Prevención del fraude: claves para proteger tu empresa

La prevención del fraude no puede ser un simple trámite de cumplimiento. Para que sea realmente eficaz, debe ir más allá de cubrir el expediente y apostar por estrategias proactivas que reduzcan los riesgos. 

Muchas organizaciones carecen de políticas y procesos adecuados porque confían en sus empleados o no han tenido problemas graves. Sin embargo, esto no significa que no estén siendo víctimas de fraude: simplemente no lo están detectando. Según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), las empresas pierden, de media, un 5 % de sus ingresos anuales a causa del fraude. El 86 % de los casos están relacionados con apropiación indebida de activos, como fraudes de empleados que inflan gastos de viajes o dietas. 

¿Qué son la protección y la prevención del fraude? 

La protección y la prevención del fraude consisten en establecer políticas y procesos que ayuden a evitar que se produzcan situaciones fraudulentas. Aunque no existe una solución infalible para eliminar todo el fraude, sí hay medidas eficaces para reducir los riesgos. Centrarse en los tipos de fraude más habituales permite proteger mejor a la empresa y limitar su exposición. 

¿Cómo funciona la prevención del fraude? 

Una estrategia eficaz de prevención del fraude requiere un enfoque proactivo e integral. Debe incluir: 

• Identificación de riesgos potenciales 
• Procedimientos internos sólidos 
• Uso de tecnología para detectar y señalar irregularidades 
• Formación y concienciación del personal 

Comparar los datos de forma constante con políticas y patrones establecidos permite detectar anomalías con mayor rapidez.

Beneficios de una buena estrategia antifraude 

Implantar técnicas de prevención del fraude conlleva numerosas ventajas: 

• Protección financiera: se minimizan las pérdidas económicas derivadas del fraude. 
• Eficiencia operativa: se agilizan procesos y se reducen interrupciones por incidentes. 
• Cumplimiento normativo: se garantiza el cumplimiento de leyes y regulaciones del sector. 
• Reputación protegida: se mantiene la confianza del público y se cuida la imagen de marca. 
• Ventaja competitiva: se demuestra el compromiso con prácticas éticas y gestión del riesgo. 

Un buen programa antifraude también refuerza el cumplimiento interno y actúa como freno ante posibles fraudes internos. 

Tipos de prevención del fraude 

Las estrategias de prevención funcionan mejor cuando se combinan dentro de un enfoque global. Estas son algunas de las más efectivas: 

Prevención del fraude interno 

Evaluación de riesgos a nivel empresarial (EWRA) 

Este análisis identifica los riesgos más comunes en función de tu actividad y sector, ofreciendo una visión realista de las áreas más vulnerables y una hoja de ruta para corregirlas. 

Puede aplicarse a toda la organización o por departamentos y funciones según el grado de exposición. Para obtener una visión completa del riesgo, conviene evaluar tanto fraudes internos como externos en todos los procesos. Algunas áreas críticas donde suelen detectarse fraudes son: 

• Operaciones: 14 % 
• Contabilidad: 12 % 
• Ventas: 12 % 
• Atención al cliente: 9 % 
• Alta dirección / Ejecutivo: 9 % 

La evaluación de riesgos debe hacerse de forma periódica, especialmente en zonas sensibles, cuando se lanzan nuevos productos o se cambian procesos. También es recomendable hacer auditorías aleatorias de transacciones como notas de gastos. 

Políticas y procedimientos internos 

Los controles internos son clave para evitar el fraude. Algunas buenas prácticas incluyen: 

Separación de funciones 

Repartir tareas entre distintos empleados evita que una sola persona tenga control total sobre un proceso. Por ejemplo, que los pedidos deban ser aprobados por una persona y el equipo de cuentas por pagar verifique la recepción de los productos antes de pagar. 

Controles de autorización 

Aplicar revisiones y aprobaciones adecuadas según el tipo de gasto. La tecnología puede automatizar este proceso y señalar gastos que no cumplen las políticas. 

Conciliación 

Revisar y conciliar transacciones, cuentas e inventarios para detectar anomalías. Ejemplos: contar inventario físico, comparar fichajes con nóminas o comprobar pagos para evitar duplicidades o fraudes. 

Entre los fraudes más comunes detectables con buenos controles están: 

• Gastos mal clasificados: el 65 % de los viajeros de negocios ha declarado gastos personales como si fueran profesionales. 
• Documentación falsa: informes con facturas manipuladas o inventadas. 
• Gastos inflados: se compra algo, se devuelve y se reclama el reembolso. 
• Duplicación de informes: se presenta el mismo gasto varias veces para cobrarlo varias veces. 

Monitorización y auditoría automatizadas 

La supervisión continua ayuda a detectar actividades irregulares. Algunas herramientas útiles: 

• Análisis de datos para detectar duplicados o gastos no conformes. 
• Analítica del comportamiento para identificar accesos o acciones sospechosas. 
• Auditorías frecuentes en áreas críticas como transferencias, compras o inventario. 
• Informes de excepción para transacciones que superen umbrales o infrinjan normas. 

La monitorización en tiempo real en cada transacción puede marcar la diferencia. 

Formación y concienciación 

El 43 % de los casos de fraude se detecta gracias a avisos, y la mitad proviene de empleados. Por eso, es fundamental que sepan reconocer qué es fraude, cómo detectarlo y cómo reportarlo. 

Se recomienda explicar los tres pilares del "Triángulo del Fraude": 

• Oportunidad: falta de control o supervisión. 
• Racionalización: justificación interna del fraude. 
• Presión: motivaciones externas o personales. 

Prevención del fraude externo 

Ciberseguridad 

En un entorno digital interconectado, es vital proteger datos sensibles frente a brechas de seguridad e intentos de robo de identidad. Las bases de una buena ciberseguridad incluyen: 

• Gobernanza de datos 
• Gestión de riesgos 
• Cumplimiento normativo 
• Formación continua 
• Gestión de incidentes 
• Controles técnicos 

También es clave prevenir fraudes online como robos de tarjetas, pagos falsos o suplantaciones. 

Cumplimiento normativo 

Según el país y el sector, tu empresa puede estar sujeta a normativas específicas para prevenir el fraude, como: 

• AML / KYC (banca y finanzas) 
• PCI-DSS (pagos con tarjeta) 
• HIPAA (sanidad) 
• SOX (empresas cotizadas en EE.UU.) 
• RGPD (protección de datos en la UE) 

Es fundamental revisar regularmente el cumplimiento normativo como parte de la evaluación de riesgos. 

Prevención del fraude y cumplimiento: un binomio imprescindible 

El fraude y la falta de cumplimiento no solo afectan a la cuenta de resultados: también generan tensión y sobrecarga en los equipos responsables del control interno. 

Implementar herramientas digitales automatizadas e integradas permite detectar y prevenir el fraude con mayor eficacia. 

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