Las mejores prácticas para registrar el kilometraje

El kilometraje es una de las partidas de gasto más habituales (y a menudo más elevadas) para empleados que utilizan su vehículo por motivos laborales. A priori, podría parecer fácil de registrar: anotar el cuentakilómetros al principio y al final del trayecto, o estimarlo con una app de navegación. Pero la realidad es un poco más compleja. 

Errores, olvidos, rutas modificadas o incluso reclamaciones infladas. Intencionadas o no, hacen que los informes de kilometraje sean una fuente frecuente de discrepancias y dolores de cabeza tanto para empleados como para el equipo financiero. 

Por suerte, existen formas más inteligentes y seguras de gestionar este proceso. Si quieres evitar problemas y ganar en eficiencia, aquí tienes las mejores prácticas para el registro de kilometraje y cómo aplicarlas con Concur Drive, la solución integrada en la app móvil de SAP Concur. 

1. Deja que la tecnología haga el trabajo por ti 

Registrar manualmente el kilometraje es poco eficiente y propenso a errores. Concur Drive automatiza el proceso mediante el GPS del móvil y sensores inteligentes, para que el usuario no tenga que hacer nada más que conducir. 

Drive ofrece dos opciones: 

• Registro automático, estableciendo días y franjas horarias de trabajo para que la app registre los trayectos dentro de ese horario. 
• Registro manual, en el que el usuario puede iniciar y detener el seguimiento con un simple clic en la app. 

Además, está optimizado para consumir muy poca batería, incluso cuando funciona en segundo plano. Punto extra para los que ya van con el móvil justo al final del día. 

2. Separa lo personal de lo profesional con facilidad 

No todos los viajes en coche deben ir al informe de gastos. Drive permite etiquetar fácilmente cada trayecto como personal o de negocios y eliminar los que no correspondan antes de enviar la solicitud. Esto es especialmente útil para quienes combinan recados personales durante la jornada laboral. 

3. Configura tus preferencias para una experiencia a medida 

Drive se adapta al estilo de trabajo de cada empleado. Puedes: 

• Conectarlo al Bluetooth del coche para registrar solo cuando realmente estás al volante. 
• Activar el modo "Movimiento" en iOS para evitar registrar pasos o carreras como si fueran kilómetros en coche. 
• Integrarlo con Google Maps para ver claramente las rutas recorridas, lo que facilita recordar y justificar cada desplazamiento. 

4. Facilita la vida al departamento de Finanzas (y cumple con la normativa) 

Concur Drive no solo mejora la precisión de los informes, también aporta una trazabilidad clara y auditable. La integración con Google Maps permite ver el trayecto exacto y el kilometraje real de cada viaje. 

Esto significa: 

• Menos margen para errores o fraudes. 
• Mayor facilidad para auditorías. 

5. Crea un flujo de trabajo sin fricciones 

Una vez registrado el viaje, este se añade automáticamente a un borrador de informe de gastos. El usuario solo tiene que revisarlo, seleccionar qué trayectos desea reembolsar, y enviar. El sistema aplica directamente la tarifa por kilometraje establecida por la empresa. 

Este nivel de automatización: 

• Ahorra tiempo. 
• Aumenta la precisión. 
• Mejora la experiencia del usuario. 
• Reduce los costes hasta en un 30 % en reembolsos por kilometraje. 

6. Acompaña a tus empleados en el proceso 

La clave para una adopción exitosa es una experiencia de usuario sencilla. SAP Concur ofrece materiales como: 

• Vídeos cortos y fáciles de seguir. 
• Guías de configuración paso a paso. 
• Cursos prácticos para aprender a usar Concur Drive en minutos. 

Conclusión 

Digitalizar y automatizar el registro del kilometraje no solo evita errores y ahorra tiempo: es una estrategia inteligente que mejora la transparencia, garantiza el cumplimiento normativo y optimiza los costes. Concur Drive ofrece una solución fácil, flexible y precisa para que tanto empleados como responsables financieros respiren tranquilos. 

¿Te interesa implementar una solución más eficaz para el registro de kilometraje en tu empresa? 

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