Optimiza la Productividad: Enfócate en el Sistema, No en la Persona

Los empleados poco productivos pueden salir más caros a tu empresa de lo que imaginas. Según un estudio de McKinsey, más de la mitad de los empleados encuestados afirma que su productividad en el trabajo es relativamente baja. Esta pérdida puede costar a una empresa entre 273 y 336 millones de euros al año. 

Entonces, ¿cómo pueden los líderes empresariales mejorar la productividad de sus equipos? Los avances significativos en este ámbito no dependen tanto de cada empleado, sino de la organización en su conjunto. La clave está en construir sistemas eficientes y adoptar herramientas adecuadas. No se trata de exigir más a cada trabajador, sino de crear un entorno que les permita ser más eficientes de forma natural. 

A continuación, te presentamos algunas estrategias para que tus empleados y tu empresa trabajen con éxito. 

Digitalización 

La digitalización, que consiste en transformar la información en formato físico a digital, simplifica y agiliza muchas tareas empresariales. Piensa, por ejemplo, en la presentación de un informe de gastos tras un viaje de trabajo. Los empleados suelen acumular una mezcla de recibos en diferentes formatos. Mientras que los billetes de avión o las facturas del hotel llegan por correo electrónico, es probable que también acumulen recibos en papel de restaurantes, taxis, y otros gastos. Digitalizar estos recibos no solo reduce el riesgo de pérdida, sino que acelera el proceso de reembolso. 

Con Concur ExpenseIt, basta con hacer una foto de los recibos para enviarlos directamente a Concur Expense. Gracias a su tecnología avanzada, como la IA generativa y el aprendizaje automático, identifica los datos clave, clasifica automáticamente los gastos y los incluye en un informe listo para su revisión. Además, reconoce recibos en varios idiomas, lo que facilita enormemente la gestión de gastos de los empleados que viajan al extranjero. 

Automatización 

La automatización ya no se limita a procesos industriales. Gracias a la IA generativa y a los modelos de lenguaje avanzado, las soluciones de software también están ayudando a las empresas a automatizar tareas y a mejorar la productividad. Dos de las tareas más tediosas en la gestión de gastos, como las aprobaciones de compras y las auditorías de informes, son ideales para automatizar. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la carga de trabajo y genera datos clave para planificar mejor el futuro. 

Con Concur Request, las solicitudes y aprobaciones se gestionan de forma automática, mejorando el control del presupuesto y garantizando el cumplimiento de las políticas internas. Esta herramienta establece un proceso de autorización claro, captura la información esencial y permite decisiones rápidas y efectivas. Incluso ayuda a los empleados a buscar estimaciones de costes para viajes con su funcionalidad Request Assistant. 

Por su parte, Inteligence Audit es una solución de SAP Concur diseñada para agilizar el trabajo y aumentar la productividad. En lugar de que el equipo financiero revise manualmente todos los informes de gastos, nuestra auditoría inteligente utiliza tecnología para detectar incumplimientos de políticas y discrepancias, permitiendo que los auditores se centren en las transacciones de mayor riesgo. También identifica patrones de gasto que podrían pasar desapercibidos, añadiendo una capa extra de protección contra el fraude. 

Integración 

Aunque muchas empresas están adoptando tecnología para optimizar la gestión de viajes y gastos (T&E), los bancos de datos siguen siendo un problema importante. Según nuestra sexta encuesta anual SAP Concur Global Business Travel Survey, un 31 % de los gestores de viajes afirma que la falta de acceso a todos los datos de T&E dificulta su trabajo. 

Por eso, las soluciones integradas son tan relevantes. Gestionar los viajes y los gastos de forma separada no solo es ineficiente, sino que limita la capacidad de analizar su impacto en el negocio. Las soluciones de SAP Concur, como Concur Travel y Concur Expense, están diseñadas para integrarse entre sí y con otros sistemas SAP, permitiendo una visión completa y optimizada de los datos. 

Más información 

Aunque la productividad de cada empleado influye en el rendimiento empresarial, garantizar que todos trabajen al máximo nivel requiere una visión más estratégica. Todo pasa por los procesos, las herramientas y los sistemas que la empresa pone a su disposición. 

Para descubrir cómo las soluciones de SAP Concur pueden transformar la productividad de tu empresa, consulta nuestro artículo: “4 Buenas prácticas para desarrollar las políticas de viajes corporativos”.