Crecimiento y Optimización
Cómo Mediapro transformó la gestión de viajes y gastos en una ventaja financiera estratégica
En un entorno tan dinámico como el audiovisual, la gestión de viajes y gastos puede convertirse rápidamente en un freno operativo si no se apoya en la tecnología adecuada. Mediapro, uno de los mayores grupos audiovisuales de Europa, se enfrentaba precisamente a este reto: múltiples unidades de negocio, proyectos internacionales, rodajes en distintas localizaciones y más de 30.000 informes de gastos al año.
El objetivo no era solo digitalizar procesos, sino ganar control, visibilidad y gobernanza financiera, sin perder la agilidad creativa que define a la compañía.
El reto: complejidad operativa y falta de visibilidad
Con presencia en 28 países y actividades que abarcan televisión, cine, medios digitales, eventos en directo y coproducciones internacionales, Mediapro operaba con modelos de gasto muy distintos según cada unidad de negocio.
El sistema interno existente, basado en procesos manuales y carga de PDFs, había sido fiable durante años, pero ya no respondía a las nuevas necesidades:
- Escasa automatización
- Falta de visibilidad en tiempo real
- Dificultad para controlar gastos por proyecto
- Riesgos en cumplimiento de políticas internas y normativas fiscales
- Procesos administrativos lentos y poco escalables
El plan inicial contemplaba varios años de implementación, dada la magnitud del cambio y la diversidad de casuísticas.
La solución: una plataforma flexible, escalable y centralizada
Para afrontar este escenario, Mediapro eligió SAP Concur, una solución capaz de adaptarse a la complejidad de su ecosistema sin imponer rigidez operativa.
Gracias a su alto nivel de configurabilidad, cada unidad de negocio pudo mantener sus propios flujos de aprobación, categorías de gasto y reglas específicas, mientras la compañía ganaba un control centralizado del gasto.
Además, la integración con los sistemas financieros y ERP existentes permitió:
- Información y reporting en tiempo real
- Conciliaciones más rápidas y precisas
- Mayor trazabilidad y control desde el origen del gasto
Lo más destacable: el despliegue completo se realizó en solo siete meses, muy por delante del plazo previsto inicialmente.
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Saber másResultados: eficiencia, control y experiencia de usuario
La implantación de SAP Concur supuso un antes y un después en la gestión de viajes y gastos de Mediapro:
- Procesos 100 % digitales, sin papel
- Reducción significativa del tiempo administrativo
- Mejora en la recuperación de IVA
- Mayor disciplina financiera y cumplimiento normativo
- Visibilidad total del gasto para los equipos financieros
- Experiencia de usuario intuitiva, accesible desde web y app móvil
Más allá de la eficiencia operativa, el proyecto permitió a Mediapro superar los objetivos iniciales de ahorro y posicionarse como referente en gobernanza responsable del gasto dentro del sector audiovisual.
Como resumen, la gestión de viajes y gastos dejó de ser una tarea administrativa para convertirse en una herramienta estratégica de control y toma de decisiones.
Cuando la tecnología acompaña al negocio
Este caso demuestra que incluso en organizaciones complejas, creativas y descentralizadas, es posible implantar soluciones financieras robustas sin sacrificar agilidad. La clave está en elegir una tecnología capaz de adaptarse al negocio, y no al revés.
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