Las políticas y controles se aplican de forma automática.
Aprobación
Los responsables reciben solicitudes desde cualquier dispositivo.
Contabilización
La información se integra con el ERP.
Análisis
Los equipos financieros obtienen visibilidad sobre el gasto en toda la organización.
La conexión entre gastos y viajes
Uno de los errores más frecuentes es gestionar cada área de forma independiente.
Por un lado, los gastos de empleados. Y por otro lado, los viajes corporativos.
Sin embargo, todas estas actividades forman parte del mismo ecosistema financiero.
Cuando se gestionan de forma integrada es posible:
- Mejorar la trazabilidad.
- Obtener una visión global del gasto.
- Aplicar políticas homogéneas.
- Reducir trabajo administrativo.
- Mejorar la experiencia de los empleados.
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El papel de la automatización y la inteligencia artificial
La tecnología está permitiendo automatizar tareas que hasta hace poco requerían intervención manual.
Por ejemplo:
- Captura automática de recibos.
- Clasificación inteligente de gastos.
- Validación de políticas.
- Detección de anomalías.
- Auditorías automatizadas.
Cómo ayuda SAP Concur a construir unas finanzas conectadas
SAP Concur ayuda a las organizaciones a conectar y automatizar procesos relacionados con:
Gestión de gastos
Captura, validación y aprobación de gastos empresariales.
Viajes corporativos
Control y visibilidad sobre los desplazamientos de negocios.
Cumplimiento y auditoría
Aplicación de políticas y controles de forma automática.
Integración financiera
Conexión con los principales ERP para garantizar la coherencia de los datos.
Del cumplimiento a la transformación
La factura electrónica y VeriFactu están impulsando una nueva etapa para las finanzas empresariales.
Las organizaciones que se limiten a cumplir con la normativa cumplirán con una obligación.
Las que aprovechen este momento para revisar y modernizar sus procesos obtendrán ventajas mucho más duraderas:
- Mayor eficiencia.
- Más control.
- Mejor experiencia para empleados y proveedores.
- Mayor capacidad de análisis.
- Más agilidad para tomar decisiones.
Da el siguiente paso hacia unas finanzas más conectadas
La factura electrónica y VeriFactu son solo el comienzo. Las organizaciones que obtienen un mayor valor son aquellas que aprovechan estos cambios para construir procesos financieros más ágiles, conectados y automatizados.
Con SAP Concur puedes integrar la gestión de gastos y viajes en una única plataforma, reduciendo las tareas manuales, reforzando el cumplimiento y obteniendo una visión más completa del gasto empresarial.
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