¿Existen plazos de caducidad para las reclamaciones de gastos de viaje?

¿Qué hacer con ese viejo informe de gastos de viaje que se coló en un archivo o estaba escondido en un cajón? Un gasto adicional por comidas de varias decenas de euros que data de hace más de un año y que se ha olvidado: ¿Aceptamos la pérdida financiera y demonizamos a nuestra pobre organización? 

Probablemente muchos empleados hacen precisamente eso. Especialmente cuando las políticas de gastos de viaje son muy estrictas. Sin embargo, hay diferentes intereses detrás de una política de empresa y requisitos legales. 

Prescripción: políticas de viajes en las empresas 

Establecer un plazo de prescripción al procesar los informes de gastos de viaje suele ser necesario para las empresas. Cada gasto reembolsado se registra en un período contable específico. Siempre es difícil para el departamento financiero procesar informes de gastos de viaje con varios meses o incluso años de retraso. Por lo tanto, los empleados también deben seguir su sentido común en este caso: Cuanto antes presenten sus informes de gastos de viaje, antes podrán recibir el reembolso de sus gastos por parte de su empresa. 

Añadir un plazo razonable de prescripción de los gastos incurridos a la propia política de viajes de la empresa es una buena manera de garantizar la tramitación a tiempo y evitar cualquier impacto inesperado en la tesorería de la empresa.  

El plazo de prescripción "correcto" 

En España no existe un plazo legal de prescripción para reclamar el reembolso de estos gastos y lo habitual es que estos plazos se fijen por parte del departamento de administración o contabilidad de cada una de las empresas. Normalmente, el plazo es de un mes, que es un margen sensato para que los empleados tengan tiempo para organizar su documentación y presentarla. 

De todas maneras, lo que siempre se recomienda es que sean las empresas las que paguen, en la medida de lo posible, esos gastos. Por ejemplo, haciendo ellas las reservas y compras online de los billetes de avión y tren o de las estancias en hoteles. Para los gastos que no sea posible adelantar de este modo, la solución óptima pasaría por entregar una tarjeta de empresa al empleado y alentarle a que pague con ella esos gastos. 

Limita la "procrastinación": liquida los gastos de viaje a través de una aplicación. 

Aunque el debate sobre la prescripción de los informes de gastos de viaje es complejo, existe una forma eficaz de animar a los empleados a completar sus informes con rapidez. Una aplicación móvil que se encarga del informe de gastos por sí sola al permitir a los empleados procesar sus gastos desde su smartphone: en cuanto se dispone de un recibo, el empleado hace una foto. La información se lee al instante y puede añadirse al informe de gastos correcto. Con la aplicación Concur, los viajeros de negocios pueden crear su informe de gastos en minutos. 

Especifica las políticas de viaje 

Las empresas no deben dudar en solicitar la ayuda de un abogado o asesor jurídico cuando se trate de cuestiones complejas relacionadas con la legislación laboral. Una política de viajes bien formulada es esencial para una gestión transparente de los gastos, lo que incluye especificar un plazo dentro del cual deben contabilizarse los gastos de viaje. Un periodo de seis meses es habitual y recomendable en la mayoría de las empresas. 

Si te ha gustado este artículo, te invitamos a que descubras Concur Expense para la gestión automatizada de informes de gastos. 

Además, también puedes descubrir cómo Grupo Prim ha ganado en agilidad y un mayor control del gasto con Concur Expense.