El Ministerio de Infraestructuras y Transportes de Italia transforma la gestión de gastos con SAP Concur

Transformación digital en el sector público

Antes de SAP Concur: procesos manuales y escasa visibilidad

Antes de la implementación de SAP Concur, el Ministerio de Infraestructuras y Transportes (MIT) gestionaba los informes de gastos mediante procesos totalmente manuales. La tramitación requería recopilar recibos en papel, cumplimentar formularios a mano y enviarlos físicamente para su aprobación, lo que generaba una importante carga administrativa y provocaba errores, duplicidades y una visibilidad muy limitada del estado de cada expediente. Esta situación no solo ralentizaba los tiempos, sino que impactaba negativamente en la experiencia de los empleados.

La decisión de implementar SAP Concur

El Ministerio buscaba una solución que le permitiera digitalizar de forma integral la gestión de gastos, mejorar la eficiencia operativa y facilitar el cumplimiento normativo. Tras evaluar distintas opciones, optó por SAP Concur por su fiabilidad, escalabilidad y capacidad de integración con los sistemas existentes. La facilidad de uso y la automatización del flujo de trabajo fueron factores clave en la decisión.

La solución: una gestión moderna y centralizada

Tras un periodo de implementación, MIT implantó un conjunto completo de soluciones: Concur Expense, Concur Request, Budget, Intelligence, ExpenseIt y User Support Desk. Esta suite permite digitalizar los informes de gastos, gestionar solicitudes de forma anticipada, controlar presupuestos en tiempo real y analizar los datos para facilitar la toma de decisiones.

Beneficios y resultados

Desde la implantación, el Ministerio de Transportes e Infraestructuras ha logrado una transformación significativa:

Reducción drástica del tiempo dedicado a crear y validar informes de gastos.
Mayor control y trazabilidad en todo el proceso.
Mejor experiencia de usuario gracias a una plataforma digital, rápida e intuitiva.
Mayor coordinación entre departamentos gracias a una integración eficiente.
Transparencia y cumplimiento normativo mediante registros automáticos.

Todo ello ha contribuido a una gestión más moderna, eficiente y alineada con los objetivos de transformación digital del Ministerio.

Los beneficios incluyen, además de la reducción significativa de los tiempos en la composición y validación de las notas de gastos y los pagos, la posibilidad de contar con un único sistema donde la información es accesible, consultable y segura

-Giorgio Agrifoglio, Director División 1 – Transformación Digital, Ministerio de Infraestructuras y Transportes