Simplifica la gestión de los gastos de dietas y kilometraje

La gestión de los gastos de dietas y kilometraje es una de las que mayores quebraderos de cabeza ocasiona. Esto se debe a que las dietas suelen estar sujetas a cambios fiscales y los reembolsos previstos por ley varían de un país a otro. 

Además, cada empresa tiene sus propios protocolos para el control de los gastos y cuando estos tienen que ver con el transporte y las dietas por viajes, la gestión se puede complicar aún más. 

Por este motivo, y para evitar errores contables que puedan suponer fallos en las retribuciones o, en el peor de los casos, sanciones por parte de la Administración Pública, es conveniente contar con una solución eficaz. 

¿Qué tipos de gastos de kilometraje y dietas hay? 

Los gastos de dietas y los gastos de kilometraje son muy variados y, aunque en ocasiones se suelen mezclar, es mejor tener claro cuáles pertenecen a cada categoría: 

Gastos de dietas 

Estos gastos son los derivados del tiempo que pasa el trabajador fuera del lugar de trabajo. Aquí, se incluyen dos grupos de gastos, que son los siguientes: 

• Gastos de estancia: los referidos a hoteles u otro alojamiento; 

• Gastos de manutención: los referidos a restaurantes y establecimientos de hostelería. 

Gastos de kilometraje 

Estos gastos incluyen todo lo relacionado con el traslado y los transportes durante las actividades fuera del lugar de trabajo: 

• Combustible; 

• Billetes de autobús, tren o avión; 

• Billetes y abonos de transporte público; 

• Peajes; 

• Facturas de taxi; 

• Gastos de estacionamiento y de mantenimiento del coche. 

Lo que no se consideran gastos de kilometraje que se puedan pasar a la empresa son los relacionados con las multas de tráfico o los gastos ocasionados fuera del horario o del ámbito laboral. 

La gestión de dietas con Concur Expense 

Concur Expense cuenta con una función que permite gestionar las dietas de un modo sencillo, rápido y seguro. Esto se debe a que, por primera vez, esta función permite realizar los cálculos de modo específico para cada país, actualizando de un modo automático los límites que existen en ellos, sin tener que introducir manualmente los cambios que se aplican a las dietas. En total, son más de 100 los países para los que se disponen cálculos y actualizaciones automatizadas, y esto supone una gran ayuda a la hora de gestionar grandes volúmenes de información y cálculos. 

El servicio de dietas de viaje está integrado con Concur Request, por lo que los informes de gastos se generan automáticamente al presentar las solicitudes de viaje, y la información de reservas y los cálculos de dietas se generan de modo automático cuando se completan los viajes. La principal ventaja de esto es que se puede obtener una vista optimizada y eficiente de los viajes y, consecuentemente, un mayor control de los gastos que conllevan. 

La integración de este servicio de dietas en SAP permite simplificar los procesos necesarios cuando hay que solicitar dietas de gastos de viaje cuyo importe supere lo exigido por ley. Además, el diseño actualizado de su interfaz también se centra en el manejo por parte de usuarios de todo tipo, ya que cuenta con un diseño optimizado para resultar más intuitivo; resulta más accesible e inclusiva, sobre todo por la adopción del SAP Accessibility Standard; y permite una mayor eficiencia gracias a unos flujos de tareas mejorados, con los que los usuarios podrán ahorrar tiempo en los procesos, añadir asistentes, detallar gastos o establecer previsiones. 

Recuerda, el servicio de dietas de viaje está totalmente integrado en SAP y está disponible en la sección de Gastos de Concur Expense. Además, también está integrado con Concur Request y permite reenviar partes gravables al sistema SAP HR, por lo que las gestiones y procesos para todo lo relacionado con gastos de dietas y kilometraje es ahora mucho más fácil y seguro de completar. 

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