Automatización Inteligente: Cómo funciona Request Assistant

El 84 % de los viajeros de negocios afirma que su empresa exige aprobaciones previas al viaje para al menos algunos de sus desplazamientos, según nuestra Encuesta Global de Viajes de Negocios SAP Concur 2024. Esta parece ser una tendencia al alza, ya que el 67 % ha notado un mayor enfoque en este tipo de aprobaciones en su empresa durante el último año.

Sin las herramientas adecuadas, las aprobaciones previas pueden suponer una carga tanto para los empleados que las solicitan como para quienes las aprueban. El empleado debe primero investigar y elaborar un itinerario que se ajuste a sus preferencias de viaje, a las políticas de la empresa y al presupuesto disponible, y presentarlo para su revisión. A continuación, la persona responsable de aprobarlo debe sacar tiempo para revisar el itinerario desde el punto de vista de las políticas y del presupuesto, y decidir si da luz verde o solicita cambios. Si el itinerario es aprobado, el empleado tiene que volver a buscar las opciones seleccionadas, cruzando los dedos para que los precios no hayan cambiado mucho, y hacer la reserva correspondiente.

Hace ya una década introdujimos Concur Request para simplificar este proceso de aprobación. Sin embargo, la parte de desarrollo del itinerario seguía siendo un reto. Evaluar si un viaje encajaba en el presupuesto, respetando a la vez las preferencias del viajero y las políticas de la empresa, seguía siendo un trabajo manual. Siempre tuvimos la meta de automatizar este proceso y ofrecer estimaciones de costes basadas en datos dentro de las soluciones de SAP Concur, pero la tecnología no estaba lista... hasta los recientes avances de la inteligencia artificial generativa.

Request Assistant se incorporó a Concur Request en marzo de 2024. Gracias a la IA generativa, proporciona estimaciones de coste para viajes de negocios, ahorrando tiempo y esfuerzo. Tiene en cuenta factores como la duración del viaje, el destino, los servicios necesarios y también las preferencias del usuario, como la clase del vuelo, el número de escalas o la categoría del hotel. Además, se integra con otras soluciones de SAP Concur.

Al combinarse con Concur Travel, los datos recopilados con Request Assistant se trasladan directamente al proceso de reserva, ayudando al viajero a ahorrar tiempo. Esto encaja con lo que muchos viajeros de negocios están buscando: nuestra encuesta reveló que un 35 % consideraría utilizar automatización con IA para buscar o reservar sus viajes, y otro 35 % la usaría para garantizar el cumplimiento de la política de viajes de su empresa.

Además, según la misma encuesta, un 37 % utilizaría la automatización con IA para capturar y reportar gastos. La integración con Concur Expense permite generar un informe de gastos basado en los costes previstos. Si el total final coincide con la estimación, la empresa puede incluso configurar el sistema para aprobarlo automáticamente, lo que ahorra tiempo tanto al responsable como al equipo financiero, y permite reembolsar al empleado más rápido.

El enorme volumen de datos de SAP Concur, combinado con los modelos de lenguaje de gran tamaño (LLM), proporcionó la base para desarrollar Request Assistant. La solución actual es solo el primer paso de muchas iteraciones que tenemos previstas. Lo estamos desarrollando por fases, basándonos en la retroalimentación de los clientes. Las próximas funciones podrían incluir recomendaciones más personalizadas, sugerencias de modos de transporte, planificación de viajes, estimaciones de costes ajustadas según referencias del sector o datos históricos adicionales, y mucho más.

Este enfoque por fases también es clave porque, como muchos ya saben, los LLM evolucionan constantemente y es necesario abordarlos con flexibilidad. Uno de los mayores retos al crear Request Assistant fue precisamente la imprevisibilidad de esta tecnología. Cada actualización del modelo requería ajustes para mantener la compatibilidad retroactiva y aprovechar las mejoras.

Otro reto fue que los LLM no están diseñados específicamente para cálculos numéricos. Dado lo complejo que puede ser estimar los costes de un viaje, nuestro equipo creó instrucciones estratégicas para que el modelo pudiera calcular de forma más precisa los gastos previstos.

Aunque hemos abordado la mayoría de estos retos mediante pruebas, formación y ajustes, el tiempo y la experiencia de uso siguen siendo fundamentales para mejorar Request Assistant y el resto de las soluciones SAP Concur. La experiencia del usuario se sigue personalizando en base a los datos, lo que refuerza a su vez la tecnología y sus capacidades predictivas. No obstante, es importante subrayar que los datos de usuarios y clientes son seguros y están segregados: no se comparten con el modelo de IA.

Reservar un viaje, sin importar la herramienta que se utilice, puede suponer perfectamente una hora de búsqueda solo para un aspecto del desplazamiento. Request Assistant, basado en los datos de SAP Concur y en tecnología de IA generativa, permite reducir ese tiempo a tan solo cinco minutos, haciendo que todo el proceso de aprobación y reserva sea mucho más ágil de principio a fin.

 ¿Quieres obtener más información sobre cómo Request Assistant puede optimizar los procesos de viaje y gastos en tu organización? Ponte en contacto con nuestro equipo.

