¿Cuál es el papel de la auditoría interna en la gestión del riesgo de fraude?

La auditoría interna es fundamental para una gestión eficaz del riesgo de fraude, especialmente en áreas como la gestión de viajes y gastos, donde el riesgo de gastos no autorizados o inapropiados es elevado. 

Ahora bien, la forma en que se llevan a cabo las auditorías internas ha cambiado significativamente en las últimas décadas. Ha pasado de ser una función tradicional de cumplimiento a convertirse en una estrategia proactiva para identificar y mitigar riesgos de fraude. 

La evolución de la auditoría interna 

Con los avances tecnológicos, la auditoría ha dejado atrás los procesos manuales para adoptar la automatización, el análisis de datos y los informes en tiempo real. Estas herramientas permiten a los auditores internos supervisar los gastos de forma continua, facilitando la detección de discrepancias o irregularidades en el momento en que ocurren. 

Lo ideal es revisar el 100% de los informes de gastos, pero hacerlo manualmente es una tarea titánica que consume tiempo y recursos. Las soluciones automatizadas modernas, como las que ofrece SAP Concur, permiten contar con análisis en tiempo real y mayor visibilidad sobre los datos de gasto. Así puedes seguir el comportamiento del gasto e identificar posibles áreas de riesgo antes de que se conviertan en un problema mayor. 

Estas soluciones también permiten una supervisión más eficaz, reduciendo el margen de error humano y aumentando la precisión. 

Identificación y mitigación del fraude 

Entonces, ¿qué hace realmente una auditoría interna? En esencia, su función es identificar y mitigar los riesgos de fraude. Si se establecen procedimientos de auditoría sólidos, es mucho más fácil detectar actividades fraudulentas y tomar medidas correctivas. 

Los auditores internos utilizan diversas técnicas para identificar patrones fraudulentos, como por ejemplo: 

• Supervisión de transacciones: revisión periódica de todas las transacciones para detectar inconsistencias, como gastos presentados fuera de los límites establecidos por la política. 
• Detección de anomalías: uso de análisis de datos para localizar transacciones atípicas que puedan indicar fraude. 
• Reconocimiento de patrones: identificación de comportamientos sospechosos repetidos en distintos informes de gastos o empleados. 

Las soluciones de SAP Concur pueden ayudar en estos procesos gracias a algoritmos mejorados con inteligencia artificial que detectan anomalías y patrones sospechosos en tiempo real. Por ejemplo, las alertas automáticas pueden avisar a los auditores sobre gastos duplicados o no conformes, facilitando que la empresa actúe antes de que haya pérdidas económicas. 

Además, las herramientas de informes de la plataforma ayudan a analizar tendencias en los gastos, permitiendo ajustar las políticas proactivamente y abordar las áreas donde pueda producirse fraude. 

Ejemplos comunes de fraude

Desgraciadamente, el fraude en los informes de viajes y gastos es bastante habitual. Una encuesta de Pulse encargada por SAP Concur reveló que el 65% de los viajeros de negocios admitieron haber presentado gastos "dudosos", intentando que la empresa les reembolsase gastos personales. 

A continuación, algunos de los fraudes más comunes que la auditoría interna busca detectar y prevenir: 

Fraude por caracterización errónea de gastos 

Este fraude ocurre cuando un empleado presenta gastos personales como si fuesen relacionados con el trabajo. A simple vista pueden parecer razonables, pero en realidad no lo son. 

Ejemplos: 

• Pagar un green fee de golf personal y registrarlo como "entretenimiento para clientes". 
• Incluir líneas móviles familiares como "gastos de comunicación". 
• Comidas con amigos o familiares registradas como reuniones de trabajo. 

Fraude por reclamación falsa 

Implica la presentación de recibos falsos, modificados o robados para inflar los gastos. Algunos empleados pueden crear recibos falsos o alterar los reales para reclamar más dinero del que han gastado. 

Ejemplos: 

• Crear recibos con herramientas online. 
• Presentar el recibo del hotel de un amigo como si fuera propio. 
• Alterar recibos de comidas para añadir comensales o aumentar el total. 

Fraude por reclamación inflada 

En este caso, el empleado exagera el importe de un gasto real para obtener más dinero en el reembolso. Por ejemplo, puede comprar material de oficina por valor de 500 €, solicitar el reembolso, y luego devolver parte del pedido para recuperar 300 €, quedándose con la diferencia. 

Ejemplos: 

• Presentar gastos por un importe superior al real. 
• Incluir suplementos de vuelos o alojamientos que fueron reembolsados o no utilizados. 
• Declarar más kilómetros de los reales en desplazamientos en coche particular. 

Fraude por reclamación duplicada 

También conocido como “doble cobro”, consiste en presentar el mismo gasto varias veces con la esperanza de que no se detecte. Puede hacerse en meses diferentes o enviarse a distintos responsables de aprobación, dificultando su detección sin un sistema de seguimiento centralizado. 

Ejemplos: 

• Presentar el mismo recibo de comida u hotel en distintos meses. 
• Reclamar varias veces el mismo viaje. 
• Incluir la misma compra en diferentes departamentos. 

Buenas prácticas en auditoría interna 

Para maximizar la eficacia en la prevención del fraude, las empresas deben adoptar buenas prácticas en sus auditorías internas. Aquí algunas claves: 

Implantar soluciones automatizadas 

Usar plataformas como SAP Concur permite agilizar el proceso de auditoría. La automatización reduce la carga manual de los auditores, que pueden centrarse en tareas más estratégicas en lugar de introducir o revisar datos. 

Además, estas herramientas permiten una vigilancia casi en tiempo real, lo que facilita detectar y prevenir fraudes. Según el informe Occupational Fraud 2024 de la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), el 84% de los fraudes mostraron al menos una señal de alerta en el comportamiento de los implicados. 

Establecer políticas y procedimientos claros 

La auditoría interna funciona mejor si hay políticas claras y completas. Según el informe de la ACFE, más de la mitad de los fraudes laborales se producen por falta de controles internos o por no respetarlos. 

Es clave definir bien qué gastos son aceptables, qué documentación es necesaria y cuál es el proceso de reembolso. Comunicar estas políticas con frecuencia ayuda a fomentar una cultura de cumplimiento. 

Realizar auditorías con regularidad 

Las auditorías periódicas son esenciales para detectar fraudes y asegurar el cumplimiento de las políticas. Al programarlas de forma recurrente, las organizaciones pueden evaluar su exposición al fraude y ajustar sus estrategias. 

Formar y concienciar a los empleados 

Los auditores internos deben colaborar con RR. HH. y la dirección para asegurar que los empleados estén bien informados sobre los riesgos y consecuencias del fraude. Las formaciones y talleres ayudan a aumentar la conciencia y refuerzan la importancia de seguir las normas. 

Analizar las tendencias de datos 

Los auditores deben aprovechar el análisis de datos para observar patrones de gasto a lo largo del tiempo. Así es posible detectar anomalías o comportamientos sospechosos, como departamentos con gastos anormalmente altos o empleados que siempre están al límite de las políticas. 

Fomentar una cultura de cumplimiento 

Para combatir eficazmente el fraude, es necesario adoptar herramientas automatizadas que fomenten una cultura de cumplimiento en toda la organización. Las soluciones de SAP Concur, junto con las mejores prácticas, pueden ayudarte a detectar y mitigar el fraude, reforzando la protección contra malas prácticas financieras. 

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