Términos clave en la gestión de gastos

Solución de SAP Concur diseñada para ofrecer visibilidad estratégica sobre el gasto corporativo, permitiendo identificar oportunidades de optimización, controlar costes y maximizar la eficiencia en la gestión de los recursos financieros.

Funcionalidad de una solución de gestión de gastos que permite a los usuarios fotografiar y cargar recibos directamente desde un dispositivo móvil. Esto facilita la digitalización y el almacenamiento de justificantes, simplifica la elaboración de informes de gastos y mejora la precisión y la eficiencia del proceso de reporte. 

Solución de auditoría de gastos de SAP Concur basada en inteligencia artificial que identifica anomalías, gastos duplicados y desembolsos que incumplen las políticas corporativas antes de su reembolso. Integrada de forma nativa en los flujos de trabajo de Concur, realiza verificaciones automáticas, reduce la necesidad de auditorías manuales y acelera la tramitación y aprobación de las solicitudes de gasto. 

Herramienta integrada en la aplicación móvil de SAP Concur que captura automáticamente los recorridos realizados, reduciendo las tareas administrativas, mejorando la precisión de los informes de gastos y garantizando una gestión más eficiente de los reembolsos por kilometraje.

Plataforma integral de gestión de gastos que automatiza y simplifica todo el ciclo de gastos corporativos, permitiendo una mayor transparencia, cumplimiento de políticas y eficiencia operativa, al tiempo que minimiza riesgos y costes administrativos.

Plataforma integral de gestión de viajes corporativos que conecta reservas, itinerarios y gastos en un entorno único, mejorando la experiencia del viajero, reforzando el deber de cuidado de la organización y proporcionando una visibilidad completa sobre el gasto en viajes. 

Capacidad de conectar aplicaciones y sistemas mediante API para automatizar el intercambio de datos y procesos. Esta conectividad permite una integración fluida con plataformas ERP, impulsando un ecosistema digital unificado y mejorando la eficiencia operativa.

Capacidad de registrar y supervisar la huella de carbono asociada a las operaciones de una organización, proporcionando información clave para respaldar las estrategias de sostenibilidad, cumplir los compromisos medioambientales y reducir las emisiones de forma efectiva. 

Cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el marco normativo de la Unión Europea que regula la recopilación, el tratamiento, el almacenamiento y el intercambio de datos personales de los ciudadanos europeos. Su objetivo es proteger la privacidad de las personas, garantizar la seguridad de la información y asegurar que las organizaciones gestionen los datos de forma transparente, responsable y conforme a la legislación vigente. 

Práctica de revisar y validar los gastos para garantizar que cumplen las políticas corporativas, los presupuestos aprobados y los requisitos internos de la organización antes de autorizar su reembolso. Este proceso ayuda a prevenir gastos no autorizados, reducir el riesgo de fraude y asegurar un uso adecuado de los recursos financieros.

Proceso que garantiza que las reservas y los gastos de viaje realizados por los empleados cumplen las políticas corporativas y los requisitos normativos aplicables.

Cumplimiento de las leyes, normativas y estándares aplicables a la gestión del gasto empresarial y la elaboración de informes financieros. Incluye el cálculo correcto de impuestos, la conservación adecuada de datos y documentación, y la preparación para auditorías, garantizando que la organización opera de forma transparente, precisa y conforme a los requisitos legales y regulatorios vigentes.

Proceso mediante el cual una organización garantiza que sus operaciones, informes financieros y actuaciones de los empleados cumplen las leyes, normativas y requisitos regulatorios aplicables en todos los países y regiones donde desarrolla su actividad. Su objetivo es minimizar riesgos legales, promover prácticas éticas y asegurar una gestión transparente y responsable del negocio. 

Cumplimiento de las leyes, normativas, estándares y requisitos regulatorios aplicables a la actividad de una organización. Abarca aspectos como la protección de datos, la elaboración de informes financieros, la prevención del soborno y otras obligaciones legales, garantizando que las operaciones se desarrollen de forma ética, transparente y conforme a la normativa vigente.

