¿Cuáles son los riesgos del fraude y cómo pueden mitigarlos las empresas?

Ya sea de forma intencionada o no, incumplir las políticas internas, la normativa del sector o la legislación vigente puede exponer a su compañía a graves riesgos financieros, legales y reputacionales. 

Proteger a su organización del fraude y garantizar que nada se pase por alto es esencial. Sin embargo, las empresas actuales gestionan un volumen creciente de partidas de gasto, que abarcan diferentes departamentos, categorías y métodos de pago, lo que incrementa la complejidad y los riesgos asociados. 

¿Por qué ocurre el fraude? Según la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE), el motivo principal es la falta de controles internos. 

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¿Qué es el fraude y por qué es tan importante para las compañías? 

El fraude se produce cuando los empleados no siguen las políticas internas o las normativas aplicables. Puede deberse a un error involuntario o a un acto fraudulento y, en materia de gestión de gastos, genera múltiples riesgos. 

Cuando los empleados presentan reclamaciones de gastos imprecisas o fraudulentas, el impacto puede ser considerable. Además de reembolsar importes no conformes, los informes financieros pueden contener errores. Esto puede derivar en consecuencias mayores, como incumplimientos fiscales o elaboración de informes financieros inexactos, que puede resultar en sanciones regulatorias y vulnerabilidades en materia de seguridad. 

La precisión y el cumplimiento no son negociables. No garantizar estos aspectos puede poner en riesgo: 

• Integridad financiera: Un buen cumplimiento permite una elaboración de informes precisa y un reembolso adecuado, evitando errores en los estados financieros. 
• Protección legal: El cumplimiento de las leyes fiscales, las normativas del sector y las políticas corporativas reduce el riesgo de sanciones y conflictos legales. 
• Gestión de la reputación: Demostrar prácticas éticas y conformes a la normativa refuerza la confianza de clientes, inversores y empleados. 

A medida que las regulaciones se vuelven más complejas, las organizaciones que no priorizan el cumplimiento están más expuestas que nunca. 

¿Cuáles son los principales riesgos del incumplimiento en las organizaciones? 

Analicemos algunos de los más relevantes. 

Consecuencias legales y económicas 

No cumplir con la legislación fiscal, las normativas o los estándares de informes puede generar auténtico caos interno. Además de multas o sanciones por parte de los organismos reguladores, aumentan las probabilidades de litigios. También es posible que aumente la frecuencia de auditorías externas o gubernamentales, especialmente si se trata de una compañía que cotiza en bolsa. 

Impacto en la reputación 

La falta de cumplimiento puede afectar gravemente a su reputación. Clientes, inversores y partners comerciales pueden perder la confianza en compañías que no cumplen con las políticas del sector o la normativa vigente. En muchos casos, esto se traduce en cobertura negativa en medios y un deterioro de la imagen pública. 

La falta de controles también puede minar la percepción que tiene la plantilla sobre la dirección de la compañía, lo que impacta en la moral del equipo y dificulta la captación y retención del talento. 

Disrupciones operativas 

El fraude también puede crear disrupciones. Cuando las políticas de cumplimiento no están claras o no se aplican correctamente, los informes de gastos pueden contener errores o inexactitudes. Esto obliga a los responsables y equipos de contabilidad a dedicar tiempo adicional a corregir errores y hacer un seguimiento de información para verificar reclamaciones de gastos, lo que desvía recursos de sus funciones principales. La intervención manual implica una pérdida de tiempo considerable, además de reducir la eficiencia general de los procesos. 

Fraude y pérdidas de dinero 

Los controles de cumplimiento débiles pueden derivar en pérdidas financieras importantes, no solo por sanciones regulatorias, sino también a causa del fraude. Las prácticas de cumplimiento deficientes pueden facilitar la ejecución de transacciones no autorizadas o fraudulentas sin ser detectadas. Por ejemplo, si no se aplican procesos de gestión de gastos, se corre el riesgo de que personas malintencionadas presenten facturas falsas o infladas. 

Sin una supervisión adecuada, puede pasar por alto fácilmente: 

• Reclamaciones de gastos duplicadas o recibos manipulados 
• Pagos de proveedores no autorizados o gastos clasificados erróneamente 
• Transacciones de alto riesgo que tienen el mayor riesgo de fraude 

La ACFE (Asociación de Examinadores de Fraude Certificados) estima que hasta un 5% de los ingresos se pierde a causa del fraude ocupacional cada año, con una pérdida media por caso de 145 500 USD. En el 89% de los casos, el fraude implica apropiación indebida de activos, como gastos falsos o inflados, o fraude en nóminas. Aunque solo el 5% de los casos de fraude se relaciona con manipulación intencionada de estados financieros, estos son los más costosos, con pérdidas medias superiores a 750 000 USD. 

