¿Qué es un informe de gastos?

El informe de gastos es una parte esencial de toda empresa, pero esconde muchos secretos. Requiere tiempo, recursos e incluso puede ser una carga para los departamentos de finanzas y contabilidad. Sin embargo, es imposible prescindir de él. Gracias al informe de gastos, los empleados pueden recibir la liquidación o el reembolso de los gastos de empresa que hayan realizado por su cuenta. A continuación, vamos a ver los fundamentos de un informe de gastos. 

1. El informe de gastos: definición
2. ¿Para qu
é sirve un informe de gastos?
3
. ¿Qué aspecto tiene un informe de gastos?
4. Informes de gastos: modelos aplicables
5. Anticipo de gastos: un método para limitar las cuentas de gastos
6. El fraude y los informes de gastos
7. ¿Qué es el IVA en los informes de gastos?
8.¿Qué hacer cuando se presenta un informe de gastos sin factura?

 

El informe de gastos: definición  

El informe de gastos es un documento (en papel o digital) que permite a un empleado obtener el reembolso por parte de su empresa de los gastos de empresa realizados en interés del empleador o, en otras palabras, por motivos de trabajo. Se trata de un proceso estandarizado que se realiza a través de un programa informático de declaración de gastos o en un proceso interno que puede ser más o menos eficaz en función del método establecido (papel, correo electrónico, validación, etc.).  

Los informe de gastos pueden incluir gastos como comidas, transporte público o alojamiento, por ejemplo. Cuando los empleados utilizan sus vehículos personales para fines profesionales, también pueden recibir compensaciones por kilometraje. Hay dos formas de procesar las notas de gastos: a tanto alzado (pago de una asignación fija) o real (reembolso de los gastos detallados, previa presentación de los tiquets y recibos).  

Se debe tener en cuenta que un informe de gastos sólo cubre los gastos empresariales legítimos. En caso de auditoría, si se descubren abusos, podrían ser recalificados como prestaciones en especie. Por eso, es importante que todas las empresas determinen con precisión su política interna para formar y explicar a sus equipos cuáles son las normas definidas por la ley y las normas internas de la organización (límites de determinados gastos, proveedores preferentes, etc.).  

¿Para qué sirve un informe de gastos?  

Independientemente de la empresa u organización, un empleado puede tener que adelantar por su cuenta algunos gastos de empresa. Se trata de una situación normal, sobre todo en el caso de los empleados que se desplazan regularmente, como los comerciales o los directivos.  

Algunos ejemplos de gastos que puede adelantar el empleado: 

  • Una comida en un restaurante con un cliente.

  • Un billete de tren para reunirse con un proveedor.  

  • Una suscripción a un servicio informático.  

  • La compra de un accesorio para un teléfono móvil de empresa.  

  • Gastos de kilometraje.  

Para recibir el reembolso, el empleado debe presentar un documento llamado de diferentes formas: informe de gastos, nota de gastos de representación, liquidación o reclamación de gastos.  

¿Qué aspecto tiene un informe de gastos?   

Es un documento en papel o un archivo digital que agrupa todas las partidas de gastos que debe reembolsar el empresario. No existe un modelo único y cada empresa puede crear su propia plantilla en función de sus necesidades, sus normas internas y sus fórmulas de cálculo.  

Sin embargo, hay algunas menciones obligatorias que deben incluirse en todos los informes de gastos:

  • El tipo de gasto: ¿cuál es la finalidad del gasto?  

  • La fecha: ¿cuándo tuvo lugar el gasto?  

  • El importe antes de impuestos  

  • El importe del IVA  

  • El importe total con IVA incluido  

Por tanto, un informe de gastos puede ser un documento en papel escrito a mano, un archivo PDF, una hoja de cálculo Excel o una aplicación web alojada en la nube. Lo importante no es el soporte utilizado, sino el contenido. Sin embargo, el informe de gastos puede requerir más o menos tiempo y energía en función de los métodos y herramientas utilizados.  