Mecanismo inteligente que analiza los gastos presentados por los empleados para identificar y eliminar entradas duplicadas, minimizando errores humanos, evitando pagos innecesarios y asegurando el cumplimiento de las políticas de gasto de la organización. 

Proceso de convertir recibos en papel en documentos digitales para facilitar su almacenamiento, gestión y uso en los procesos de reporte de gastos.

Obligación corporativa de velar por la seguridad y el bienestar de los empleados en desplazamiento, mediante políticas, procesos y herramientas que permitan identificar riesgos, ofrecer asistencia en tiempo real y actuar de forma eficaz ante situaciones imprevistas. 

Capacidad de una organización para ofrecer productos o servicios de alta calidad utilizando el menor tiempo, esfuerzo y recursos posibles. La eficiencia operativa busca optimizar procesos, eliminar actividades que no aportan valor y maximizar la productividad, manteniendo o mejorando los resultados obtenidos.

Emisiones de gases de efecto invernadero generadas como resultado de los viajes de negocios, incluyendo desplazamientos en avión, tren, taxi, vehículo de alquiler y estancias de hotel.

Tecnologías, sistemas y procesos que una organización utiliza para gestionar y controlar el gasto. Garantizan que los recursos se utilicen de acuerdo con las políticas corporativas y dentro de los presupuestos establecidos.

Conjunto de procesos y controles que gestionan el ciclo de vida completo de los gastos corporativos, desde su registro hasta su reembolso, asegurando el cumplimiento normativo, la eficiencia operativa y la transparencia financiera. 

Acto intencionado de falsear o inflar gastos empresariales para obtener un beneficio indebido. La detección y prevención del fraude en gastos es fundamental para proteger los recursos de la organización, garantizar el cumplimiento de las políticas corporativas y reforzar los controles internos. 

Conjunto de procesos, políticas y herramientas destinados a gestionar el gasto corporativo de forma eficiente, proporcionando visibilidad, control y cumplimiento, al tiempo que optimiza los costes y simplifica la experiencia de los empleados. 

Proceso de coordinación, seguimiento y gestión de todos los detalles de un viaje de negocios, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte terrestre, itinerarios y cambios de programación. 

Gestión integral de las reservas de viajes corporativos, incluyendo transporte, alojamiento y servicios complementarios, con el objetivo de optimizar costes, mejorar la experiencia del viajero y asegurar el cumplimiento de las políticas de la organización.

Capacidad de monitorizar y gestionar los movimientos de efectivo de la organización, proporcionando visibilidad sobre la situación financiera y facilitando una toma de decisiones más eficiente para preservar la liquidez y maximizar la rentabilidad.

Capacidad de acceder a una solución de gestión de gastos desde un dispositivo móvil, permitiendo a los usuarios capturar recibos, registrar gastos, crear y enviar informes, así como revisar y aprobar solicitudes de gasto de forma remota. Esto proporciona mayor flexibilidad, agiliza los procesos y mejora la productividad de empleados y responsables. 

Proceso de supervisión, control y gestión de los viajes de negocios y los gastos realizados por los empleados. 

Gastos que incumplen las políticas corporativas de la organización, como compras que superan los límites de gasto establecidos, reservas realizadas con proveedores no autorizados o la ausencia de justificantes válidos. Estos gastos suelen requerir una revisión adicional y pueden ser rechazados o requerir una aprobación excepcional antes de su reembolso. 

Tecnologías, sistemas y procesos que una organización utiliza para gestionar y controlar el gasto. Garantizan que los recursos se utilicen de acuerdo con las políticas corporativas y dentro de los presupuestos establecidos.

Capacidades de automatización que optimizan procesos operativos mediante la ejecución automática de tareas repetitivas y basadas en políticas. Al eliminar intervenciones manuales, mejoran la eficiencia, reducen costes, aceleran los ciclos de procesamiento y aumentan la precisión de las operaciones.

Marco de control financiero que permite gestionar el gasto de forma eficiente mediante políticas, procesos y herramientas tecnológicas que aseguran el cumplimiento presupuestario, optimizan el uso de los recursos y reducen riesgos operativos y financieros. 

