Cómo ofrecer flexibilidad sin perder el control: el reto diario de los travel managers

En el mundo de los viajes de negocios, los responsables de viajes (o travel managers) se enfrentan a un juego de equilibrio constante. Por un lado, tienen que satisfacer las preferencias de los viajeros, cada vez más exigentes en cuanto a comodidad, flexibilidad y personalización. Por otro, deben velar por los intereses de la compañía: control de costes, cumplimiento de políticas y, sobre todo, seguridad. 

Pero ¿cómo se puede contentar a ambas partes en un contexto donde los precios suben, las estrategias de las aerolíneas cambian y la competencia por el talento aprieta? 

El reto de las reservas fuera del programa 

Uno de los principales dolores de cabeza para los travel managers son las “fugas”: empleados que reservan vuelos u hoteles fuera de la herramienta corporativa, normalmente atraídos por webs conocidas o por la posibilidad de sumar puntos de fidelidad. 

Más allá de perder datos y visibilidad, esto compromete la seguridad del viajero y dificulta la negociación con proveedores. ¿La solución? Comunicar claramente el “por qué” del sistema corporativo, flexibilizar las opciones de reserva e incorporar contenido completo (como las tarifas NDC) para competir cara a cara con los canales de consumo. 

Concur Travel, cubre todo el ciclo del viaje de negocios, de principio a fin: desde la solicitud y la reserva, y esta puede conectarse a Concur Expense, para la gestión de gastos, elaboración de informes y el reembolso.  

Este enfoque integral permite centralizar pagos, automatizar procesos, aplicar políticas de forma inteligente y tener visibilidad en tiempo real sobre cada desplazamiento. Para el travel manager y la empresa, esto significa más control, mejora del cumplimiento y mayor capacidad de reacción ante posibles fraudes o imprevistos.  

Y para el viajero, Concur Travel,  ofrece una experiencia de uso fluida y familiar. Su diseño intuitivo, comparable al de las apps de viajes más populares, permite buscar, comparar y reservar de forma rápida, sin renunciar a la personalización ni a las ventajas habituales como los programas de fidelización. Así, los empleados no sienten que deben elegir entre lo cómodo y lo corporativo: tienen lo mejor de ambos mundos en una única herramienta.  

Clase preferente: ¿lujo o necesidad? 

Otro foco de debate es el acceso a la clase preferente. Tradicionalmente reservado para altos cargos, hoy muchos empleados lo demandan como herramienta de bienestar y productividad, especialmente en vuelos largos. 

No se trata de abrir la puerta a todos sin control, sino de redefinir los criterios: ¿es más lógico basarse en la duración del vuelo que en la antigüedad? ¿Podemos reducir la frecuencia de los viajes y mejorar la experiencia? Las políticas de viaje también comunican cultura de empresa, y una más inclusiva puede marcar la diferencia en retención y marca empleadora. 

Flexibilidad sí, pero con estrategia 

Según el 6.º Informe Global de SAP Concur, el 91 % de los viajeros de negocios cree que su empresa prioriza los recortes frente a la flexibilidad. Y casi la mitad ha visto rechazadas sus solicitudes para ajustar sus viajes a sus necesidades personales o de seguridad. 

Esto indica que hay margen de mejora. Escuchar más a los viajeros, adaptar las políticas y dotar a las herramientas corporativas de mejores funcionalidades (como cambios fáciles, comparadores integrados o pagos automáticos) es clave para recuperar su confianza. 

¿Quieres saber más?

La flexibilidad en viajes de negocios, Travel Manager Insights. 

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