Informes de gastos: modelos aplicables  

Gastos reales  

En el marco del reembolso de los gastos reales, el empleador debe reembolsar los fondos adelantados por el empleado al céntimo, tan pronto como el informe de gastos sea validado y cumpla con las normas fiscales y de gastos internos de la empresa. Se trata de un modelo para el que hacen falta pasos intermedios de validación y verificación.  

Tarifa plana  

En este caso, no hay cuenta de gastos, porque con el modelo de tarifa fija, el empresario da una asignación global a sus empleados. Por ejemplo, 20 euros por dietas de comida. El hecho de que el empleado utilice o no los 20 euros no supone ninguna diferencia. Seguirá recibiendo esa cantidad por adelantado para cubrir sus gastos.  

Este enfoque es muy popular entre los viajeros frecuentes, como es el caso de los comerciales que viajan, por ejemplo. De este modo, los empleados disponen de una suma global que cubre todos los gastos del viaje (comidas, alojamiento, peajes, gasolina, etc.). Es un modelo que evita la gestión diaria de informes de gastos y permite a la empresa anticipar mejor sus presupuestos de viajes. Sin embargo, el precio fijo no cubre todos los gastos y algunos empleados pueden utilizar también el método de gastos reales en función del tipo de compra.   

Obligaciones relacionadas con los informes de gastos  

Por parte del trabajador, tiene que presentar sus informes de gastos en un plazo razonable que generalmente define y comunica el empresario. Si el trabajador dispone de un mes, por ejemplo, el empleador ya no tendría derecho a efectuar ningún reembolso en caso de presentación tardía.  

Por su parte, el empleador está obligado a reembolsar los gastos empresariales justificados de acuerdo con su política interna.  

Por último, desde el punto de vista fiscal, los gastos de representación están exentos de cargas en determinadas condiciones, y el importe percibido no está sujeto al impuesto sobre la renta de los trabajadores.  

Por muy sencillo que parezca el planteamiento de los informes de gastos (un informe o nota corresponde a un reembolso), en realidad es un asunto que concierne a muchas partes de la empresa. Recursos humanos, jurídico, finanzas y contabilidad, derecho laboral, comunicación interna, gestión... todos se ven afectados por la organización y gestión de los informes de gastos.  

Anticipo de gastos: un método para limitar las cuentas de gastos  

Algunos viajes de negocios pueden resultar caros para los empleados. Si se suman el transporte, el alojamiento, el catering y todos los gastos in situ, el impacto en la tesorería personal del empleado puede ser importante. Y en las organizaciones en las que no se optimizan los informes de gastos, pueden pasar semanas antes de que el empresario reembolse al empleado.  

El anticipo de gastos es un método para adelantar una suma de dinero a un empleado antes de que salga de viaje. A diferencia del reembolso tradicional, este anticipo se estima en función de los gastos previstos. Cuando el empleado regresa, presenta su informe de gastos para su reembolso y el importe total se ajustará al anticipo de gastos concedido. Si el anticipo es insuficiente, el empleado recibirá el reembolso de la diferencia. Por el contrario, si el anticipo es excesivo, tendrá que reembolsar el exceso. El cálculo del coste del viaje se basa entonces únicamente en las facturas y recibos de acuerdo con la normativa vigente.  

El fraude y los informes de gastos  

Para que un informe de gastos sea válido, debe formar parte de la labor profesional. Sin embargo, esto no impide que haya empleados pícaros que intenten cometer un fraude reclamando reembolsos de gastos que no han cometido. De hecho, es difícil evitar el tema del fraude cuando se habla de informes de gastos. Aunque el fraude suele ser muy limitado con una plataforma adaptada, puede estar presente en organizaciones con procedimientos de control reducidos o procesos internos más tradicionales. Sin embargo, las principales técnicas utilizadas por los defraudadores son bien conocidas: 

Reclamar el reembolso de una comida no pagada

El truco de los defraudadores consiste en obtener una copia del recibo de una comida a la que el empleado ha sido invitado por un cliente o un proveedor. El empleado puede entonces ser reembolsado como si fuera él quien invitó al invitado. Cuando se acaba con un recibo para 3 o 4 personas, el presupuesto puede aumentar rápidamente. 