El 84 % de los viajeros de negocios afirma que su empresa exige aprobaciones previas al viaje para al menos algunos de sus desplazamientos, según nuestra Encuesta Global de Viajes de Negocios SAP Concur 2024. Esta parece ser una tendencia al alza, ya que el 67 % ha notado un mayor enfoque en este tipo de aprobaciones en su empresa durante el último año.

Sin las herramientas adecuadas, las aprobaciones previas pueden suponer una carga tanto para los empleados que las solicitan como para quienes las aprueban. El empleado debe primero investigar y elaborar un itinerario que se ajuste a sus preferencias de viaje, a las políticas de la empresa y al presupuesto disponible, y presentarlo para su revisión. A continuación, la persona responsable de aprobarlo debe sacar tiempo para revisar el itinerario desde el punto de vista de las políticas y del presupuesto, y decidir si da luz verde o solicita cambios. Si el itinerario es aprobado, el empleado tiene que volver a buscar las opciones seleccionadas, cruzando los dedos para que los precios no hayan cambiado mucho, y hacer la reserva correspondiente.

Hace ya una década introdujimos Concur Request para simplificar este proceso de aprobación. Sin embargo, la parte de desarrollo del itinerario seguía siendo un reto. Evaluar si un viaje encajaba en el presupuesto, respetando a la vez las preferencias del viajero y las políticas de la empresa, seguía siendo un trabajo manual. Siempre tuvimos la meta de automatizar este proceso y ofrecer estimaciones de costes basadas en datos dentro de las soluciones de SAP Concur, pero la tecnología no estaba lista... hasta los recientes avances de la inteligencia artificial generativa.

Request Assistant se incorporó a Concur Request en marzo de 2024. Gracias a la IA generativa, proporciona estimaciones de coste para viajes de negocios, ahorrando tiempo y esfuerzo. Tiene en cuenta factores como la duración del viaje, el destino, los servicios necesarios y también las preferencias del usuario, como la clase del vuelo, el número de escalas o la categoría del hotel. Además, se integra con otras soluciones de SAP Concur.

Al combinarse con Concur Travel, los datos recopilados con Request Assistant se trasladan directamente al proceso de reserva, ayudando al viajero a ahorrar tiempo. Esto encaja con lo que muchos viajeros de negocios están buscando: nuestra encuesta reveló que un 35 % consideraría utilizar automatización con IA para buscar o reservar sus viajes, y otro 35 % la usaría para garantizar el cumplimiento de la política de viajes de su empresa.

Además, según la misma encuesta, un 37 % utilizaría la automatización con IA para capturar y reportar gastos. La integración con Concur Expense permite generar un informe de gastos basado en los costes previstos. Si el total final coincide con la estimación, la empresa puede incluso configurar el sistema para aprobarlo automáticamente, lo que ahorra tiempo tanto al responsable como al equipo financiero, y permite reembolsar al empleado más rápido.

El enorme volumen de datos de SAP Concur, combinado con los modelos de lenguaje de gran tamaño (LLM), proporcionó la base para desarrollar Request Assistant. La solución actual es solo el primer paso de muchas iteraciones que tenemos previstas. Lo estamos desarrollando por fases, basándonos en la retroalimentación de los clientes. Las próximas funciones podrían incluir recomendaciones más personalizadas, sugerencias de modos de transporte, planificación de viajes, estimaciones de costes ajustadas según referencias del sector o datos históricos adicionales, y mucho más.

Este enfoque por fases también es clave porque, como muchos ya saben, los LLM evolucionan constantemente y es necesario abordarlos con flexibilidad. Uno de los mayores retos al crear Request Assistant fue precisamente la imprevisibilidad de esta tecnología. Cada actualización del modelo requería ajustes para mantener la compatibilidad retroactiva y aprovechar las mejoras.

Otro reto fue que los LLM no están diseñados específicamente para cálculos numéricos. Dado lo complejo que puede ser estimar los costes de un viaje, nuestro equipo creó instrucciones estratégicas para que el modelo pudiera calcular de forma más precisa los gastos previstos.

Aunque hemos abordado la mayoría de estos retos mediante pruebas, formación y ajustes, el tiempo y la experiencia de uso siguen siendo fundamentales para mejorar Request Assistant y el resto de las soluciones SAP Concur. La experiencia del usuario se sigue personalizando en base a los datos, lo que refuerza a su vez la tecnología y sus capacidades predictivas. No obstante, es importante subrayar que los datos de usuarios y clientes son seguros y están segregados: no se comparten con el modelo de IA.

Reservar un viaje, sin importar la herramienta que se utilice, puede suponer perfectamente una hora de búsqueda solo para un aspecto del desplazamiento. Request Assistant, basado en los datos de SAP Concur y en tecnología de IA generativa, permite reducir ese tiempo a tan solo cinco minutos, haciendo que todo el proceso de aprobación y reserva sea mucho más ágil de principio a fin.

 ¿Quieres obtener más información sobre cómo Request Assistant puede optimizar los procesos de viaje y gastos en tu organización? Ponte en contacto con nuestro equipo.