Tecnología que identifica automáticamente gastos que incumplen las políticas corporativas mediante el uso de inteligencia artificial, reglas de validación y controles automatizados. Analiza informes de gastos, facturas y registros financieros para detectar anomalías, duplicidades, posibles fraudes o cualquier actividad que no se ajuste a las normas establecidas por la organización. 

Registro estructurado de los gastos realizados por un empleado en el desempeño de sus funciones, que permite a la organización supervisar el gasto, agilizar los procesos de reembolso, mejorar la trazabilidad y asegurar el cumplimiento de las normas internas y requisitos de auditoría. 

Proceso de sincronización automática de la información de los empleados entre el Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) y el sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Esta integración garantiza que los datos de personal se mantengan actualizados, consistentes y alineados en ambas plataformas, reduciendo las tareas administrativas manuales y mejorando la eficiencia operativa. 

Capacidad de integrar el ERP con otras plataformas empresariales para automatizar el flujo de información, unificar datos y proporcionar una visión completa y en tiempo real de las operaciones, mejorando la productividad y la toma de decisiones.

Capacidad de integrar múltiples plataformas tecnológicas en un ecosistema unificado, facilitando el intercambio fluido de información, la automatización de procesos y una visión única y fiable de los datos empresariales.

Integración entre las soluciones SAP Concur y SAP S/4HANA que permite sincronizar automáticamente la información de viajes y gastos. Esta conexión garantiza la consistencia de los datos financieros, automatiza los procesos empresariales y proporciona una visión unificada del gasto para mejorar el control, la eficiencia y la toma de decisiones. 

Capacidad de integrar las tarjetas corporativas con las plataformas de gestión de gastos para automatizar el flujo de información financiera, aumentar el control sobre el gasto y proporcionar una visión más completa y actualizada de las transacciones de la organización.

Proceso de identificación, evaluación y mitigación de los riesgos que pueden afectar a la reputación, la situación financiera, el cumplimiento normativo o las operaciones de una organización.

Tecnología que automatiza la captura e introducción de datos al convertir el texto contenido en imágenes, documentos escaneados o archivos PDF en información digital estructurada y procesable.

Proceso de mejora continua de los flujos de trabajo con el objetivo de lograr resultados más rápidos, precisos y eficientes, reduciendo costes, eliminando tareas innecesarias y optimizando el uso de los recursos disponibles. 

Capacidad de optimizar los movimientos de efectivo a través de previsiones, automatización de procesos y controles de gasto, asegurando que la organización disponga de los recursos necesarios en el momento adecuado mientras mejora la rentabilidad y el control financiero.

Transacciones realizadas por una organización para remunerar a sus proveedores por los bienes o servicios suministrados.

Modelo de control de acceso que define los niveles de autorización de cada usuario en función de sus responsabilidades, reforzando la seguridad de la información, el cumplimiento normativo y la protección de los datos corporativos. 

Asignación diaria establecida por la organización para cubrir los gastos que un empleado incurre durante un viaje de negocios, como manutención, alojamiento, transporte y otros gastos menores.  

Marco de gobierno que define las reglas y controles para la gestión de compras, viajes y gastos corporativos, promoviendo la eficiencia, la transparencia y el cumplimiento de las políticas internas y los requisitos normativos. 

Proceso mediante el cual un empleado debe obtener la autorización de un responsable o aprobador designado antes de reservar un viaje de negocios.

Proceso integral que engloba todas las etapas necesarias para la adquisición de bienes y servicios, desde la solicitud de compra y la selección de proveedores hasta la recepción de los productos o servicios, la gestión de facturas y el pago final.

Marco integral de seguridad y cumplimiento que protege los datos corporativos mediante controles, procesos y tecnologías avanzadas, garantizando el cumplimiento normativo, la gestión del riesgo y la confianza de clientes, empleados y socio.

Proceso de reclamación y recuperación de impuestos pagados en gastos empresariales que son susceptibles de devolución o deducción, como el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o el Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST).