La solución: para contrarrestar esta práctica, es importante disponer de datos y cifras medias por departamento o empleado para identificar posibles sesgos en el momento del análisis financiero. Por otra parte, también es posible contactar directamente con el cliente para verificar su presencia y el hecho de que haya sido invitado. Algunas empresas pueden realizar controles y verificaciones al azar.  

Adaptar el recibo del taxi en el extranjero

El truco de los defraudadores: suele ser difícil descifrar los recibos escritos a mano o en alfabetos no latinos. Por no hablar de los recibos en blanco que los empleados personalizan. Como resultado, un empleado puede duplicar o triplicar sus gastos de taxi, especialmente cuando viaja al extranjero.  

La solución: para limitar este fraude, es mejor equipar a los empleados con tarjetas bancarias corporativas o de prepago, o utilizar servicios globales de VTC como Uber o Freenow, por ejemplo.  

Ajustar los gastos de kilometraje 

El truco de los defraudadores: algunos kilómetros aquí y allá en un viaje de negocios realizado con un coche personal, y al final del año, es un buen presupuesto que vuela fuera de la empresa para reembolsos fraudulentos.  

La solución: Las aplicaciones de gestión de gastos proponen utilizar el GPS del smartphone para hacer un seguimiento del kilometraje realizado. De este modo, nunca hay disputas.  

¿Qué es el IVA en los informes de gastos?  

Todas las empresas pueden reclamar el IVA en los informes de gastos. Pero esto requiere conocer las normas fiscales y administrativas precisas. En efecto, según el tipo de gasto, no todos pueden recuperar el IVA: 

  • Gastos de kilometraje: cuando el empresario reembolsa a un empleado el uso de su vehículo personal por motivos de trabajo, el importe pagado al empleado por los kilómetros hechos no incluye ningún impuesto. Por lo tanto, lógicamente no es posible recuperar el IVA.  
  • Alquiler de coches: El IVA no es recuperable en el caso de los turismos, pero sí en el de los vehículos comerciales (camiones y furgonetas) que se utilizan para el transporte de mercancías y materiales.  
  • Combustible: Depende del tipo de coche (comercial o de pasajeros) y del tipo de combustible. Por ejemplo, se puede reclamar el 100% del IVA por el gasóleo utilizado en un vehículo comercial.  
  • Peajes: tanto si se trata de una autopista como de un puente o un túnel, los peajes contienen IVA que puede recuperarse.  
  • Tasas de aparcamiento: también en este caso, todos los aparcamientos (parquímetros, subterráneos y elevados) pueden recuperar el IVA.  
  • Transporte de pasajeros: se puede deducir el IVA si está vinculado  a la actividad económica desarrollada, se ha justificado documentalmente, y se encuentra registrado en la contabilidad. 

¿Qué hacer cuando se presenta un informe de gastos sin factura?  

Sobre el papel, la norma es clara: la factura (pero también el recibo o el justificante de pago) es necesaria para proceder al reembolso del informe de gastos y recuperar todo o parte del IVA pagado. Reembolsar una declaración de gastos sin un recibo es un riesgo para el empresario, ya que puede ser objeto de sanciones en caso de auditoría. Por ello, la gran mayoría de las empresas tienen una política de tolerancia cero que se explica claramente y se detalla en la política interna.  

Otras empresas, más pequeñas, más familiares o menos procedimentales, aceptan alguna excepción de vez en cuando. En general, el perfil del empleado, su historial, su comportamiento y el importe del informe de gastos pueden contribuir a cruzar la línea amarilla e intentar encontrar una solución aceptable, como:  

  • Solicitar un duplicado al proveedor.  

  • Enviar una copia del extracto bancario en caso de pago con tarjeta de crédito.  

  • Hacer una declaración de honor.

Por muy sencillo que parezca el proceso de declaración de gastos, en realidad es un tema complejo. La elección de la herramienta adecuada permite optimizar los procesos internos, asegurar el flujo de caja, aportar más flexibilidad a la gestión operativa y participar en la transformación digital de la organización. Transformar los informes de gastos en una palanca de rendimiento... esto es lo que (re)motivará al director financiero.