¿Cómo puede el fraude comprometer la seguridad de la organización? 

Además de representar un riesgo financiero y legal significativo, el fraude puede generar vulnerabilidades críticas en materia de seguridad. 

Brechas de datos y ciberdelincuencia 

El fraude también puede conllevar problemas relacionados con la privacidad de los datos. Una gestión inadecuada de la información financiera o de los datos de empleados puede infringir normativas de privacidad y derivar en sanciones. 

Asimismo, no cumplir con los protocolos de ciberseguridad puede exponer los sistemas financieros, y los datos confidenciales de la compañía, a accesos no autorizados, con el potencial riesgo de ciberataques, robo de identidad u otras violaciones de seguridad. 

¿Qué estrategias pueden adoptar las empresas para garantizar el cumplimiento? 

Para minimizar los riesgos de incumplimiento, las organizaciones deben adoptar un enfoque proactivo y apostar por herramientas de cumplimiento modernas, capaces de: analizar continuamente los datos, detectar anomalías y patrones de gasto no conformes e identificar posibles fraudes. 

Establecer políticas claras y coherentes 

Cuando las políticas no están bien definidas, se multiplican los errores y las oportunidades de fraude. Contar con políticas claras, bien definidas y aplicadas de forma coherente es fundamental para garantizar el cumplimiento. 

Es recomendable revisar las políticas con regularidad para asegurarse de que incorporan buenas prácticas, como, por ejemplo: 

• Definición de gastos permitidos: Especificar qué gastos son reembolsables y cuáles no. 
• Establecimiento de límites de gasto: Fijar umbrales claros para viajes, entretenimiento y gastos varios. 
• Revisiones periódicas de políticas: Actualizar las políticas con frecuencia para adaptarlas a la normativa vigente y a las necesidades de la compañía. 

Implante procesos formales de revisión y aprobación 

Contar con flujos de trabajo de aprobación bien definidos permite detectar a tiempo transacciones no conformes. Colabore con líderes financieros, gerentes de equipo y otras partes interesadas para definir los requisitos de aprobación necesarios. Tener varios revisores involucrados puede ayudar a identificar y frenar posibles incumplimientos. Por ejemplo, se pueden establecer múltiples niveles de aprobación para categorías de gasto de alto riesgo o importes por encima de determinados umbrales. 

Además, su estrategia debe incluir capacitación específica para los aprobadores sobre cómo detectar y prevenir gastos no conformes o posibles fraudes. 

Herramientas automatizadas para reforzar el cumplimiento 

Automatizar las comprobaciones de cumplimiento ayuda a reducir significativamente los errores humanos y mejorar la precisión. Por ejemplo, herramientas como Intelligent Audit, Concur Detect by Oversight y Verify utilizan inteligencia artificial para auditar recibos y comprobar que cumplen con las políticas. 

Estas soluciones impulsadas por inteligencia artificial, combinadas con la supervisión humana, permiten detectar gastos no conformes y garantizar que las normas se apliquen de forma coherente. El resultado es una reducción considerable de la carga de trabajo manual y un sistema mucho más eficiente para gestionar el cumplimiento. 

Las herramientas de gestión de gastos adecuadas no solo facilitan el control, sino que también ayudan a fomentar y mantener una cultura de cumplimiento que protege tanto a la compañía como a las personas. 

Proporcionar formación a los empleados 

La formación del personal también es fundamental. Cuando los empleados comprenden las políticas de gastos de su compañía, así como el funcionamiento de su sistema y los procesos de gestión de gastos, es mucho más probable que cumplan con las normas. Incluso las políticas mejor definidas pueden fallar si las personas no las comprenden o no saben dónde encontrarlas. 

Al formar a su plantilla sobre los requisitos internos y normativos, le permitirá reducir los incumplimientos involuntarios y consolidar una cultura de cumplimiento en toda la compañía. 

Un enfoque proactivo del cumplimiento 

Adoptar un enfoque proactivo en materia de cumplimiento, junto con la implementación de herramientas automatizadas de gestión de gastos y auditoría, ayuda a reducir el fraude y el gasto no conforme. 

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