Proceso mediante el cual una organización devuelve a sus empleados los importes correspondientes a gastos de negocio previamente asumidos por ellos, asegurando el cumplimiento de las políticas internas y una gestión eficiente de los recursos financieros. 

Capacidad de registrar y rastrear todas las actividades y transacciones realizadas en un sistema, proporcionando una trazabilidad completa de los usuarios, acciones y fechas. Este historial es fundamental para reforzar el control interno, facilitar las auditorías y asegurar el cumplimiento normativo.

Capacidad de registrar y gestionar de forma precisa los desplazamientos realizados por motivos de trabajo, facilitando el cálculo de reembolsos, el control de costes y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y corporativas. 

Conjunto de medidas preventivas y procedimientos que una organización implementa para proteger la seguridad, la salud y el bienestar de sus empleados durante los viajes de negocios.

Servicio de auditoría de SAP Concur que integra capacidades tecnológicas y el conocimiento de un equipo internacional de auditores para mejorar el control de gastos, reducir riesgos, asegurar el cumplimiento de las políticas corporativas y liberar tiempo de los equipos financieros y administrativos.

Servicios especializados que facilitan la puesta en marcha, integración y optimización de soluciones empresariales, asegurando su alineación con los objetivos de la organización y maximizando el valor obtenido mediante una rápida adopción por parte de los usuarios. 

Capacidad de mantener datos alineados y actualizados en todo el ecosistema tecnológico de la organización, proporcionando una única fuente de información fiable que favorece la eficiencia operativa, la visibilidad empresarial y la calidad de las decisiones. 

Solicitud formal realizada por un empleado o departamento para la adquisición de bienes o servicios necesarios para la actividad de la organización. Incluye información relevante como la cantidad requerida, la justificación de negocio, el coste estimado y otros detalles necesarios para su evaluación y aprobación antes de iniciar el proceso de compra. 

Solicitud formal presentada por un empleado para obtener la aprobación de un viaje de negocios antes de realizar cualquier reserva. Incluye información como el propósito del viaje, el destino, las fechas previstas y los costes estimados, permitiendo a la organización verificar que el desplazamiento cumple las políticas corporativas y se ajusta al presupuesto disponible.

Soluciones tecnológicas en la nube que proporcionan acceso seguro y en tiempo real a aplicaciones y datos, mientras el proveedor gestiona la infraestructura, la seguridad y la evolución de la plataforma. Esto permite a las organizaciones reducir costes, ganar agilidad y escalar sus capacidades según sus necesidades. 

Conjunto de herramientas integradas que conectan los procesos de viajes y gastos en una única plataforma. Esta integración proporciona visibilidad en tiempo real sobre el gasto corporativo, automatiza los flujos de trabajo y refuerza el control financiero, permitiendo una gestión más eficiente, transparente y basada en datos. 

La evaluación del impacto ambiental, económico y social de una organización con el fin de garantizar su sostenibilidad y éxito a largo plazo.

Tarjeta de pago emitida por la empresa que permite a los empleados adquirir suministros, suscripciones, herramientas y otros bienes o servicios en nombre de la organización, generalmente a través de proveedores autorizados. Facilita las compras dentro de los límites y políticas de gasto aprobados, al tiempo que proporciona a la empresa una visibilidad en tiempo real de las transacciones y del flujo de caja.

El proceso de sustituir procesos empresariales manuales o heredados por software moderno para mejorar la eficiencia, la fiabilidad y la toma de decisiones, permitiendo a las organizaciones escalar sus operaciones sin una carga administrativa excesiva.

Solución premium de gestión de viajes que proporciona visibilidad en tiempo real de los itinerarios, monitoriza incidencias y ofrece alternativas de forma proactiva, mejorando la continuidad de los desplazamientos, reduciendo el impacto de las interrupciones y optimizando la experiencia del viajero corporativo.

Práctica de tomar decisiones responsables para reducir el impacto ambiental de los viajes de negocios. 

Capacidad de una organización para conocer, analizar y comprender con claridad cómo, dónde y en qué se utilizan sus recursos financieros.