Cómo automatizar los gastos de tu empresa: guía paso a paso

El día a día del departamento de contabilidad puede volverse un caos cuando la gestión de gastos sigue siendo manual. Facturas en papel, recibos perdidos, errores en la introducción de datos o aprobaciones lentas.Todo esto afecta la eficiencia y el control financiero de la empresa.

¿Te suena familiar? No eres el único. El 64% de los líderes financieros aseguran que están bajo presión para optimizar costos y mejorar la productividad. Sin embargo, muchos equipos siguen atrapados en procesos ineficientes que consumen demasiado tiempo.

La buena noticia es que la automatización puede cambiar por completo la forma en que gestionas los gastos. Con herramientas como Concur Expense, puedes decir adiós a los procesos manuales y ganar visibilidad y control sobre el flujo de caja.

Los desafíos de la gestión manual de gastos

Si tu equipo aún gestiona facturas y gastos de forma tradicional, seguramente se enfrenta a problemas como:

• Errores en la introducción de datos: Los procesos manuales dejan margen para equivocaciones que pueden generar pagos duplicados o facturas perdidas.
• Falta de control y visibilidad: Sin un sistema centralizado, es difícil saber cuánto se ha gastado y en qué se está destinando el dinero.
• Aprobaciones lentas y burocracia: Cada factura debe pasar por varios niveles de revisión, lo que retrasa los pagos a proveedores y afecta las relaciones comerciales.
•  Riesgo de fraudes y gastos indebidos: Sin una verificación automatizada, es más fácil que se paguen facturas incorrectas o que no cumplen con las políticas internas.
• Pérdida de tiempo en tareas repetitivas: Los equipos de contabilidad pueden pasar horas conciliando facturas y verificando gastos, en lugar de centrarse en tareas estratégicas.

Pero existe una solución: la automatización de gastos con Concur Expense.

Cómo la automatización de gastos con Concur Expense puede ayudar

Concur Expense es una solución de gestión de gastos diseñada para simplificar y optimizar todo el proceso, desde el registro de facturas hasta la aprobación y pago.

Beneficios clave de la automatización

• Mayor precisión y menos errores: Concur Expense utiliza inteligencia artificial para capturar datos automáticamente, evitando errores humanos en la introducción de facturas.
• Visibilidad total del gasto: Toda la información se centraliza en un solo lugar, lo que permite tomar decisiones estratégicas basadas en datos en tiempo real.
• Control y cumplimiento: Se aplican reglas de aprobación automáticas y se verifican los gastos con las políticas internas para evitar fraudes y errores.
• Aprobaciones más rápidas y sin papeleo: Las facturas pueden aprobarse desde cualquier lugar con un clic, eliminando retrasos innecesarios.
• Optimización del flujo de caja: Tener una visión clara de los gastos permite planificar mejor los presupuestos y anticiparse a necesidades financieras.
•  Ahorro de tiempo y dinero: Empresas que implementan Concur Expense han logrado ahorrar hasta 41.800 € al año y reducir los pagos atrasados en un 24%.

El camino hacia la automatización: paso a paso

La transición hacia la automatización no tiene por qué ser un cambio brusco. Muchas empresas prefieren hacerlo de manera gradual:

1.  Automatización básica: Digitaliza la recepción de facturas y elimina el uso de papel.
2. Automatización parcial: Implementa la captura automática de datos y el proceso de aprobación digital.
3. Automatización completa: Unifica la gestión de gastos y pagos en una plataforma como Concur
   

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